履歴書郵送の送付状テンプレート｜採用担当者が教えるNG一覧

この記事では、履歴書を郵送する際に同封する送付状（添え状）の書き方と、そのまま使えるテンプレートを解説します。9つの構成要素の正確な記入ルールと、採用担当者がマイナスに見るNGパターンも合わせて確認できます。

履歴書を郵送するとき、送付状は必要か

送付状（添え状）とは、応募書類を郵送する際に一番上に重ねて同封する挨拶状です。採用担当者が封筒を開けて最初に手にする書類であり、送付物の内容を知らせる表書きとしての役割も担っています。

送付状（添え状）を同封する3つの意味

送付状を入れることは単なるおまけではありません。採用担当者の立場から見ると、次の3点を確認する材料として機能しています。

• 挨拶状としての役割：書類を送りつけるのではなく、礼儀として応募の意図と感謝を伝える
• 同封書類の表書き：何が何枚入っているかを明示することで、採用担当者が書類の過不足をすぐに確認できる
• ビジネスマナーの証明：正しい形式の送付状を作れることが、基本的なビジネス文書スキルを持つ人物だと示す

送付状なしでもOKなケース

送付状がないからといって、選考で直接落とされることはほとんどありません。ただし、「マナーを知らない人」という印象は与えます。次のケースでは例外的に省略しても問題ないとされています。

• メールやWebフォームで応募する場合（メール本文が送付状の代わりになる）
• 企業側から「送付状不要」と明示されている場合
• 面接当日に書類を手渡しする場合

そのままコピーして使える送付状テンプレートと記入例

送付状はA4サイズ1枚・横書きで作成するのが一般的です。手書きでも問題ありませんが、パソコン作成が主流です。職務経歴書と同じサイズに合わせることで、書類をまとめてファイリングしやすくなります。

送付状の9つの構成要素と書き方

送付状は次の9つの要素で構成されます。それぞれの書き方のポイントを確認してください。

構成要素	書き方のポイント
①送付年月日	書類を投函する日付を右上に記載。西暦・和暦はどちらでもよいが、履歴書と表記を統一する
②宛名	左上に会社名＋部署名＋担当者名の順。「株式会社〇〇 人事部 採用担当 御中」の形式が基本。担当者名がわかっている場合は「〇〇 様」とし「御中」は付けない
③自分の連絡先・氏名	宛名の右側に郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス・氏名を記載
④前文（時候の挨拶）	「拝啓」から始め、季節の挨拶と相手の繁栄を祈る一文を続ける
⑤応募の経緯	どこで求人を知ったかを簡潔に（「貴社の求人広告を拝見し」など）
⑥志望動機・自己PR	2〜3行程度に収める。詳細は履歴書・職務経歴書に委ねる
⑦面接の申し込み	「ご検討の上、面接の機会をいただければ幸いです」など
⑧結語	「敬具」を右端に配置（「拝啓」と対になる形式）
⑨同封書類の一覧	書類名と枚数を正確に記載。「記」〜「以上」の形式で締める

完成テンプレート例（転職応募向け）

以下は転職活動で使える送付状の完成例です。○○の部分を自分の情報に書き換えてそのまま使えます。

スマホだけで送付状を作成してコンビニで印刷する手順は、こちらの記事で詳しく解説しています。

採用担当者が実際に見ている送付状のポイント

テンプレートをそのまま使うだけで形式上は問題ありません。ただし、採用担当者の目に留まる送付状と「様式を埋めただけ」の送付状には明確な差があります。

月別・時候の挨拶の選び方

前文の時候の挨拶は、書類を投函する月に合わせて選びます。季節外れの挨拶文は「テンプレートをそのまま使い回している」という印象を与えるため、投函前に必ず確認してください。

月	時候の挨拶の例
1月	厳冬の候・新春の候・初春の候
2月	余寒の候・春寒の候・立春の候
3月	早春の候・春暖の候・春分の候
4月	陽春の候・桜花の候・春和の候
5月	新緑の候・薫風の候・初夏の候
6月	梅雨の候・向暑の候・初夏の候
7月	盛夏の候・炎暑の候・酷暑の候
8月	残暑の候・晩夏の候・処暑の候
9月	初秋の候・秋涼の候・秋晴の候
10月	秋冷の候・紅葉の候・仲秋の候
11月	晩秋の候・初霜の候・深秋の候
12月	師走の候・寒冷の候・歳末の候

前文全体の文例は「拝啓　初夏の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」のように、時候の挨拶のあとに相手の繁栄を祈る言葉を続けるのが基本です。

自己PRや志望動機はどこまで書けばいいか

送付状に自己PRや志望動機を書くこと自体は問題ありません。ただし、送付状はあくまで「要約」であり、詳細は履歴書と職務経歴書に委ねるのが原則です。

• 適切な長さ：2〜3行（100文字以内）が目安。送付状を読んで「続きを読みたい」と思わせる程度に抑える
• NG：詳細な職務経歴や具体的な実績数値を書き連ねると、履歴書との重複になり読む気を削ぐ
• OK：「○○の実務経験があり、貴社の○○事業に直接貢献できると考えております」程度の一文

履歴書のテンプレート選びや書き方については、こちらの記事で採用担当者の視点から解説しています。

採用担当者がマイナスに見る送付状のNGパターン

送付状のミスが選考に直接影響することは少ないものの、書類全体の印象を下げるリスクは確実に存在します。現場で実際によく見られるNGパターンを確認しておきましょう。

送付状・書類の封筒への入れ方と宛名の書き方

送付状の内容が完成したら、次は封筒への入れ方と宛名書きです。ここでのマナー違反も採用担当者に確認されています。

封入する書類の正しい順番

封筒を開けたとき、一番上の書類が採用担当者の目に入ります。書類は次の順番で重ねてから封入してください。

• 一番上（最初に読まれる）：送付状（添え状）
• 2番目：履歴書
• 3番目：職務経歴書
• 4番目以降：その他の応募書類（ポートフォリオ・資格証明書など）

書類はできる限り折り曲げずにA4サイズのまま封入します。封筒のサイズは角形2号（A4が折らずに入るサイズ）を選んでください。

封筒の表・裏の書き方

封筒の宛名書きも採用担当者が確認するポイントです。以下の表で正しい書き方を確認してください。

記入箇所	書き方のルール
表面・宛名	会社名→部署名→担当者名の順。部署宛ての場合は「〇〇部 採用担当 御中」。担当者名がある場合は「〇〇 様」とし「御中」は省く
表面・「履歴書在中」	封筒の表面左下に赤字で「履歴書在中」と記載し、四角い枠で囲む。スタンプでも可
裏面	左下（縦書き封筒は右下）に差出人の郵便番号・住所・氏名・投函日を記載。封じ目に「〆」マークを入れる

封筒の宛名書きや折り方の詳細は、こちらの記事でも確認できます。

封筒への「履歴書在中」の正しい書き方（色・場所・スタンプの使い方）はこちらの記事でまとめています。

送付状を入れ忘れた場合の対処法

郵送した後に「送付状を入れ忘れた」と気づいても、慌てて対処する必要はありません。送付状の有無が採用の合否に直接影響することはほとんどないからです。ただし、次の対応は逆効果になるため避けてください。

• 送付状だけを後から郵送するのはNG：書類と送付状が別々に届くと採用担当者の整理を煩わせます。後追い郵送は基本的に不要です
• 電話やメールでの謝罪も不要：送付状の入れ忘れを詫びるために連絡するのは、かえって採用担当者の手を煩わせることになります
• 次の書類提出から徹底する：投函前に「送付状チェック」を習慣化し、次の応募先では必ず同封してください

送付状なしの書類が届いたとき、採用担当者が真っ先に見るのは履歴書と職務経歴書の内容です。送付状がなかったことで即座に不採用になるケースは少ないですが、書類の内容で十分挽回できます。

まとめ

• 送付状は郵送書類への同封が基本マナー。メールや手渡し応募では不要
• 9つの構成要素（日付・宛名・自己連絡先・前文・応募経緯・志望動機・面接申込・結語・同封書類一覧）を漏らさず記載する
• 時候の挨拶は投函月に合わせる。季節外れの挨拶文は使い回しと思われるリスクがある
• 希望条件・給与交渉を送付状に書くのはNG。条件の話は面接の場に持ち越す
• 封入順は「送付状→履歴書→職務経歴書」の順。封筒は角形2号を選ぶ
• 入れ忘れても後追い郵送や電話謝罪は不要。次の応募から徹底すれば問題ない

郵送での応募は書類一式が「第一印象」になります。送付状ひとつで評価が大きく変わるわけではありませんが、正確に準備した書類は採用担当者に対する誠実さを示します。

履歴書の送付状に関するよくある質問

送付状はパソコンと手書き、どちらで作るべきですか？

どちらでも問題ありませんが、パソコン作成が主流です。手書きの場合は黒のボールペンまたは万年筆を使い、修正液や修正テープは使用しないでください。パソコン作成の方が読みやすく整えやすいため、特別な理由がない限りパソコン作成をおすすめします。

送付状に氏名と住所を書いたら、封筒の裏面には改めて書かなくてもよいですか？

封筒の裏面にも差出人の住所・氏名・日付を別途記載する必要があります。送付状への記載の有無にかかわらず、封筒裏面の差出人情報は必ず書いてください。裏面が空白だと、郵便物が配達できなかった際の返送先が不明になります。

アルバイト応募で履歴書を郵送する場合も送付状は必要ですか？

マナーとして同封することを推奨します。ただし、アルバイト応募では採用担当者が送付状の有無を厳しくチェックするケースは少ないのが実情です。同封できればプラスの印象を与えられますが、準備時間がない場合は書類本体の質を高めることを優先してください。

送付状の宛名を「採用ご担当者様」と書くのは正しいですか？

担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と書くのが正しい表現です。「御中」は部署・団体名に付ける敬称であり、個人名（または担当者名）に対しては「様」を使います。担当者名がわかっている場合は「〇〇部 〇〇様」とし、「御中」は省きます。「採用担当御中」は誤りではありませんが、「採用ご担当者様」の方がより丁寧な表現です。