履歴書テンプレートword｜採用担当者が選ぶ様式と落とし穴

この記事では、履歴書のWordテンプレートを無料でダウンロードできるサイト5選と、採用担当者が好む様式の選び方を解説します。JIS規格・厚生労働省様式の違い、写真の貼り方、PDF変換の手順、よくあるNG例まで、Wordで履歴書を作成するときに知っておくべきことをまとめました。

履歴書のWordテンプレートを無料でダウンロードできるサイト5選

指定様式がない場合、テンプレートをどのサイトから入手したかが採用担当者の印象を左右することはほぼありません。ただし、信頼性の高いサイトのテンプレートを使うことで、フォーマットの不備や様式の古さによる失点を防げます。以下の5サイトは掲載種類が多く、Wordファイルを無料でダウンロードできます。

① 厚生労働省の公式テンプレート

厚生労働省は2021年4月に履歴書の推奨様式を改定し、Word・Excel・PDF形式で公開しています。性別欄が任意記載になるなど現代の採用慣行に配慮した設計になっており、「最新の公式様式を使っている」という事実だけで採用担当者への心証がプラスに働くことがあります。

② リクナビNEXT（8種類のフォーマット）

リクナビNEXTでは、厚生労働省様式・職歴欄が多いタイプ・志望動機欄が大きいタイプ・写真欄なしのタイプなど8種類のWordテンプレートが無料でダウンロードできます。転職回数が多い方や、自己PRを重視したい方に合ったフォーマットが網羅されており、状況に応じて選びやすい設計です。

Word以外の形式（Excel・PDF）で履歴書テンプレートを比較したい方は、以下の記事で無料ダウンロード先を一覧できます。

③ タウンワークマガジン（A4・B5・用途別8種類）

タウンワークマガジンはA4判2枚印刷・A3判1枚印刷・アルバイト向け1枚版など、印刷形式まで考慮した8種類を提供しています。MacユーザーはPages形式も利用できるため、WindowsとMacどちらの環境にも対応しています。

④ ミライトーチResume（11種類・スマホ対応）

Word・Excel・PDF・Numbers・Pages形式で合計11種類のテンプレートを提供しており、種類の豊富さが特徴です。スマートフォンからのダウンロードにも対応しており、外出先からすぐに作業を始めたい方にも使えます。

⑤ ワンキャリア（新卒・就活向け5種類）

就活生を主な対象とし、Word・Excel・PDFで5種類のテンプレートを無料ダウンロードできます。学歴欄の記入スペースが多いフォーマットが含まれており、社会人経験のない方が使いやすい構成です。インターンシップやアルバイト応募にも対応しています。

採用担当者が好むWordテンプレートの選び方

種類が多くて迷う場合は、以下の3つの基準で絞り込むとスムーズに選択できます。

「厚生労働省様式」を基本に選ぶ理由

採用担当者の立場から見ると、テンプレートの種類よりも「情報が整然と記載されているか」のほうが重要です。それでも、様式選択で迷ったときのデフォルトは厚生労働省推奨様式にすることをすすめます。理由は次の2点です。

• 項目のバランスが整っている：学歴・職歴欄と志望動機・自己PR欄の分量が標準的に設計されており、特定の項目を書き漏らしにくい
• 採用側も見慣れている：多くの企業で普及しているため、担当者が項目の位置を把握しており、短時間でチェックできる

JIS規格様式は2021年以前の標準でした。現在は厚生労働省推奨様式が実質的な新標準となっているため、古い様式を使い続けることにメリットはありません。

転職・新卒・アルバイト別の最適なフォーマット

応募の目的によって最適なフォーマットが変わります。下表を参考にしてください。

応募目的	おすすめのフォーマット	理由
転職（職歴あり）	職歴欄が多い・志望動機欄が大きい様式	実績と転職理由を詳しく書けるスペースが必要
新卒・第二新卒	厚生労働省様式 / 学歴欄が多い様式	職歴が少ない分、学歴・資格でカバーする構成が有効
アルバイト・パート	A4判1枚のシンプル様式	記入量を絞ることで採用担当者が読みやすくなる
転職回数が多い	職歴欄が多い様式	職歴を省略せず、すべて記載できる欄数が必要

A4とB5 どちらを選ぶべきか

現在の採用シーンではA4サイズが事実上の標準です。B5サイズはJIS規格時代の名残であり、コンビニや家庭用プリンターでA4印刷が普及した現在、B5を選ぶ積極的な理由はありません。指定がない場合はA4を選択してください。

A4サイズには「A4判1枚」と「A4判2枚（学歴職歴欄と志望動機欄が分かれるもの）」の2パターンがあります。転職・就活の場合はA4判2枚組が基本です。

テンプレート以外の作成方法（Webツール・アプリ）と比較したい方は、以下の記事を参考にしてください。

WordテンプレートでよくあるNG5つ｜採用担当者が気にするミス

テンプレートをダウンロードしてもそのまま使えばよいわけではありません。採用担当者から見て「ビジネス文書の基本を知らない」と判断されやすいミスが5つあります。

NG①：フォントを変更する

テンプレートに設定されたフォントを「見やすいから」という理由でゴシック体やメイリオに変えるのは避けてください。履歴書のフォントは明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝など）が基本です。ゴシック体は視認性が高いものの、ビジネス文書としての格式感が下がると判断する担当者が一定数います。

フォントの選び方とサイズの正解について詳しく知りたい方は、以下を参考にしてください。

NG②：レイアウトを変えて余白を崩す

テンプレートには印刷時の余白設定がすでに組み込まれています。「書くスペースを増やしたい」という理由で上下左右の余白を変更すると、印刷時に項目が欠けたり枠線がずれたりすることがあります。余白はテンプレートのデフォルト設定のまま使うことが原則です。

書くことが多くて欄が足りない場合は、余白を調整するのではなく、職歴欄が多い別のテンプレートに切り替える方法を選んでください。

NG③：写真のトリミングや色調補正が過剰

Wordの機能を使って証明写真を「丸く切り抜く」「明度を上げてきれいに見せる」などの加工を行う方がいますが、逆効果になりえます。採用担当者が確認したいのは実際の本人の外見が予測できる自然な写真です。過度な加工は「本人と見た目が違う」と判断され、面接時に印象が下がるリスクがあります。

NG④：セル幅が崩れたまま提出する

Wordのテンプレートは文字量によって自動的に行の高さが変わる設定のものがあります。長い大学名を入力したときや職歴を追加したときにレイアウトが崩れることがあります。提出前に必ず印刷プレビューで全ページのレイアウトを確認することを習慣にしてください。

NG⑤：Wordファイルのまま送る

メールや求人サイトから履歴書を送付する場合、WordファイルはPDFに変換してから送るのが基本です。Wordファイルのまま送ると採用担当者の環境によってフォントやレイアウトが崩れて表示される可能性があります。また、ファイルを開くと変更履歴やコメントが残っている場合もあるため、PDF変換は必須と考えてください。

WordテンプレートへWEB証明写真を正しく貼る手順

履歴書の写真欄への証明写真の貼り付けは、Wordの操作を正しく行わないと位置がずれたまま提出してしまいます。以下の手順で作業してください。

証明写真のサイズ（縦4cm×横3cm）

履歴書に貼る証明写真の標準サイズは縦4cm×横3cmです。テンプレートの写真欄もこのサイズに合わせて設計されています。写真の解像度は印刷時に荒れないよう200dpi以上を確保してください。スマートフォンで撮影した画像は十分な解像度がありますが、過度に拡大すると粗くなります。

Wordに写真を貼って固定する5ステップ

1. 「挿入」タブ→「画像」を選択して証明写真のファイルを挿入する
2. 挿入した画像を右クリック→「文字列の折り返し」→「前面」に設定する
3. 画像を右クリック→「図の書式設定」で縦4cm・横3cmに数値入力する
4. 写真欄の枠に合わせてドラッグで位置を調整する
5. 印刷プレビューで写真の位置と余白がずれていないか確認する

採用担当者が確認する写真のポイント

履歴書のWordファイルをPDFに変換する手順

完成した履歴書はPDFとして保存してから送付します。WindowsとMacでそれぞれ手順が異なります。

Windowsの場合

1. 「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択する
2. ファイル名を「氏名_履歴書.pdf」などに設定し、保存場所を指定して「発行」をクリックする
3. 保存されたPDFをWindowsのPDFビューアで開き、レイアウトが崩れていないか確認する

Macの場合

1. 「ファイル」→「プリント」を選択する（⌘+Pのショートカットキーが便利）
2. ダイアログ左下の「PDF」ボタンをクリック→「PDFとして保存」を選択する
3. 保存先とファイル名を指定して保存し、プレビューアプリで内容を確認する

PDF変換後に確認すべき3つのポイント

• フォントが正しく表示されているか：Wordで使ったフォントがPDFで文字化けしていないか確認する
• 写真の解像度が保たれているか：PDFにしたときに証明写真が粗くなっていないか確認する
• 全ページが含まれているか：2枚組テンプレートを使用した場合、1ページのみになっていないか確認する

まとめ

• 履歴書のWordテンプレートは厚生労働省推奨様式（2021年改定版）を第一候補にする
• 転職回数・経験量に合わせてフォーマットを選ぶと、職歴や志望動機を過不足なく書けるスペースが確保できる
• A4サイズが現在の標準。転職・就活の場合はA4判2枚組を選ぶ
• フォント変更・余白変更・写真への過剰加工の3つが、Wordで最も多いNG操作
• 提出前に印刷プレビューで全ページを確認し、必ずPDFに変換してから送付する

Wordテンプレートを使った履歴書作成は、手順を正しく踏めば難しくありません。様式の選択・フォントの維持・PDF変換の3つを押さえるだけで、採用担当者から見て「書き方を知っている人」という評価につながります。

履歴書のWordテンプレートに関するよくある質問

履歴書のWordテンプレートはどこでダウンロードできますか？

厚生労働省の公式サイトのほか、リクナビNEXT・タウンワークマガジン・ミライトーチResume・ワンキャリアなどの転職・就活サイトが無料でWordテンプレートを提供しています。厚生労働省様式は2021年改定後の最新版が公開されており、最もスタンダードな選択肢です。

JIS規格と厚生労働省様式の違いは何ですか？

JIS規格様式は2021年以前の標準で、性別欄・扶養家族欄が必須記載でした。厚生労働省推奨様式（2021年改定）ではこれらが任意記載となり、現代の採用慣行に沿った設計になっています。現在転職・就活で使うなら厚生労働省様式を選んでください。

転職の場合はWordテンプレートをどれにすればいいですか？

転職実績がある方は「職歴欄が多いタイプ」か「志望動機・自己PR欄が広いタイプ」を選ぶと書ける分量が確保できます。転職回数が3回以上ある場合は特に職歴欄の行数が多いテンプレートを選ぶことで、職歴を省略せずに記載できます。

WordファイルのままメールするのはNGですか？

基本的にNGです。採用担当者のパソコン環境でWordのバージョンや設定が異なると、フォントやレイアウトが崩れて表示される可能性があります。また変更履歴が残っているリスクもあります。必ずPDFに変換してから送付し、ファイル名は「氏名_履歴書.pdf」のように整理してください。

履歴書の送付状（添え状）もWordテンプレートが使えますか？

送付状もWordテンプレートが多数公開されています。リクナビNEXTやタウンワークマガジンが提供するテンプレートには添え状用フォーマットが含まれているものもあります。履歴書・職務経歴書・送付状をセットでWordで作成し、まとめてPDFに変換してから送付するのが効率的です。