証明書在中の封筒の書き方｜採用担当者が見るポイント

この記事では、就職・転職活動や入社手続きで証明書を封筒で郵送するとき、封筒への「証明書在中」の正しい書き方を解説します。赤ペンを使う位置・枠の囲み方・「応募書類在中」との使い分けまで、採用担当者の視点を交えてまとめました。

「証明書在中」を封筒に書く理由

就活や転職で書類を郵送するとき、なぜわざわざ封筒に「証明書在中」と書く必要があるのか。その理由を知っておくと、なぜ赤字・赤枠・特定の位置にこだわるのかも自然に理解できます。

採用担当者の書類処理から見た意味

採用担当者のもとには、毎日多数の郵便物が届きます。封筒を開ける前の時点で中身が何かわかれば、仕分けの段階で採用部署に確実に渡せます。反対に何も書かれていない封筒は、一般の郵便物と区別できず、別部署に回ってしまうケースも実際にあります。

書かないとどうなるか

「書かなくても届けばいい」と考える人もいますが、採用の現場では見えないところで評価が動いています。

• 郵便受け取り担当者が中身を確認できず、誤った部署へ届ける
• 採用担当者への到着が遅れ、選考スケジュールに影響が出る
• 「ビジネスマナーを理解していない人」という第一印象を与える

提出書類の内容がどれだけ優れていても、封筒のマナーが雑だと書類を開く前に印象が決まってしまうこともあります。封を閉じる直前に必ず確認する習慣をつけてください。

「証明書在中」か「応募書類在中」か？使い分けの基準

封筒に何と書くかは、同封する書類の種類によって変わります。状況に応じて正しい表記を選ぶことが、受け取る側への配慮にもつながります。

同封する書類	推奨の表記
成績証明書・卒業証明書など1種類のみ	「成績証明書在中」「卒業証明書在中」など種類を明記
複数の証明書のみ	「証明書在中」または「応募書類在中」
証明書＋履歴書など複数の書類	「応募書類在中」
履歴書のみ	「履歴書在中」

ポイントは「封筒の中に何が入っているか」を正確に表す言葉を使うこと。証明書1種類だけなら種類を明記した方が、受取側には最も親切な表記になります。複数の書類を同封する場合は「応募書類在中」に統一すると、受け取り側が中身を把握しやすくなります。

「証明書在中」封筒の書き方ステップ

正しい書き方を4つのポイントに分けて解説します。手書きの場合もスタンプを使う場合も、この基本ルールは共通です。

使うペンの種類と太さ

「証明書在中」の文字は赤色の油性ペンで書きます。太さの目安は1.0mm以上で、細いと視認性が落ちるため、やや太めのものを選ぶのが無難です。

縦書き封筒への書き方と位置

就活・転職で使われる白封筒（角形2号・長形3号）は縦書きが一般的です。縦書き封筒の場合は以下の位置に記載します。

横書き封筒への書き方と位置

横書き封筒（洋形など）を使う場合は書く位置が変わります。縦書きとは左右が逆になるため、注意が必要です。

• 位置：宛名面（表面）の右下に横書きで記載する
• 文字サイズ：宛名とのバランスを見て、宛名より小さく書く
• 枠：縦書きと同様に、赤いペンで定規を使って長方形に囲む

枠で囲む正しい方法

文字を書いたら、その周りを赤いペンで長方形に囲みます。この枠が「在中」の視認性を高める最も重要なステップです。

スタンプや印刷は使えるか

手書きが苦手な人や、きれいな仕上がりにこだわりたい場合は、市販のスタンプを使う方法があります。「証明書在中」「応募書類在中」などの文言が入ったスタンプは、文具店や通販で手に入ります。

スタンプや印刷を使う場合も、文字が赤色でしっかり読めることが条件です。薄かったり、小さすぎたりするものは避けましょう。手書き・スタンプ・印刷のいずれであっても、「赤字・赤枠・正しい位置」という基本を守っていれば失礼にはなりません。

採用担当者が見るポイントとよくある失敗

「証明書在中」を書けばOK、というわけではありません。採用担当者の目線で見ると、細かい点が気になることがあります。どのポイントを確認しているのかを知っておくと、確認漏れを防げます。

実際にありがちな失敗パターンも確認しておきましょう。

証明書を入れる封筒の選び方と郵送方法

「証明書在中」の書き方と合わせて、封筒の選び方と書類の入れ方も確認しておきましょう。書類の状態を守るためにも、封筒のサイズ選びは重要です。

封筒のサイズ選び

証明書は折り曲げ厳禁のものが多いため、A4サイズそのまま入る「角形2号」を選ぶのが基本です。学校から厳封で返却される証明書は特に注意が必要です。

封筒サイズ	寸法	用途
角形2号	240×332mm	A4書類をそのまま入れる場合（基本）
角形A4号	228×312mm	A4書類をそのまま入れる場合（角形2号の代替）
長形3号	120×235mm	A4を三つ折りにして入れる場合

「折り曲げ厳禁」の印がある証明書や、学校が厳封した書類には必ず角形2号または角形A4号を使用してください。三つ折りにするのは厳禁です。封筒の表面には「証明書在中」に加えて「折り曲げ厳禁」を記載しておくと、配送時のトラブルを防ぎやすくなります。

書類の入れ方と順番

複数の書類を同封する場合は、取り出したときの読みやすさを意識して順番を決めます。一般的には送付状を最初に置き、その後に主要な書類を重ねます。

• 最初（一番上）：送付状（添え状）。書類一式の説明書きになる
• 次：履歴書・職務経歴書（応募書類の主要書類）
• 最後：証明書類（成績証明書・卒業証明書など）

厳封書類（学校が封をして返却する証明書）は、封を開けずそのまま同封します。厳封の状態を開封して封入するのはNGです。また、書類を重ねるときはすべての書類が封筒に入っているかを確認してから封をする習慣をつけてください。

まとめ

• 「証明書在中」は赤色の油性ペン（1.0mm以上）で書く
• 縦書き封筒は宛名面の左下、横書き封筒は右下に記載する
• 文字の周囲を定規を使って赤枠で囲む
• 証明書1種類のみなら「成績証明書在中」など種類を明記すると丁寧
• 複数の書類を同封するなら「応募書類在中」に統一する
• 折り曲げ厳禁の書類には必ず角形2号を使う

封筒のマナーは数分で確認できる準備です。書類を入れて封をする前に、今回紹介したポイントをひとつずつチェックしてから投函してください。

証明書在中・封筒に関するよくある質問

「証明書在中」を書き忘れて投函してしまいました。どうすれば良いですか？

すでに投函した場合は対応できません。書類が届いたと思われるタイミングで採用担当者へ「書類をお送りしました」と一言連絡するのが無難です。次回以降は封を閉じる前に封筒の表面を確認するチェックを習慣にしましょう。

市販のスタンプを使っても失礼になりませんか？

問題ありません。「在中」スタンプはビジネス書類の送付で広く使われており、手書きと同様に正式な方法として認められています。赤インクのものを選び、文字がはっきり読めるように押せば十分です。

成績証明書と卒業証明書を一緒に送る場合、何と書けばいいですか？

「証明書在中」と書くのが適切です。他に応募書類（履歴書・職務経歴書など）も同封する場合は「応募書類在中」に統一してください。種類の異なる書類が複数ある場合は、より広い意味の表記を使うのが原則です。

「折り曲げ厳禁」は必ず書く必要がありますか？

必須ではありませんが、角形2号以外の小さい封筒を使う場合や、書類の状態を確実に守りたいときは記載を推奨します。「証明書在中」と合わせて「折り曲げ厳禁」を追記しておくと、配送過程でのトラブルを防ぎやすくなります。