履歴書の添え状テンプレート｜書き方と採用担当者が見るポイント

この記事では、履歴書を郵送する際に同封する添え状（送付状）のテンプレートと書き方を解説します。採用担当者が実際に見ているポイント、よくあるNG例、転職・新卒・パート別の書き方も紹介します。

添え状（送付状）とは何か

添え状とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する際に同封するあいさつ状のことです。「書類をお送りします」という表書きとしての機能と、ビジネスマナーが身についていることを示す機会の両方を担います。

書類選考において採用担当者が最初に手にするのが添え状です。内容は短くシンプルですが、それだけに「正確に書けているか」が問われます。

添え状・送付状・送り状の呼び方の違い

「添え状」「送付状」「送り状」「カバーレター」と複数の呼ばれ方がありますが、転職・就活の文脈ではすべて同じ書類を指しています。どの呼び名で記載しても採用担当者への印象は変わりません。

呼び名	主な使用場面
添え状	転職・就職活動全般で広く使われる一般的な呼称
送付状	ビジネス文書としての正式な呼称
送り状	一般的な郵送物の文脈でも使用される
カバーレター	外資系・グローバル企業への応募で使われることがある

採用担当者が添え状で確認していること

採用担当者が添え状を読む時間は、多くの場合10〜30秒程度です。「内容が素晴らしい」と評価されることより、「誤りがない」「書類が整っている」という状態が重要です。

添え状は「加点材料」ではなく、「減点を防ぐための書類」と考えることが適切です。正確にシンプルに書くことが最優先です。

添え状が必要な場面・不要な場面

添え状の要否は「提出方法」で決まります。すべての応募で必要なわけではありません。

郵送する場合は必須

履歴書を郵送するときは、添え状の同封がビジネスマナーです。書類だけを封筒に入れて送ると、採用担当者に「ビジネス文書の基本を知らない人物」という印象を与えるリスクがあります。

手渡し・Web応募は不要

以下の場合、添え状は準備しなくて構いません。

• 面接会場で直接手渡しする場合——「本日はよろしくお願いいたします。書類をお持ちしました」と一言添えて渡すだけで十分です
• WebフォームやメールでPDFを提出する場合——メール本文がカバーレターの役割を果たします
• 求人票に「添え状不要」と明記されている場合——指示に従ってください

履歴書の添え状テンプレート（コピーして使える）

状況別に3パターンのテンプレートを用意しました。○○の部分を実際の情報に変えてご使用ください。

転職・中途採用向けテンプレート

新卒・就活向けテンプレート

パート・アルバイト向けテンプレート

添え状の書き方——8つの構成要素

テンプレートをそのまま使う場合でも、各項目の意味と書き方のルールを把握しておくと、誤記を防げます。

①日付　②宛名　③差出人の書き方

日付は「投函日（実際に郵便ポストに入れる日）」を記載します。「作成日」や「前日の日付」を書くと、採用担当者が受け取った日付とのズレが生じることがあります。また、「○月吉日」はビジネス文書では不適切です。必ず具体的な日付を入れてください。

宛名は求人票や企業の公式Webサイトで正式名称を確認してから記載します。「（株）」などの略称は使わず、「株式会社」の位置（前株・後株）も正確に書いてください。

シーン	宛名の書き方
採用担当者の個人名がわかる場合	○○株式会社 人事部 山田太郎様
部署名のみ判明している場合	○○株式会社 人事部 採用担当 御中
担当者名・部署名ともに不明の場合	○○株式会社 採用担当 御中

「様」と「御中」は混在させません。個人名には「様」、部署・担当者宛には「御中」を使います。

差出人（自分の情報）は氏名・住所・電話番号・メールアドレスを右寄せで記載します。企業への宛名と自分の情報が逆（左右）になるよう配置するのが正式な書式です。

④頭語・結語と⑤時候の挨拶

頭語と結語はセットで使います。「拝啓」で始めたら「敬具」で終わります。「謹啓」で始めたら「謹白」で終わります。転職・就活の添え状では「拝啓」「敬具」の組み合わせが最も一般的です。

時候の挨拶は月ごとに異なりますが、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という定型文は通年で使えるため、月を気にせず使用できます。

⑥本文（応募経緯・要件）の書き方

本文は「何のために送ったか」と「応募の経緯」をシンプルに伝えるだけで十分です。3〜5文程度にまとめます。

⑦同封書類一覧と⑧「以上」

「記」と「以上」の間に同封する書類を箇条書きにします。「記書き」形式では句点（。）は使いません。「以上」は右寄せで記載するのが正式な書式です。

書類の名称は正確に記載します。「履歴書」「職務経歴書」「資格証明書」など、実際に同封したものだけをリストアップしてください。添え状に書いた書類が実際には入っていない場合、採用担当者に「確認不足」という印象を与えます。

採用担当者が見るNG例——よくある5つのミス

NG① 自己PRを書きすぎる

添え状はあくまでも書類送付の通知文です。志望動機や自己PRを長々と書いても、採用担当者が精読することはまずありません。本文は「どの求人に、どこから応募し、書類を送った」という3点だけ伝えれば十分です。

NG② 宛名・同封書類のミス

最も多いミスが宛名の誤記です。特に以下の点は必ず確認してください。

• 「株式会社○○」を「○○株式会社」と書き間違える（前株・後株は企業によって異なります）
• 採用担当者の名前を間違える、敬称を「様」「御中」で使い分けられていない
• 同封書類リストに書いた書類が実際には入っていない（または余分な書類が入っている）

NG③ 病院・医療機関に「貴社」と書く

「貴社」は企業（会社）向けの表現です。医療機関に応募する場合は「貴院」、学校法人なら「貴校」を使います。この誤りは「応募先を調べていない」という印象につながります。

応募先の種別	使う表現
会社・法人	貴社
病院・クリニック・診療所	貴院
医療法人	貴法人
学校法人	貴校
社会福祉法人	貴法人

NG④ 手書きか印刷かの判断ミス

添え状は原則「パソコンで作成・印刷」が適切です。手書きを好む企業も一部ありますが、明示されていない限りは印刷で問題ありません。

作成方法	適切なシーン
パソコン印刷	一般的な転職・新卒活動（ほとんどのケース）
手書き	求人票に「手書き指定」がある場合、伝統産業・職人系の業界

NG⑤ 2枚以上になる

添え状はA4用紙1枚に収めることが原則です。内容が長くなって2枚以上になる場合は、自己PRなど本来添え状に書くべきでない内容を書いていないか確認してください。本文を「応募経緯と書類送付の通知」に絞れば、1枚に収まらないことはほぼありません。

状況別 添え状の書き方アレンジ

病院・医療機関への応募

「貴社」ではなく「貴院」を使うことは前述のとおりです。それ以外の書き方は通常の転職・中途採用向けテンプレートと同様です。

ハローワーク経由の応募

ハローワーク経由で紹介を受けた場合は、応募経路を本文中に明記します。採用担当者がどのルートからの応募かを把握しやすくなります。

スマホで添え状を作る方法

パソコンがなくても、スマホだけで添え状の作成から印刷まで完結できます。GoogleドキュメントやWordアプリでテンプレートを編集し、コンビニのプリンターで印刷する方法を別記事で解説しています。

添え状の封筒への入れ方と郵送マナー

添え状は封筒を開封したときに最初に目に入る位置（書類の一番上）に置くのが基本です。

• 封筒サイズ：「角形2号（角2）」を使用します。A4書類が折らずに入るサイズです
• 折り方：履歴書・職務経歴書・添え状はすべて折らずに入れます
• 封入の順番：上から「添え状」→「履歴書」→「職務経歴書」の順が一般的です
• 封筒の表面：左下に赤字で「履歴書在中」と記載し、四角で囲みます
• 切手：料金不足を防ぐため、郵便局の窓口で重さを確認してから切手を貼ります

封筒の書き方と購入先については、こちらの記事で詳しく解説しています。

まとめ

• 添え状は郵送時は必須、手渡し・Web応募では不要
• 採用担当者が確認するのは「日付・宛名・同封書類リストの正確さ」であり、加点より減点防止の書類
• 本文は「応募経緯と書類送付の通知」のみ。自己PRは不要
• 病院には「貴社」ではなく「貴院」を使う
• 封入順は上から「添え状→履歴書→職務経歴書」が基本

テンプレートをコピーして使いながら、宛名と同封書類リストだけは必ず実際の情報で確認・記載してください。

履歴書の添え状に関するよくある質問

添え状がないと書類選考で不利になりますか？

郵送にもかかわらず添え状がない場合は、ビジネスマナーを理解していないと判断されることがあります。ただし、添え状の有無よりも履歴書・職務経歴書の内容のほうが選考に影響します。郵送するなら同封するのが無難です。

添え状はWordで作らないといけませんか？

WordはA4サイズ・横書き形式での作成がしやすいため多く使われますが、Googleドキュメント・テキストエディタ・スマホアプリでも問題ありません。最終的にA4サイズで印刷できれば、使用するソフトウェアは問いません。

時候の挨拶は月ごとに変えないといけませんか？

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」は通年で使える定型文のため、月を気にせず使用できます。月ごとの時候の挨拶（「春暖の候」など）を使う場合は月と季節が合っているか確認が必要ですが、通年対応の定型文を使うほうが安全です。

メールで応募書類を送るときも添え状は必要ですか？

メール送付の場合は添え状ファイルを別途作成する必要はありません。メール本文に「○○職に応募します。添付の通り応募書類をお送りします。ご確認のほどよろしくお願いいたします」と記載すれば、それがカバーレターの役割を果たします。