履歴書テンプレート無料Word版｜採用担当者が教える様式選びとNG例

この記事では、履歴書のWordテンプレートを無料でダウンロードできるサイトと、採用担当者が最初に確認するフォーマットの正解を解説します。2021年4月に改定された厚生労働省推奨の最新様式の選び方から、Wordで編集するときに多くの応募者が見落としているNG設定まで、まとめています。

履歴書のWordテンプレートを無料でダウンロードできるサイト一覧

現在、履歴書のWordテンプレートを無料で配布しているサイトは数多くあります。ただしサイトによって様式の種類や最終更新時期が異なるため、まず主要な配布サイトの特徴を把握しておくことが必要です。

厚生労働省が推奨する最新様式とは

2021年4月、厚生労働省が「履歴書の様式例」を改定しました。この改定の目的は、公正な採用選考の推進です。

旧来のJIS規格様式から変わった主な点は次の通りです。

• 性別欄が「任意記載」に変更（記載しなくても選考上の不利がない）
• 「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者の有無」「配偶者の扶養義務」の欄が削除
• 「志望動機・自己PR」欄が写真欄と同ページではなく独立したページに拡張

Wordテンプレートを選ぶ際は、「2021年4月以降に公開・更新されたもの」かどうかを最初に確認することが出発点です。

無料Wordテンプレートを提供している主なサイト

以下の表は、2026年現在も無料でWordテンプレートを配布している代表的なサイトです。

サイト名	テンプレート数	対応形式	特徴
リクナビNEXT	8種類	Word・Excel・PDF	厚生労働省様式対応、A4/B5両対応、記入例付き
マイナビ転職	6種類	Word・Excel・PDF	職歴の多い人・少ない人・自己PR重視など目的別に用意
doda	5種類以上	Word・Excel・PDF	転職・第二新卒・アルバイト向けを分類して配布
タウンワーク	8種類	Word・Excel・PDF・Pages	アルバイト・パート向けが充実、Mac用Pagesにも対応

いずれのサイトも会員登録なしでダウンロードできるものがほとんどです。転職目的であればリクナビNEXTまたはマイナビ転職のテンプレートが使いやすく、アルバイト・パート応募にはタウンワークの簡易版が適しています。

各サイトのテンプレートをより詳しく比較したい方は、履歴書テンプレートの無料おすすめ比較も参考にしてください。

WordテンプレートとWeb作成ツールの違い

Wordテンプレートのほかに、ブラウザ上で直接入力できるWeb型の履歴書作成サービスも広く普及しています。両者の違いを整理すると、次の通りです。

比較項目	Wordテンプレート	Web作成ツール
操作環境	PCにWordが必要	ブラウザがあれば使用可
レイアウト自由度	高い（自分で調整可）	低め（決まった形式のみ）
PDF変換	自分で変換が必要	自動でPDF出力できるものが多い
複数社への使い回し	ファイルをコピーして編集	アカウントに保存して再利用
スマホ対応	レイアウト崩れのリスクあり	スマホ専用アプリがある

転職活動で複数の企業に応募する場合や、Wordの操作に不慣れな方はWeb作成ツールのほうが手間なく完成度の高い書類を作れるケースが多いです。

Web型の作成ツールについては履歴書作成ツールおすすめ7選で詳しく比較しています。

Wordテンプレートの選び方｜採用担当者がまず確認すること

テンプレートを選ぶときに最初に確認すべき点は「フォーマットの正しさ」です。デザインの見栄えや項目数の多さではなく、採用担当者の目線から見て様式が適切かどうかが判断の軸になります。

2021年4月の改定を経た最新様式かどうか

「旧様式か最新様式か」を見分ける最も簡単な方法は、プレビュー画像の中に「通勤時間」や「扶養家族数」の欄が残っているかどうかを確認することです。

確認ポイント	旧様式（使用を避ける）	最新様式（推奨）
性別欄	男・女を○で囲む選択式	記載任意、自由記入欄
通勤時間・扶養家族欄	あり	なし
配偶者欄	あり	なし
志望動機・自己PR欄	写真欄と同ページに小さく配置	独立ページに拡張

テンプレートのダウンロードページには更新日が記載されていることが多いです。「2021年4月以降」の更新日であれば最新様式を採用している可能性が高いですが、念のためプレビュー画像で上記の項目を確認してください。

転職・新卒・アルバイト別の選び方

同じ「無料Wordテンプレート」でも、想定している応募対象者によって欄の構成が異なります。目的と状況に合ったものを選ばないと、職歴が書ききれなかったり、逆に欄が余りすぎたりします。

状況	選ぶべきテンプレートタイプ	配布サイトの例
転職（職歴3社以上）	職歴欄が2〜3ページある拡張版	リクナビNEXT「経験豊富な方向け」
転職（第二新卒・職歴1〜2社）	職歴欄が小さく、自己PR欄が広い版	マイナビ転職「職歴が少ない方向け」
新卒就活	学歴欄が長く、志望動機重視の版	厚生労働省推奨の標準様式
アルバイト・パート応募	1枚に収まる簡易版	タウンワークの簡易フォーマット

アルバイト用の簡易テンプレートで転職活動をすると職歴欄が足りなくなるため、求人の種類に合わせてテンプレートを使い分けることが書類作成でつまずかない最短ルートです。

採用担当者が落とすWordテンプレートのNG例

テンプレートの選択ミスや設定の誤りで書類選考の通過率が下がるケースは実際に存在します。以下の3つは特に多く見られるNG例です。

WordテンプレートをPC・スマホで編集するときの注意点

Wordテンプレートをダウンロードしても、編集時に設定を誤るとレイアウトが崩れます。特に問題が多いのは「フォントや文字サイズの変更」と「スマホからの編集による崩れ」の2点です。

フォント・文字サイズの正解

採用担当者が印刷された履歴書を見たとき、フォントや文字サイズの乱れはひと目で分かります。テンプレートのフォント設定は原則として変更しないことが基本ですが、自分で設定する場合の基準は次の通りです。

項目	推奨設定	理由
フォント（Windows）	游明朝・MS明朝	可読性が高く、採用担当者に読みやすい印象を与える
フォント（Mac）	ヒラギノ明朝	Macの標準明朝体で統一感がある
文字サイズ（本文）	10.5pt〜11pt	A4一面に適切な量の情報が収まる最小サイズ
見出し・項目名	テンプレートの設定のまま	自己判断で変えると欄のバランスが崩れる

フォントの詳細な選び方については、履歴書のフォントは明朝体が基本｜採用担当者が見るポイントで解説しています。

スマホでWordテンプレートを使う場合の注意点

スマホでWordファイルを編集する場合は「Microsoft Word」アプリ（Microsoft 365に含まれる）を使うことになります。ただし、PC版との操作の違いから生じるリスクが2点あります。

• レイアウト崩れのリスク：スマホ版WordはPC版と比べてフォントの描画方法が異なるため、PC版で作ったテンプレートをスマホで編集・保存すると段落間隔や表のサイズが変わる場合がある
• 印刷プレビューが確認しにくい：スマホ画面ではA4サイズ全体を俯瞰しにくく、欄からはみ出した文字や余白のズレに気づかないまま保存することがある

スマホで編集する場合は、編集後に必ずPC版Wordで開き直してレイアウトを確認することをおすすめします。スマホのみで完結させたい方には、Wordではなくブラウザ上で使えるWeb型の履歴書作成サービスが実用的です。

スマホで履歴書を完成させる方法については履歴書スマホ作成おすすめ7選で詳しく紹介しています。

Wordで作った履歴書を印刷・提出する前の確認事項

Wordで完成した履歴書を印刷または提出する前に確認すべきことが3つあります。このステップを省いたまま提出すると、採用担当者の手元に崩れたレイアウトの書類が届くことがあります。

印刷前のレイアウト確認

印刷前に確認する3点を以下にまとめます。いずれも見落としやすい項目です。

• 用紙サイズの確認：Wordのレイアウト設定が「A4」になっているかを確認する。「A3」や「B5」のまま印刷すると文字の大きさや余白が変わる
• 印刷倍率を100%に設定：「用紙に合わせて拡大縮小する」設定がオンになっていると縦横比が変わる。プリンタの設定で「倍率：100%（実寸）」を指定する
• 印刷プレビューで全ページを確認：2ページ構成のテンプレートを使用している場合、2ページ目が正しく印刷されるかを確認する。特に表の最終行や文末が切れていないかに注意する

PDF変換して提出する方法

メールや求人サイト経由で履歴書をデータ送付する場合、Wordファイル（.docx）のままで送ることは避けるのが原則です。

理由は2つあります。第一に、受信側のPCにインストールされているWordのバージョンが異なると、フォントやレイアウトが崩れて表示されることがあります。第二に、採用担当者側はWordファイルを開いて内容を確認した後、意図せず内容を編集してしまうリスクがあるため、PDF形式での受領を求めている企業が多いです。

WordファイルをPDFに変換する手順は以下の通りです。

• Windows（Word 2016以降）：「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」→「発行」
• Mac（Word for Mac）：「ファイル」→「PDFとして保存…」
• 共通：「印刷」ダイアログから「PDFとして保存」を選択する方法でも変換可能

PDF変換後は必ずファイルを開いてレイアウトが崩れていないかを確認してください。ファイル名は「履歴書_山田太郎.pdf」のように、受信者が内容を判別できる形式にします。

まとめ

• Wordテンプレートは2021年4月以降に更新された最新様式を選ぶ（通勤時間・扶養家族欄の有無でプレビューから確認できる）
• 転職・新卒・アルバイトで必要な欄の数が異なるため、状況に合ったテンプレートを選ぶ
• フォントは游明朝かMS明朝（Macはヒラギノ明朝）、文字サイズは10.5pt〜11ptが基準
• スマホでのWord編集はレイアウト崩れのリスクがあるため、PC版での最終確認が必要
• データで提出する場合はWordのままではなくPDFに変換してから送付する

テンプレートを選ぶことは書類作成の入口です。採用担当者の目線から見て違和感のない様式を土台にすることで、志望動機や自己PRの内容を最大限に伝えられる書類が仕上がります。

履歴書のWordテンプレートに関するよくある質問

履歴書のWordテンプレートはどれを使えばいいですか？

転職目的であればリクナビNEXTやマイナビ転職のWordテンプレートが適しています。これらは2021年以降の厚生労働省推奨様式に準拠しており、職歴欄の拡張版なども用意されています。アルバイト・パート応募の場合はタウンワークの簡易版テンプレートが使いやすいです。いずれも無料でダウンロードできます。

WordとExcel、どちらの履歴書テンプレートを使うべきですか？

どちらを使っても採用担当者への評価は変わりません。Word版は文章の編集が直感的で、Excel版は表の構成がわかりやすいという違いがあります。提出時はどちらもPDFに変換することが前提です。多くのサイトでWordのほうがテンプレートの種類が豊富なため、どちらか迷った場合はWord版を選ぶのが無難です。

Wordで作った履歴書はそのままメールで送れますか？

Wordファイル（.docx）のままでの送付は避けることをおすすめします。受信側のPCに入っているWordのバージョンが異なると、フォントやレイアウトが崩れて表示されることがあります。メールや求人サイト経由で提出する場合は、必ずPDFに変換してから送付してください。変換後は必ずファイルを開いてレイアウトが正しく保たれているかを確認することが必要です。

Wordのテンプレートに証明写真を貼り付ける方法を教えてください。

Wordの写真欄をクリックして「画像の挿入」を選択し、証明写真のデータを指定します。挿入後は写真欄のサイズ（縦4cm×横3cm）に合わせてトリミングし、枠からはみ出さないよう調整してください。スマホのカメラアプリで撮影した証明写真をPCに転送してから挿入するケースが多いです。印刷後に写真が暗く見える場合は、Wordの「図の形式」設定で明るさを10〜15%高めに設定すると仕上がりが改善されます。