履歴書の返却依頼テンプレート｜採用担当者が返したくなるメール例文と送付状

この記事では、企業に提出した履歴書の返却を依頼するメールのテンプレートと、企業から届く返却送付状の例文を紹介します。採用担当者が実際に「返却しよう」と思う依頼の書き方と、断られた場合の対処法も解説します。

企業に提出した履歴書は返却してもらえるか

企業には履歴書を返却する法的義務はありません。返却するかどうかは企業の判断に委ねられており、実際にはシュレッダー処理で廃棄するケースが多数派です。ただし、住所・電話番号・顔写真が記載された書類を適切に管理してもらうよう求める権利は求職者にあり、丁寧に依頼すること自体は失礼には当たりません。

返却する法的義務は企業にない

個人情報保護法では、企業が取得した個人情報を適切に管理・廃棄することを義務づけています。しかし「返却」そのものを義務づける条文は存在しません。多くの企業は選考終了後、3カ月〜1年程度保管してからシュレッダー処理を行います。個人情報として適切に取り扱われている限り、企業の廃棄対応は法律上問題ありません。

企業が返却する場合・しない場合

返却対応の有無は、企業のポリシーと対応コストで決まります。

返却する傾向がある企業	返却しない傾向がある企業
募集要項に「書類を返却します」と明記している	「書類はお返しできません」と明記している
求職者から丁寧な依頼があった場合に個別対応する	大量の応募書類を処理しており個別返却が困難
個人情報保護を企業文化として重視している	廃棄フローが決まっており例外を設けていない

応募前に募集要項を確認し、書類の取り扱い方針が記載されている場合はそれに従うのが基本です。記載がない場合は、応募時に確認するのが最も確実な方法です。

履歴書の返却を依頼できる3つのタイミング

返却を希望するなら、依頼するタイミングが重要です。適切なタイミングを外すと「書類の処理が完了している」として断られる可能性が高くなります。

応募前・応募時に確認する（最も確実な方法）

最も確実なのは、応募前に募集要項を確認するか、応募時のメールに一文添える方法です。この段階で意思を伝えておけば、企業側が書類を処理する前に「返却希望者」として認識されます。

返信用封筒と切手の用意を申し出ることで、企業側のコストと手間をゼロにできます。この一言が、返却対応してもらえるかどうかの分岐点になることが多いです。

不採用の通知を受けた直後

不採用通知を受けた直後は、返却依頼に最も適したタイミングです。企業がまだ書類を保管している可能性が高く、担当者も対応しやすい状態にあります。

不採用通知から1週間以上経過すると、書類の処理が進んでしまう場合があります。通知を受けたら翌日〜3営業日以内にメールで依頼するのが目安です。電話での依頼は担当者の業務を遮断するため、メールを選んでください。

選考を辞退するとき

選考を途中で辞退する場合も、辞退の連絡と同時に返却を依頼できます。辞退の意向を丁寧に伝えたうえで一文追加するだけなので、文章の流れを崩さずに依頼できます。

返却依頼メールのテンプレート【コピペ可・2パターン】

以下のテンプレートは、採用担当者がスムーズに対応できるよう設計しています。件名・本文ともにそのまま使用できます。〇〇の部分はご自身の情報に書き換えてください。

不採用後に送る返却依頼メール

選考辞退時に送る返却依頼メール

返信用封筒を郵送で送る際の封筒の選び方や宛名の書き方は、以下の記事も参考にしてください。

企業から届く「返却の送付状」テンプレート

企業が履歴書を返却する際は、通常「送付状（添え状）」を同封します。どんな内容が書かれているかを事前に知っておくことで、届いたときの確認漏れを防げます。また、採用担当者の立場になって見ることで、返却依頼の書き方のヒントにもなります。

不採用に伴う返却送付状の例文

選考辞退に伴う返却送付状の例文

送付状の書き方・マナーについては、こちらの記事も参考にしてください。

採用担当者が教える返却依頼マナー3つ

返却依頼は正当な意思表示ですが、対応する採用担当者には日常業務のなかで処理してもらう必要があります。依頼の仕方次第で、協力してもらえるかどうかが大きく変わります。

1. 期日の催促は厳禁

「〇月〇日までにご返却ください」のように期日を指定することは避けてください。採用担当者には返却を優先して対応する義務がなく、業務の合間に処理することになります。

期日を指定された場合、担当者は「義務」として受け取るか、「無理な要求をされた」と感じて断りやすくなります。依頼を承諾してもらいたいなら、相手に判断と行動の余地を与える表現が有効です。

2. 返信用封筒と切手を申し出る

企業が返却対応しない最大の理由のひとつは「手間とコストがかかるから」です。返信用封筒（角形2号・A4が折れずに入るサイズ）と切手を自分で用意する旨を伝えれば、企業側の負担がなくなります。

返却の承諾連絡を受けたら、自分の住所・氏名を記入した返信用封筒と切手（84円以上）を企業宛に郵送してください。切手代は書類の重さによって変わるため、多めに貼っておくか、企業に重さを確認するのがスムーズです。

3. 断られても再度依頼しない

「返却できません」との回答を受けた場合は、その判断を尊重してください。再度の依頼や廃棄証明書の要求は、採用担当者に不快な印象を与えます。

返却が叶わなかった場合も、企業は個人情報保護法のもとで適切に廃棄処理をしています。転職活動を続けている場合、同じ業界や同じ人事担当者と再び接点を持つ可能性があります。印象を悪化させるような行動は避けてください。

返却を断られた場合の対処法

丁寧に依頼しても断られるケースや、そもそも返答がないケースもあります。その場合の選択肢を整理します。

廃棄（シュレッダー処理）の確認を求める

返却が難しい場合でも、「書類を適切に廃棄いただけますでしょうか」と廃棄処理の確認を依頼することは可能です。

多くの企業では、選考終了後に書類を一定期間保管してからシュレッダー処理します。「廃棄します」「適切に処理します」という返答があれば、それで十分です。

個人情報保護委員会への相談

企業が個人情報を不適切に取り扱っていると思われる具体的な事実がある場合（名簿業者への売却・SNSへの無断投稿など）は、個人情報保護委員会（PPC）に苦情申し出ができます。

ただし、「返却してもらえない」だけでは法的問題には該当しません。転職活動での通常の書類管理については、企業が法令に沿って対応している限り、苦情の対象外です。返却されない場合は「その企業では返却対応をしていない」と受け止め、次の活動に切り替えることを優先してください。

まとめ

• 企業に履歴書の返却義務はなく、返却するかどうかは企業の判断による
• 依頼のタイミングは「応募時」または「不採用通知の翌日〜3営業日以内」が最適
• メールは「可能でしょうか」という確認形で書き、返信用封筒・切手の用意を申し出ると承諾率が上がる
• 期日の指定・催促・再依頼は逆効果になるため避ける
• 返却を断られた場合は廃棄確認を求め、それ以上の追及はしない

返却依頼で最も重要なのは「相手が断りやすい依頼をすること」です。義務として求めるのではなく、配慮ある依頼をすることが、かえって対応してもらいやすい依頼になります。

履歴書の返却に関するよくある質問

履歴書の返却は権利として請求できますか？

法律上、企業に返却を義務づける規定はないため、権利として請求することはできません。個人情報保護法は適切な管理・廃棄を義務づけていますが「返却」は含まれません。依頼はあくまで「お願い」として行ってください。

返却依頼は電話とメールのどちらが良いですか？

メールをおすすめします。電話では採用担当者の業務を遮断してしまい、即答を求める形になるため、断られやすくなります。メールなら担当者が都合の良いタイミングで対応でき、記録にも残ります。

返却を依頼すると次の選考に影響しますか？

不採用が確定した後の依頼であれば、選考に影響しません。選考中に依頼した場合は「内定をもらえなければ返却してほしい」という意図と受け取られ、印象が悪くなる可能性があります。依頼は不採用通知や辞退連絡の後に行うのが適切です。