職務経歴書の送付状テンプレートと書き方｜採用担当者目線の注意点

この記事では、職務経歴書を郵送するときに添える送付状のテンプレートと書き方を解説します。送付状が必要かどうかの判断基準から、採用担当者が実際に見るポイント、よくあるNG例、封筒への入れ方まで実務に即してまとめました。

職務経歴書の送付状とは何か

送付状とは、応募書類を郵送する際に同封する挨拶状のことです。封筒を開けた採用担当者が最初に目にする書類であり、転職活動におけるビジネスマナーの第一印象を決める書類でもあります。

送付状には3つの役割があります。

• 挨拶状として、書類を送った旨を丁寧に伝える
• 目次の代わりとして、同封書類の一覧と枚数を明示する
• ビジネスマナーを体現し、採用担当者に誠実な印象を与える

「送付状」「添え状」「送り状」の違い

これらは呼び方が異なるだけで、すべて同じ書類を指します。ビジネス文書では「送付状」という表現が一般的ですが、採用担当者が見た時の評価に違いはありません。

なお、職務経歴書を送る場合、送付状は職務経歴書単独ではなく、履歴書と職務経歴書をセットで郵送するときに添付するものです。送付状の「同封書類」欄には、履歴書と職務経歴書の両方を記載します。

送付状は本当に必要か？採用担当者の本音

「送付状を入れなくても選考に影響はないのでは？」と感じる方は少なくありません。結論から言うと、郵送の場合は実質的に必要と考えておくべきです。

郵送の場合：入れるのがビジネスマナー

法律上の義務ではありませんが、採用担当者の多くは書類を受け取った時に送付状の有無を確認します。送付状がないと「ビジネスマナーを知らない」「丁寧さに欠ける」と判断されるリスクがあります。

採用担当者が送付状を確認する時間は数秒から十数秒程度です。それでも「封筒を開けたときの第一印象」として送付状の存在は無視できません。宛名の書き方や書類一覧の正確さで、応募者の仕事への姿勢が透けて見えます。

メール送付の場合：送付状は不要

メールで履歴書・職務経歴書を添付する場合、メール本文そのものが送付状の役割を果たします。添付ファイルとして送付状をPDFで別途用意する必要はありません。送付状のWordやPDFを別ファイルで添付すると、かえって採用担当者が開封しなければならないファイル数が増え、読みにくくなります。

転職エージェント経由の場合：不要

転職エージェントを通じて応募する場合、エージェントが企業とのやり取りを代行します。このケースでは応募者が個別に送付状を用意する必要はありません。エージェントに確認してから動くことをおすすめします。

職務経歴書の送付状テンプレートと書き方の基本

送付状に書く内容は5つの項目に整理できます。これらを正しい位置に記載することが、採用担当者に「慣れている」という印象を与える第一歩です。

項目	内容	記載位置
① 日付	郵送日（例：令和○年○月○日）	右上
② 宛先	会社名（法人格含む）・部署名・採用担当者名	左上
③ 自分の情報	氏名・住所・電話番号・メールアドレス	右（日付の下）
④ 本文	頭語（拝啓）・時候の挨拶・主文・結語（敬具）	中央
⑤ 同封書類	書類名と枚数を列挙（「記〜以上」の形式）	中央下

すぐ使えるテンプレート例文

以下は、職務経歴書・履歴書を郵送する際にそのまま使えるテンプレートです。○の部分を自分の情報に書き換えてご使用ください。

ポイントは「拝啓」で始め「敬具」で締めることです。頭語と結語はセットで使わなければいけないため、「拝啓」で始めたのに「敬具」がないケースは採用担当者の目に奇妙に映ります。

時候の挨拶の書き方（月別一覧）

「○○の候」に当てはまる時候の挨拶は、送付する月に合わせて選びます。間違えると「マナーを知らない」という印象を与えてしまうため、以下の表を参考にしてください。

月	時候の挨拶（例）
1月	厳冬の候・寒冷の候
2月	余寒の候・春寒の候
3月	早春の候・春暖の候
4月	陽春の候・春暖の候
5月	新緑の候・若葉の候
6月	初夏の候・梅雨の候
7月	盛夏の候・猛暑の候
8月	晩夏の候・残暑の候
9月	初秋の候・秋涼の候
10月	秋冷の候・紅葉の候
11月	晩秋の候・霜降の候
12月	師走の候・寒冷の候

時候の挨拶に迷う場合は、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という表現が通年使えて便利です。季節を問わず使えるため、送付月に関係なく安全に使用できます。

送付状をスマホで作成してコンビニ印刷したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。

スマホで送付状を作成してコンビニ印刷する手順を確認する

採用担当者が実際に確認している送付状の3つのポイント

採用担当者は毎日大量の書類を処理しています。送付状に目を向ける時間は数秒から十数秒程度。その短い時間に何が確認されているかを把握しておくことが、書き方の質を上げる近道です。

ポイント1：宛名の正確さ

会社名の正式名称（「株式会社」を略していないか）、部署名・担当者名が正確かどうかを採用担当者はすぐに確認します。「（株）」と略す、部署名が間違っているといったミスは「他社に出した書類の使い回し」や「確認不足」を示すサインと受け取られることがあります。

株式会社が社名の前か後かも必ず確認してください。「前株（株式会社○○）」と「後株（○○株式会社）」を逆に書いてしまうケースは実際に起きており、採用担当者の印象に残ります。

ポイント2：同封書類の一覧と枚数が実物と一致しているか

送付状の「同封書類」に「職務経歴書 1通」と書いてあるのに、封筒に入っていない。または枚数が異なる。こうしたズレは採用担当者に「仕事が雑」という印象を与えます。

最終確認として、書類を封筒に入れる前に送付状の同封リストと実物を一つずつ照合する習慣をつけてください。このひと手間が、誤送を防ぎます。

ポイント3：応募動機の一言が添えてあるか

送付状の本文に「御社の○○事業に魅力を感じ、応募させていただきました」という一文を添えると、定型文だけのものと比べて採用担当者の印象に残ります。

ただし、長々と自己PRを書く場所ではありません。1〜2文の簡潔な一言に留め、詳細は職務経歴書で伝えます。「なぜこの会社に応募したのか」が一言でも添えてあれば十分です。

送付状でやってしまいがちなNGパターン5選

送付状を初めて作成する方が陥りがちなミスを5つ挙げます。どれも一手間かければ防げるものばかりです。

封筒への書類の入れ方と郵送マナー

書類を重ねる順番

書類を封筒に入れるときの順番は、採用担当者が取り出した時に自然に読める順番にするのが原則です。封筒の表面から取り出した際に送付状が一番上に来るよう入れましょう。

• 1番目（一番上）：送付状
• 2番目：履歴書
• 3番目：職務経歴書

書類はクリアファイルに入れてから封筒に収めると、雨や湿気によるシワや汚れを防げます。書類を折らずに郵送できる角形2号封筒（A4サイズ対応）を選ぶことも重要なポイントです。

封筒の書き方と切手

封筒の表面には宛名を縦書きで書くのが一般的です。封筒の左下には赤字で「応募書類在中」と書くか、「応募書類在中」スタンプを押すと採用担当者への配慮が伝わります。

切手の料金は書類の重さによって変わります。自分で判断せず、郵便局の窓口で重さを測ってもらい、正確な切手代を確認してください。切手が不足していると書類が戻ってきたり、先方に不足分の支払いが発生したりするためです。

封筒の選び方や宛名の書き方については、こちらの記事も参考にしてください。

履歴書の封筒と印刷｜コンビニ手順・折り方・宛名まで解説

まとめ

• 送付状は郵送の場合は実質必須。メール・エージェント経由では不要
• 書くべき5項目は「日付・宛先・自分の情報・本文（頭語〜結語）・同封書類」
• 採用担当者は宛名の正確さ・書類枚数・一言PRの有無を確認する
• 会社名の略称・季節外れの時候の挨拶・自己PRの書きすぎは避ける
• 書類の順番は「送付状→履歴書→職務経歴書」、クリアファイルに入れて角形2号封筒で郵送する

送付状は1枚の書類ですが、採用担当者の目に最初に触れるものです。テンプレートを活用しながら、宛名と同封書類の確認だけは必ず行うようにしてください。

職務経歴書の送付状に関するよくある質問

送付状は手書きとパソコンどちらがいいですか？

パソコンでの作成が現在の主流です。手書きでも問題はありませんが、修正が難しく、誤字のリスクがあります。企業から「手書きで」という指示がある場合を除き、パソコンで作成してA4用紙1枚に印刷するのが無難です。フォントは明朝体（10.5〜12pt）が一般的です。

送付状に志望動機や自己PRはどれくらい書けばいいですか？

1〜2文程度の簡潔な一言に留めるのが正解です。「御社の○○事業に魅力を感じ応募いたしました」といった短い文を添える程度で十分です。詳細な志望動機・自己PRは職務経歴書に記載します。送付状に長文の自己PRを書くのは避けてください。

メールで職務経歴書を送る場合、送付状は必要ですか？

メール送付の場合は送付状は不要です。メール本文に宛名・氏名・応募職種・同封書類の案内を記載すれば、送付状の役割を果たします。別途送付状のPDFを添付する必要はありません。