履歴書をパソコンで入力する方法｜採用担当者が見るNGと正解

この記事では、履歴書をパソコンで入力する方法をWord・Excel・Webツール別に解説します。採用担当者がNGと判断するフォントや体裁のミス、書類選考を通過するための具体的な手順もあわせてまとめています。

履歴書はパソコンで入力してよい

履歴書はパソコンで入力して問題ありません。厚生労働省が公式に公開している標準様式も、PC入力・印刷を前提とした設計です。採用担当者の多くは手書きかパソコンかで合否の判断をしておらず、内容の正確さと体裁の丁寧さを重視しています。

ただし、応募先から「手書きで提出してください」と明示されている場合は、その指示に必ず従ってください。パソコン入力の履歴書を送った場合、指示無視と見なされ選考対象から外れるリスクがあります。

採用担当者がパソコン作成の履歴書で実際に確認していること

「パソコンで作れば見やすくなる」は思い込みです。実際には手書きにはない「ソフト操作の慣れ」が透けて見えることがあり、以下のポイントは担当者が書類を受け取った瞬間に無意識で確認している箇所です。

「パソコンで作ったから完成度が高い」とは限りません。むしろ手書きと違い、体裁の乱れがそのまま印刷物に出るため、提出前の印刷確認は必須です。

パソコンで履歴書を入力する3つの方法

パソコンで履歴書を作成する方法は主に3つあります。自分の状況に合った方法を選ぶことが、効率よく仕上げるための第一歩です。

方法	向いている人	注意点
Word・Excelテンプレート	Officeが使える・カスタマイズしたい人	操作に慣れが必要
Webサービス	インストール不要・手軽に作りたい人	デザインの自由度が低い
スマホアプリ	外出先・PCがない環境で作りたい人	細かい体裁調整が難しい

Word・Excelのテンプレートに入力する

最も一般的な方法が、WordまたはExcelのテンプレートをダウンロードして各欄に入力するやり方です。厚生労働省やマイナビ・doda・リクナビNEXTなどの転職サイトが無料テンプレートを公開しており、PDF変換後に印刷またはメール添付で送付できます。

Wordは文章の入力・編集がしやすく、志望動機欄のような長文部分に向いています。Excelは枠線の管理がしやすい反面、文字の折り返しや印刷範囲の設定に慣れが必要です。どちらを使うかは無料テンプレートのフォーマットに合わせて選んでください。

履歴書のテンプレート選びで迷っている場合は、以下の記事も参考にしてください。

Webサービスで入力してPDF出力する

ブラウザ上で各項目を入力し、PDF形式でダウンロードする方法です。YagishやdodaのWeb履歴書作成ツールなどが代表的で、ソフトのインストールが不要です。入力内容が自動保存されるため、複数企業に応募する際も流用しやすいメリットがあります。

Webサービスの選び方や機能比較は以下の記事で解説しています。

スマホアプリで入力する

スマホのカメラで証明写真を撮影・合成し、そのまま各欄を入力できるアプリも選択肢の一つです。コンビニ印刷に対応しているサービスであれば、プリンターがない環境でも対応できます。ただし、志望動機欄など長文を入力する際はパソコンに比べて入力しづらく、誤字が混入しやすい点に注意が必要です。

Wordで履歴書をパソコン入力する手順

最も利用者が多いWordを使った具体的な手順を解説します。「Officeは持っているけれど、履歴書には使ったことがない」という方も、以下の流れで問題なく完成させられます。

①テンプレートをダウンロードして開く

まず、厚生労働省（mhlw.go.jp）または転職サイトから無料のWordテンプレートをダウンロードします。ファイルを開いたら、元のテンプレートを上書き保存しないよう、別名（例：「山田花子_履歴書.docx」）で保存してから作業を始めてください。別名保存を怠ると、次回別の企業に提出する際に前回の入力内容が残ったまま送ってしまうリスクがあります。

②各項目に入力する際の注意点

入力を始める前に、フォントと文字サイズを統一しておくことが最優先です。入力ミスの多くはフォントの設定を確認せずに進めてしまうことから起きています。

写真の貼り付けは、「挿入 → 画像」から写真ファイルを選択し、縦4cm×横3cm（比率4:3）のサイズに調整してください。スマホで撮影した写真をそのまま使う場合は、画像解像度が低いと印刷時にぼやけるため、証明写真アプリや証明写真機での撮影を推奨します。

③印刷前に必ず確認するチェックリスト

• フォントと文字サイズがすべての欄で統一されているか
• 「印刷プレビュー」で確認し、文字が欄外にはみ出ていないか
• 写真がぼやけていないか（実際に1枚印刷して確認する）
• 用紙サイズがA4になっているか（B5設定のまま印刷するミスが頻出）
• PDF変換後にレイアウトが崩れていないかを開いて確認したか

採用担当者がNGと判断するパソコン入力履歴書の失敗パターン

「パソコンで作ったから完成度が高い」という思い込みが、書類選考での落とし穴になっています。以下は採用担当者が確認した際に選考に影響すると判断する、具体的な失敗パターンです。

フォントがバラバラになっている

他の書類や検索結果からコピーした文章を貼り付けると、コピー元のフォント情報が混入します。氏名欄が「ヒラギノ明朝」、学歴欄が「游明朝」、志望動機欄が「メイリオ」という状態は、慣れた採用担当者には書類を受け取った瞬間にわかります。

対策は「Ctrl+Shift+V（Macは⌘+Option+Shift+V）」で「書式なし貼り付け」を選択するだけです。この操作一つでフォントのバラつきを防げます。

文字サイズが欄ごとにバラバラになっている

長い志望動機を無理やり欄に収めようと文字を極端に小さくしたり、逆に短い内容で欄を埋めようと文字を大きくしたりするケースがあります。読みやすさは採用担当者の印象に直結します。文字サイズは全欄10〜11pt程度に統一し、内容量の調整でボリュームを合わせてください。

印刷後に文字が欄外にはみ出る

画面上での確認だけで提出すると、印刷時に文字が枠の外にはみ出るケースがあります。特に志望動機・自己PR欄に長文を詰め込んだ場合に起きやすいトラブルです。必ず印刷プレビューを確認し、実際に1枚印刷してから最終判断してください。プリンターがない場合はPDFとして保存し、コンビニのネットプリントで試し刷りできます。

デザインフォントや装飾を使っている

「HG丸ゴシック体」「ポップ体」など、採用担当者に「ビジネス文書として不適切」と映るフォントがあります。見た目のインパクトを出そうとして装飾フォントを選ぶのは逆効果です。履歴書で使うフォントは明朝体（游明朝・MS明朝・ヒラギノ明朝）またはゴシック体（游ゴシック・メイリオ）の一般的なものに絞ってください。

フォントの詳しい選び方は以下の記事で採用担当者視点から解説しています。

パソコンで入力した履歴書の各項目の書き方ポイント

項目別に、パソコン入力特有の注意点をまとめます。手書きと共通のルールもありますが、ここではパソコン入力のときに見落とされやすいポイントに絞ります。

日付・氏名欄の入力

日付は作成日ではなく提出日（郵送の場合は投函日、手渡しの場合は面接日）を入力します。パソコンで事前に履歴書を作成してデータとして保存しておく場合、提出直前に日付だけ更新するのを忘れないよう注意が必要です。前回の応募日付のまま送ってしまうミスが転職活動中に意外と多く発生します。

氏名欄は、フリガナ欄の表示に従って入力します。「フリガナ」とあればカタカナ、「ふりがな」とあればひらがなで入力してください。パソコン入力では変換で出てきたカタカナをそのまま使いがちですが、表記の指示に合わせることが細部への配慮につながります。

学歴・職歴欄の正確な入力

学歴欄では、学校名の正式名称と入退学の順序を正確に入力します。「○○大学文学部」を「文学部○○大学」と書いてしまう順序ミスは、手書きよりパソコン入力のほうがかえって見落とされやすい傾向があります。

項目	正しい書き方	よくあるNG
大学名	○○大学 ××学部 △△学科 入学	○○大学 入学（学部・学科が抜ける）
年号の形式	西暦か和暦かを全欄で統一	途中で西暦と和暦を混在させる
会社名	株式会社○○（正式名称）	前株・後株の誤り
退職理由	一身上の都合により退職	「転職のため」など詳細を職歴欄に書く

志望動機・自己PR欄の入力と改行の注意点

パソコン入力で最も差がつく欄が、志望動機と自己PRです。「文字数に合わせて適当に改行する」「AIや他のサイトからコピーした文章をそのまま入力する」は採用担当者に見透かされます。

志望動機・自己PR欄の文章を作成したら、一度声に出して読んでみてください。不自然な区切りや意味の通じない文章は、音読することで発見しやすくなります。

手書きとパソコン入力、採用担当者はどちらを好むか

採用担当者の本音は「どちらでも、内容と体裁が整っていれば評価は変わらない」が大多数です。ただし、業界や企業文化によって傾向の差はあります。

状況	推奨する作成方法
応募先から「手書き」と指定がある	手書き一択（指示に従う）
金融・官公庁・伝統的なメーカーへの応募	確認が取れない場合は手書きを検討
IT・スタートアップ・外資系への応募	パソコン入力（PDFで送付）
複数社に同時応募する場合	パソコン入力（修正・流用が容易）
応募先に指定がなく判断が難しい場合	パソコン入力で問題なし

迷う場合は、応募先の採用ページや求人票に「手書き」「パソコン可」などの記載がないか確認してください。指定がない場合は、パソコン入力で作成して問題ありません。体裁を整えた丁寧な履歴書を提出することが、どちらの方法においても最優先事項です。

まとめ

• 履歴書はパソコンで入力して問題なく、手書き指定がある場合のみ指示に従えばよい
• パソコン入力にはWord・Excel・Webサービス・スマホアプリの3種類の方法がある
• フォントの統一・文字サイズの統一・印刷前の確認の3点が書類選考通過の基本
• 採用担当者がNGと判断する失敗は「フォントのバラつき」「印刷時の文字はみ出し」「コピペ丸出しの志望動機」の3パターンが大半を占める
• 手書きとパソコンの優劣は応募先と担当者による。指定がなければパソコン入力で問題なし

パソコン入力の履歴書で採用担当者の目に止まるのは、「どのツールで作ったか」ではなく「どれだけ丁寧に体裁を整えたか」で決まります。

履歴書のパソコン入力に関するよくある質問

パソコンで入力した履歴書は印刷してから提出するの？

郵送・持参で提出する場合は印刷が必要です。メールで提出する場合はPDF形式で保存したファイルを添付します。いずれの場合も、印刷プレビューで体裁を確認してから提出してください。

パソコンで入力した履歴書にハンコ（印鑑）は必要ですか？

厚生労働省の標準様式には押印欄がないため、原則として不要です。ただし、企業独自のフォーマットや古い様式には押印欄が残っているケースがあります。その場合は指示に従い、印刷後に朱肉で押印してください。

履歴書のフォントは何を使うのが正しいですか？

明朝体（游明朝・MS明朝・ヒラギノ明朝）が基本です。ゴシック体（游ゴシック・メイリオ）も許容されます。ポップ体・丸ゴシックなどデザイン性の高いフォントはビジネス文書にはNGです。フォントは全欄で統一し、文字サイズは10〜11ptを目安にしてください。

Wordで作った履歴書をPDFに変換する方法は？

Wordのメニューから「ファイル → エクスポート → PDFの作成」または「名前を付けて保存」でファイル形式を「PDF」に変更することでPDF変換できます。Macの場合は「ファイル → プリント → PDFとして保存」でも対応可能です。変換後は必ず開いて体裁が崩れていないか確認してください。

パソコンで履歴書を作成する際、写真はどうやって貼りつけるの？

Wordの場合は「挿入 → 画像」から写真ファイルを選択し、縦4cm×横3cmのサイズに調整して写真欄に配置します。Webサービスを使う場合は、サイト上の写真アップロード機能を使うだけで自動的に適切なサイズに調整されます。スマホ撮影の写真は解像度が低いと印刷時にぼやけるため、証明写真専用アプリの使用を推奨します。