履歴書のword作成方法｜採用担当者が通す手順と崩れないコツ

この記事では、履歴書をWordで作成する手順を、テンプレートの入手から入力・証明写真の貼り付け・PDF変換・印刷まで順番に解説します。体裁が崩れる原因や採用担当者が見ているポイント、手書きとの違いや提出方法の注意点までまとめています。

履歴書はWordで作ってもいい？採用担当者の本音

「Wordで作ると使い回しに見えて、印象が悪くなるのでは」と気にする方は少なくありません。結論として、企業側から書式の指定がなければWordでの作成は問題なく、むしろ有利に働くケースが増えています。

マイナビ転職が2025年9月に中途採用担当者352人へ実施した調査では、履歴書の作成方法について次の結果が出ています。

採用担当者の回答	割合
パソコン作成のほうが良い	46.9％
どちらでも良い	29.8％
手書きのほうが良い	23.3％

「パソコン作成が良い」と「どちらでも良い」を合わせると7割以上に達します。転職では読みやすさと修正のしやすさが評価され、事務職やエンジニアなどパソコンスキルが問われる職種では、Word作成そのものが実務能力の証明にもなります。

手書きとパソコンのどちらにするか最後まで迷う場合は、応募先の業界や職種で判断が変わります。判断基準は履歴書は手書き？パソコン？採用担当者が本音で教える正解で詳しく整理しています。

Wordで履歴書を作る前に決めておく3つのこと

Wordを開いていきなり入力を始めると、途中で体裁が崩れたり作り直しになったりしがちです。手を動かす前に、次の3点だけ先に決めておくと最後までスムーズに進みます。

決めること	判断の目安
テンプレートの種類	職歴が多いなら職歴欄が広い様式、アピール重視なら自己PR欄が広い様式
用紙サイズ	迷ったらA4。厚生労働省様式もA4が基本
写真の扱い	メール提出はデータで貼付、郵送・持参は印刷後に貼付

テンプレートは自作するより、配布されている無料のWord様式を使うほうが早く、体裁も崩れにくいです。どの様式を選ぶか迷う場合は、履歴書・職務経歴書テンプレート 無料ダウンロードから状況に合う様式を選べます。

Wordで履歴書を作成する手順【5ステップ】

ここからは、テンプレートを開いてから提出用ファイルを保存するまでの流れを5つのステップに分けて説明します。順番どおりに進めれば、体裁を崩さずに仕上げられます。

①テンプレートを入手して開く

まず、応募先に合ったWord形式（拡張子.docx）のテンプレートをダウンロードして開きます。ダウンロード直後のファイルは「保護ビュー」で開くことがあり、この状態では編集できません。上部に表示される「編集を有効にする」をクリックしてから入力を始めてください。

Wordでの作成手順をより細かく確認したい場合は、履歴書の書き方ワード編も参考になります。

②基本情報・学歴・職歴を入力する

テンプレートの枠に沿って、氏名・住所・学歴・職歴などを入力します。Word作成でいちばん差が出るのがフォントとサイズの統一です。ビジネス文書として読みやすい「MS明朝」または「MSゴシック」で全体をそろえ、本文は10.5〜11ポイントを目安にします。

• 年号は西暦か和暦のどちらかにそろえる（混在させない）
• 学歴・職歴は入学・卒業、入社・退社を年月の古い順に並べる
• 数字や英字が全角・半角で混ざらないようにする

日付や元号の書き方で迷ったら、履歴書の日付の書き方で作成日と西暦・和暦の選び方を確認しておくと安心です。

③証明写真を貼り付ける

メールやWebで提出する場合は、写真データをファイルに直接貼り付けます。Wordの「挿入」タブ→「画像」から写真データを選び、写真枠に合わせてサイズを調整してください。写真の縦横比を変えずに拡大・縮小するには、画像の四隅のハンドルをドラッグします。

写真の解像度やファイル形式など、データ提出ならではの注意点は履歴書のデータ提出｜写真の貼り方とサイズにまとめています。郵送や持参の場合は、印刷後に紙の証明写真を貼り付けます。

④体裁を整えてA4一枚に収める

入力が終わったら、印刷イメージで全体の体裁を確認します。Word作成でありがちなのが、文字量が増えて2ページ目に少しだけあふれてしまう崩れです。採用担当者は一目で読める書類を好むため、原則1枚（両面印刷なら見開き2ページ）に収めます。

• 表の罫線がずれたら、表を選択して「レイアウト」から列幅・行高を整える
• あふれる場合は余白を狭めるより、志望動機などの文章量で調整する
• 印刷プレビューで枠線が切れていないか、空白が不自然でないかを確認する

⑤PDFに変換して保存する

完成したら、Word形式のままではなくPDF形式で保存します。PDFにすると相手の環境でレイアウトが崩れず、文字化けや意図しない書き換えも防げるため、提出用として最も安全です。

環境	PDF変換の手順
Windows	「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイルの種類で「PDF」を選択して保存
Mac	「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイル形式で「PDF」を選び「エクスポート」

ファイル名は「履歴書_氏名」のように中身が一目でわかる名前にします。「rirekisho1」「新しいファイル」のような名前は、それだけで管理が雑な印象を与えます。

Wordで作った履歴書の提出方法別の注意点

同じWordで作った履歴書でも、メールで送るか郵送・持参するかで仕上げ方が変わります。提出方法に合わせて、写真とファイル形式を整えてください。

提出方法	写真	ファイル・印刷
メール・Web	写真データをファイルに貼付	PDFに変換して添付。Wordのまま送らない
郵送・持参	印刷後に紙の証明写真を貼付	A4用紙に印刷。普通のコピー用紙で問題ない

メール提出では、件名と本文の書き方も見られています。写真を貼らずに空欄のまま送ってしまう、Wordファイルをそのまま添付してレイアウトが崩れる、といったミスは避けたいところです。印刷して郵送する場合は、コンビニのマルチコピー機で印刷しても体裁は十分保てます。

なお、ExcelでもWordと同じように履歴書を作れますが、罫線や印刷範囲の扱いに癖があります。Excelで作る場合の注意点はエクセルで作る履歴書の書き方で確認できます。

Wordで作るときに採用担当者が落とすNG例

Word作成は便利な反面、油断すると細かい崩れが残りやすい方法です。採用担当者が「読みにくい」「雑だ」と感じる典型的なパターンを、直し方とあわせて紹介します。

そのほか、写真枠に写真を入れ忘れる、A4一枚に収まらず2ページ目に数行だけあふれる、といった崩れも印象を下げます。提出前にPDFの印刷プレビューで一度見直すだけで、これらの多くは防げます。Word特有の細かいNGは履歴書のword書き方｜採用担当者が見るNGと崩れない作成手順でも整理しています。

まとめ

• 指定がなければWordでの履歴書作成は問題なく、転職ではむしろ評価されやすい
• テンプレート入手→入力→写真→体裁調整→PDF変換の5ステップで仕上げる
• フォント統一・A4一枚・提出前の見直しで、採用担当者に読みやすい書類になる

Word作成の合否を分けるのは、ソフトの種類ではなく仕上げの丁寧さです。配布テンプレートを使い、提出前にPDFで一度見直せば、内容で勝負できる履歴書になります。

履歴書のWord作成に関するよくある質問

履歴書はWordとExcelのどちらで作るのが良いですか？

どちらでも問題ありませんが、文章の入力や修正のしやすさではWordが扱いやすいです。表計算や項目の細かい調整に慣れている場合はExcelでも構いません。最終的にはPDFに変換して提出するため、仕上がりの読みやすさで選んでください。

Wordファイルのままメールで送っても良いですか？

Wordのまま送ると、相手の環境でレイアウトが崩れたり書き換えられたりする恐れがあります。提出時はPDFに変換して添付するのが基本です。企業からWord形式を指定された場合のみ、そのまま送ります。

証明写真は必ず貼らないといけませんか？

写真欄がある様式では貼るのが原則です。メール提出なら写真データをファイルに貼り付け、郵送・持参なら印刷後に紙の写真を貼ります。写真欄がない様式を使う場合を除き、空欄のまま提出するのは避けてください。

Wordで作った履歴書は手書きより不利になりますか？

不利にはなりません。中途採用担当者への調査では、パソコン作成を良いとする回答が手書きを上回っています。合否は作成方法ではなく、内容の具体性と読みやすさで判断されます。