この記事では、パソコンで履歴書を作成するためのテンプレートを無料でダウンロードする方法と、採用担当者が書類選考で見るフォーマットの選び方を解説します。様式の種類別の使い分けから、PDF変換のコツまで紹介します。
まずここから｜パソコン用履歴書テンプレートの無料ダウンロード先
パソコンで履歴書を作成するなら、最初にダウンロード先の選択が肝心です。ダウンロード元は大きく「厚生労働省の公式様式」と「転職エージェント・求人サービスのオリジナル様式」の2種類に分かれ、それぞれ特徴が異なります。
厚生労働省推奨の最新様式（2021年4月以降）
厚生労働省は2021年4月に履歴書の推奨様式を改定しました。古い様式との最大の違いは、「性別・配偶者・扶養家族数」欄の大幅な変更にあります。
- 「性別」欄が任意記載に変更（記載しない選択も可能）
- 「配偶者」「扶養家族数」「配偶者の扶養義務」欄を削除
- 「通勤時間」「最寄り駅」欄も削除
この新様式は、厚生労働省のWebサイトからWord・Excel・PDFの3形式で無料ダウンロードできます。なお、ハローワークで配布されている紙の様式も同じ最新版に更新されています。
採用担当者はここを見ている
- 2021年4月以前の旧様式（性別・配偶者欄あり）を使っていると、情報収集が行き届いていない印象につながることがある
- 様式が最新かどうかは、書類審査の入口で確認する担当者も少なくない
- 内容の前にフォーマットの適切さが目に入るため、第一印象を左右する
転職エージェント・求人サービスが配布するテンプレート
転職エージェントや求人サービスが提供する無料テンプレートは、厚生労働省様式をベースに目的別に最適化されています。提供元によって種類や対応形式が異なるため、自分の状況に合ったものを選びやすいのが特徴です。
| 提供元 | 特徴 | 対応形式 |
|---|---|---|
| マイナビ転職 | 6種類を用途別に用意 | Word・Excel・PDF |
| doda | 転職経験・業種別に展開 | Word・Excel・PDF |
| リクナビNEXT | 8種類・A4/B5両対応 | Word・Excel・PDF |
| ハローワーク公式 | 厚生労働省推奨の標準様式 | Word・Excel・PDF |
会員登録なしで無料ダウンロードできるものも多く、どこから入手すればいいか迷う場合は厚生労働省公式またはdodaが選びやすいです。各テンプレートの詳細な比較は履歴書テンプレートの選び方と注意点で解説しています。
採用担当者が教える「様式選びの3つの落とし穴」
テンプレートをダウンロードしたあと、フォーマットの段階で印象を下げてしまう応募者が一定数います。採用担当者として実際に遭遇するパターンを3つ整理します。
採用担当者はここを見ている
- 旧様式（性別・配偶者欄あり）のまま提出している
- WordやExcelのファイルをそのまま添付メールで送ってくる
- フォントが崩れた状態でPDFにしている
落とし穴①：旧様式を使い続けている
2021年4月以降も旧様式がネット上に流通しているため、検索すると古いフォーマットがヒットすることがあります。ダウンロードしたテンプレートに「配偶者」「扶養家族数」「通勤時間」の欄がある場合は旧様式です。
NG例
配偶者欄・扶養家族数欄が印刷されたまま空欄で提出 → 「様式の確認が不十分」という印象につながる可能性がある
落とし穴②：WordやExcelのまま提出している
Word（.docx）やExcel（.xlsx）のままメール添付すると、受け取る側の環境によってレイアウトが崩れます。フォントが変わったり、写真位置がずれたりすることが実際に起きます。
パソコンで作成した履歴書は、必ずPDF形式に変換してから提出することが基本です。PDFは環境に依存せず、作成した状態のまま相手に届きます。
| フォーマット | 特徴 | 向いている用途 |
|---|---|---|
| Word（.docx） | テキスト入力がしやすい・編集自由度が高い | PC入力して印刷する場合 |
| Excel（.xlsx） | 罫線がきれい・セル単位で整理しやすい | PC入力して印刷する場合 |
| PDF（.pdf） | 手書き用に印刷・提出時の変換先 | 手書き記入 or 最終提出 |
Web上の履歴書作成サービスを使うと、ブラウザ入力だけでPDF出力まで完結するものもあります。詳しくは履歴書作成ツールおすすめ7選を参照してください。
落とし穴③：ファイル名が「履歴書.pdf」のまま
採用担当者は多数の応募書類を同時に管理します。ファイル名が「履歴書.pdf」だと、誰の書類か一瞬でわからず、整理の手間をかけさせることになります。
良いファイル名の例
田中太郎_履歴書.pdf（姓名_書類名.pdf の形式が基本）
NG例
履歴書.pdf / 無題.pdf / document.pdf → 誰の書類かわからず管理の手間をかけさせる
パソコンで履歴書を正しく仕上げる4つのポイント
フォーマット選びが終わったら、次は実際の入力です。採用担当者が受け取ったときに「きちんとしている」と感じる書類に仕上げるための4つのポイントを整理します。
①フォントと文字サイズの選び方
PCで作成した履歴書のフォントは明朝体が基本です。文字サイズは本文10.5〜11ptが読みやすい範囲として一般的に使われています。
| 項目 | 推奨設定 | NGな設定 |
|---|---|---|
| フォント | 游明朝（Windows）/ ヒラギノ明朝（Mac） | ゴシック体（メイリオ・游ゴシック） |
| 本文サイズ | 10.5〜11pt | 9pt以下（詰め込みすぎ） |
| 見出し項目 | 11〜12pt | フォントを複数混在させる |
ゴシック体は視認性が高い一方、履歴書のような公式書類では硬さや格式が不足していると判断されることがあります。明朝体は「丁寧に書いた」印象を与え、採用担当者が読み慣れているフォントです。フォントと書体の詳しい選び方は履歴書のフォント・書体おすすめでも解説しています。
②証明写真の挿入方法
証明写真は写真欄に合わせてサイズを調整して挿入します。一般的なサイズの目安は縦4cm×横3cmです。
Wordで写真を挿入する手順
- Wordの「挿入」タブ→「画像」を選択する
- スマホ撮影のデータまたは証明写真スキャンデータを選択する
- 写真のサイズを縦4cm×横3cm程度に調整する
- 写真の位置を写真欄内に収めて固定する
採用担当者はここを見ている
- 写真が枠からはみ出している・縦横比が歪んでいると書類全体の丁寧さに疑問が生まれる
- スマホアプリで撮影したデータでも、背景・服装・表情が適切であれば問題ない
- ぼけた写真・暗い背景・私服の写真は第一印象をマイナスにする
③PDF変換の正しい方法
WordやExcelで作成後、提出前に必ずPDF形式に変換します。変換方法は使用アプリによって異なります。
- Word/Excelの場合：「名前をつけて保存」→ファイル形式を「PDF」に変更するだけで完了
- Mac（Pages）の場合：「ファイル」→「書き出す」→「PDF…」を選択
- Googleドキュメントの場合：「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント」
変換後は必ず一度PDFをパソコン上で開いて、レイアウト崩れや写真のずれがないかを確認してください。変換直後に確認せず提出するのが最も多い失敗パターンです。
④印刷前・提出前の最終確認ポイント
PDF化が完了したら、提出前に以下を確認します。これを怠って後から気づいても、送信後は修正できません。
提出前チェックリスト
- 記入日が最新の日付になっているか（古いテンプレートを使いまわして更新を忘れることが多い）
- フォントが崩れていないか（PDF表示で画面確認）
- 電話番号・メールアドレスに誤りがないか
- 在職中の場合「現在に至る」、記載の最後に「以上」があるか
- ファイル名が「氏名_履歴書.pdf」形式になっているか
目的・状況別のテンプレートの選び方
ダウンロードしたテンプレートの「種類」選びも書類の印象に影響します。全員に共通の最適解はなく、自分の状況と応募先の条件に合わせた選択が書類選考の通過率を左右します。
| 状況・目的 | 選ぶ様式タイプ | 理由 |
|---|---|---|
| 転職経験2回以上 | 職歴欄が広いタイプ | 全職歴を記載するスペースが必要 |
| 新卒・第二新卒 | 志望動機・自己PR欄が大きいタイプ | 職歴の少なさを意欲・人柄で補う |
| アルバイト・パート | 簡易1枚タイプ | 情報を整理してコンパクトに提出 |
| 専門スキルが強み | 資格・免許欄が充実したタイプ | スキルの多さを効果的に見せる |
| 志望動機を重視 | 志望動機欄大きめのタイプ | 熱意・理由を詳しく書けるスペース確保 |
転職中の方は「職歴欄が広い様式」を選ぶ
転職経験が2〜3回以上ある場合、標準的な厚生労働省様式では職歴欄が不足するケースがあります。職歴欄が多い転職者向けテンプレートを選ぶことで、すべての職歴を記載したうえで志望動機欄のスペースも確保できます。
転職回数が多くなるほど、採用担当者は「なぜ転職を繰り返しているか」を職歴欄から読み取ろうとします。職歴欄に書き切れずに省略してしまうと、情報の欠落として不信感につながる場合があります。無料で使えるテンプレートの詳細比較は履歴書テンプレート無料おすすめを参照してください。
新卒・第二新卒は「自己PR欄ありの様式」を
新卒や第二新卒の場合、職歴が少ないぶん志望動機と自己PRがアピールの核になります。これらの欄が比較的大きいタイプを選ぶことで、伝えたい内容をきちんと書くスペースを確保できます。
採用担当者が新卒・第二新卒の書類で最も注目するのは「なぜこの会社なのか」「入社後に何をしたいのか」という意欲の部分です。記載スペースを十分に確保したうえで、具体的な内容を書くことが書類通過につながります。
アルバイト・パートは「1枚の簡易様式」も選択肢
アルバイトやパートの応募では、A4サイズ1枚に収まる簡易タイプの履歴書も有効です。採用担当者にとっても読みやすく、短時間での確認に適した形式です。
なお、スマホのみで履歴書を作成してコンビニ印刷まで完結させる方法もあります。詳しくは履歴書スマホ作成おすすめ7選で紹介しています。
まとめ
- パソコン用の履歴書テンプレートは、厚生労働省公式または転職エージェントのサイトから無料でダウンロードできる
- 2021年4月以降の最新様式（性別任意・配偶者欄なし）を選ぶことが前提
- Word/Excelで作成し、提出前に必ずPDF形式に変換する
- フォントは明朝体10.5〜11pt、ファイル名は「氏名_履歴書.pdf」形式が標準
- 転職経験・目的に合わせて様式タイプ（職歴欄多め・自己PR欄大きめ・簡易1枚）を選ぶ
テンプレートのダウンロードはスタート地点に過ぎません。様式の新旧確認・PDF変換・ファイル名の3点まで確認して初めて「提出できる状態」の書類になります。
パソコン用履歴書に関するよくある質問
- パソコン作成と手書きどちらが採用担当者に好印象ですか？
-
近年は両方とも受け入れられており、作成方法による差はほとんどありません。ただしPC作成の場合、フォントの崩れや写真のずれがあると「PC操作に不慣れ」という印象につながることがあります。PDF変換後の表示確認を必ず行ってください。
- WordとExcelどちらで作るべきですか？
-
使い慣れた方で問題ありません。テキスト入力が多い場合はWordが編集しやすく、罫線を活かした整理がしやすいのはExcelです。いずれを選んでも、提出時はPDF形式に変換することが前提です。
- 会員登録なしで無料ダウンロードできる様式はありますか？
-
厚生労働省の公式サイトから提供されているハローワーク様式は、会員登録不要で無料ダウンロードできます。Word・Excel・PDF形式すべてが用意されています。
- A4とB5どちらの用紙サイズを選ぶべきですか？
-
現在の転職市場ではA4サイズが主流です。企業側のスキャナ管理や書類ファイリングの観点からA4を指定するケースが増えており、特に指定がなければA4を選んでおくのが無難です。
- スマホでも履歴書を作成して印刷できますか？
-
可能です。履歴書専用アプリ（YagishやMyCareerboxなど）を使えばスマホのみで作成からPDF出力・コンビニ印刷まで完結できます。会員登録不要で使えるものもあるため、パソコンがない環境でも対応できます。
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