職務経歴書テンプレートExcel無料｜落とされない書き方も解説

この記事では、職務経歴書をExcelで簡単に作れるテンプレートのダウンロード先3つと、形式の選び方を解説します。テンプレートを入力するだけで作成できる手順と、採用担当者が書類選考で実際に見ているポイントも整理しているので、初めての作成でもすぐに動き出せます。

職務経歴書はExcelで作って大丈夫？採用担当者の本音

ExcelでもWordでも採用担当者は書式を問いません。「職務経歴書はWord必須」というルールはなく、採用担当者が見るのは書式ではなく内容です。ただし、Excelを使う場合は1つだけ守るべきことがあります。ファイルをそのままメール添付するのではなく、必ずPDFに変換してから提出することです。

Excelファイルをそのまま送ると、相手がファイルを開いた際にフォントやセル幅の設定が崩れる場合があります。PDF変換すれば、こうした問題はなくなります。

項目	Excel	Word
表・スキルシートの作りやすさ	◎	○
文章入力のしやすさ	△	◎
そのままで送った場合のリスク	高い（レイアウト崩れ）	中程度
PDF変換後の品質	問題なし	問題なし

Excelを選ぶメリットと使う際の注意点

Excelのメリットは、表形式のスキルシートや資格欄を整理しやすい点にあります。セル単位で情報を構造化できるため、複数の職歴を項目別に並べるのが得意です。

• Excelが向いている人：スキルシートを使いたい人、資格・語学・IT技術をまとめて一覧化したい人
• Wordが向いている人：文章量が多い職務経歴を書きたい人（段落を多く使う構成はWordの方が入力しやすい）

職務経歴書Excelテンプレートの無料ダウンロード先3選

テンプレートは職歴の書き方によって「逆編年体式」「編年体式」「キャリア式」の3種類に分かれます。自分の状況に合ったものを選ぶと、書く量を最小限にしながら採用担当者に伝わりやすい書類になります。

逆編年体式｜転職経験者のスタンダード形式

最も直近の職歴から過去にさかのぼって書く形式です。転職市場で最も使われており、直近の経験をそのまま活かせる転職の場合に最適です。職歴が2〜4社、かつ「今の仕事の経験をそのまま活かしたい」人に向いています。

dodaのテンプレートページでは、逆編年体式のExcel・Word・PDF形式を無料でダウンロードできます。職種別のフォーマットも揃っているため、自分の業種に近いものを選べます。

編年体式｜第二新卒・経歴の流れを見せたい人向け

最も古い職歴から順に書き進める形式です。「どんな経緯でキャリアが積み上がってきたか」を時系列で見せるため、転職回数が少ない人や入社年数が短い第二新卒に向いています。

マイナビ転職のテンプレートダウンロードページでExcel・Word形式を入手できます。初めての転職で「キャリアの流れを素直に伝えたい」場合に使いやすい構成です。

キャリア式｜転職回数が多い・スキルで勝負したい人向け

職歴の時系列ではなく、業務や職種の種類ごとにまとめる形式です。転職回数が多い場合でも「この職種のプロ」として見せやすく、採用担当者の目を引きやすい構成にできます。

リクナビNEXTのテンプレートページでは110職種分の記入例とExcelテンプレートが無料公開されています。自分の職種に近い記入例を参考にしながら使えます。

「テンプレートを探す手間も省きたい」という場合は、入力するだけで職務経歴書の形式に自動的に整えてくれるツールもあります。職務経歴書の自動作成ツールについては別記事で詳しく解説しています。

テンプレートを使う前に確認すべき3つの設定

ダウンロードしたテンプレートをそのまま入力し始めると、提出直前に問題が発覚するケースがあります。3つの設定を先に確認しておくと、後で手直しする手間がなくなります。

フォント・文字サイズの統一

テンプレートによっては複数のフォントが混在しています。入力中に設定がばらつかないよう、入力前に全選択してフォントを統一しておくのが確実です。読みやすいフォントはMSゴシック・游ゴシック・Meiryoのいずれかで、サイズは10〜11ptが標準です。

PDF変換の手順と確認ポイント

ExcelからPDFへの変換は「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイルの種類で「PDF（*.pdf）」を選択します。変換後は必ず開いて以下の2点を確認してください。

• 文字が途中で切れていないか（列が印刷範囲外にはみ出していないか）
• 全体がA4サイズ内に収まっているか（印刷プレビューで確認）

A4・2枚以内に収める

職務経歴書はA4サイズ2枚以内が基本です。経験年数が長い場合でも3枚を超えると読まれにくくなります。どうしても収まらない場合は、直近5年以内の職歴を詳しく書き、それ以前の職歴を簡潔にまとめる方法が有効です。

テンプレートを使っても落とされる職務経歴書の「中身」の共通点

フォーマットを揃えただけでは書類選考は通過しません。採用担当者が実際に評価しているのは「この人を採用すると何ができるかが具体的に伝わるか」です。書類通過率を左右するのは以下の3箇所です。

書き方に自信がない場合は、職務経歴書の添削サービスを使って採用担当者目線でチェックしてもらう方法もあります。

職務要約（冒頭3〜5行）で判断が決まる

採用担当者がまず目を向けるのは、冒頭の職務要約（サマリー欄）です。ここを30秒以内で読んで「話を聞きたいか」を判断します。書くべきは3点です。「どんな業界・会社で」「何年間・何の仕事をして」「どんな成果があったか」。この3点が揃っていれば、採用担当者が本文を読み進める理由ができます。

業務内容は数字で書く

採用担当者が業務内容を確認するのは「この経験が自社で再現できるか」を判断するためです。「積極的に取り組みました」「貢献できました」のような表現では判断できません。売上・件数・人数・改善率など、数字に置き換えるだけで説得力が大幅に変わります。

曖昧な表現	数字で書き換えた例
チームをまとめた	7名チームのリーダーとして統括
多くのお客様を担当	月平均45件の顧客を担当
売上に貢献した	前年比123%達成・年商8,500万円担当
業務を効率化した	社内処理フロー見直しにより月40時間の作業を削減

自己PRは「再現性」を示して終わる

自己PRでよくある落とし穴は、「過去の話だけで終わる」ことです。採用担当者が知りたいのは「応募者の強みが自社でどう役立つか」です。自己PRの最後に「この経験を御社では〇〇で活かせると考えています」と、応募先との接点を1行添えるだけで、採用担当者の判断材料が具体化します。

状況別の職務経歴書の書き方

転職回数が多い場合（3回以上）

転職回数が多い場合は、職歴を時系列で並べるより「職種別にスキルをまとめる」キャリア式テンプレートが有効です。採用担当者に「転職回数の多さ」ではなく「この職種の専門性」を印象づけることができます。

空白期間がある場合

空白期間を職歴欄から省くのは逆効果です。採用担当者は職歴の年月を細かく確認しており、空白があれば気づきます。書き方は「〇〇年〇月〜〇〇年〇月 育児に専念」「〇〇年〇月〜〇〇年〇月 健康上の理由により療養（現在は回復済み）」のように、職歴欄にそのまま記載するのが正解です。

未経験分野への転職の場合

職種を変える転職では、今の職歴と応募先の業務の「共通スキル」を探すことが鍵です。例えば、営業職からITエンジニアへの転職なら「顧客折衝経験」「要件整理能力」は共通スキルとしてアピールできます。キャリア式テンプレートで業務種別ごとにスキルをまとめると、採用担当者が共通スキルを見つけやすくなります。

「書き方がわからない」「自分の経歴を整理できない」という場合は、職務経歴書の代行サービスを使う方法もあります。

まとめ

• ExcelでもWordでも採用担当者の評価基準は変わらない。PDF変換してから提出すれば書式の問題はなくなる
• テンプレートは「逆編年体式（転職経験者）」「編年体式（第二新卒・初転職）」「キャリア式（転職多め・スキル重視）」から状況に合わせて選ぶ
• 書類選考の合否を分けるのは職務要約・業務実績の数字・自己PRの「中身」
• 転職回数が多い・空白期間がある・未経験転職など状況別にテンプレート形式を使い分けると採用担当者に伝わりやすくなる

テンプレートは書類作成の出発点です。採用担当者が30秒で「会いたい」と感じる書類にするには、記事内で解説した中身の書き方を実践してください。

職務経歴書のExcelテンプレートに関するよくある質問

職務経歴書はA4何枚が適切ですか？

2枚以内が標準です。転職回数が多い場合でも3枚を超えないようにしましょう。採用担当者が書類選考に使える時間は限られており、2枚以内に収めることで読み手への配慮が伝わります。どうしても収まらない場合は、直近5年以内の職歴を詳しく書き、それ以前の職歴は簡潔にまとめる方法が有効です。

ExcelとWordどちらのテンプレートを使うべきですか？

どちらでも書類選考上の優劣はありません。ただし、どちらもPDFで提出することが前提です。表形式でスキルを整理したい場合はExcel、文章量が多い職歴を記述したい場合はWordが使いやすい傾向があります。最終的にPDFに変換するので、自分が使いやすい方を選んで問題ありません。

職務経歴書と履歴書の違いは何ですか？

履歴書は学歴・職歴・資格を時系列で記録する公的な書類です。一方、職務経歴書は「これまでの仕事でどんな実績・スキルを積んできたか」を自由に記述するアピール書類です。書式の指定もなく、枚数や項目立ても応募者が自由にカスタマイズできます。転職活動では両方を提出するのが一般的です。