履歴書テンプレート無料ダウンロード｜用途別の選び方と採用担当者の本音

この記事では、転職・新卒・アルバイト別に使える無料の履歴書テンプレートの選び方と、ダウンロード後に押さえるべき記入のコツを解説します。採用担当者がフォーマット選びで実際に確認しているポイントも合わせて紹介します。

迷ったらまず「厚生労働省様式」を選ぶべき理由

履歴書テンプレートは種類が多く、どれを選んでも問題ないわけではありません。転職・就職活動の場合、まずは厚生労働省が公開している様式をベースに選ぶことが基本です。

フォーマットの種類によって志望動機欄や職歴欄のサイズが変わります。用途に合わないサイズを選ぶと書ける情報量が制限されるだけでなく、「書類作成に不慣れな人」という印象を与えることもあります。

厚生労働省様式が転職・就活に安心な理由

厚生労働省は2021年4月に履歴書の推奨様式を改定しました。旧来のJIS規格と最も大きく変わったのは、「通勤時間・扶養家族数・配偶者・健康状態」の記入欄が削除された点です。

これらの項目は採用選考において不適切な個人情報収集にあたる可能性があるとして、任意記載とされました。現在の採用市場ではこの最新様式が事実上の標準フォーマットとして定着しているため、テンプレートを選ぶ際は2021年以降の最新様式に対応しているかどうかを確認してください。

A4判2枚・A3判1枚・A4判1枚の違いと選び方

履歴書のサイズには主に3種類あります。どれを選ぶかは応募の目的と自分の経歴量で判断してください。

サイズ	特徴	向いている人
A4判2枚（計A3相当）	記入スペースが広く、職歴・志望動機をしっかり書ける	転職者・職歴が複数ある人
A3判1枚（折りたたみ）	コンパクトで提出しやすい、書く量が少なくて済む	新卒・職歴が少ない人
A4判1枚（簡易版）	志望動機欄などが小さい、バイト応募向け	アルバイト・パート

転職活動でA4判1枚の簡易版を使うと職歴を十分に書けないケースが生じます。職歴が2社以上ある場合は、A4判2枚タイプを選ぶのが基本です。

用途別・状況別の無料テンプレート選び方

履歴書テンプレートは「全員が同じものを使えばいい」という性質のものではありません。転職なのか、新卒就活なのか、アルバイトなのかによって、採用担当者に伝わる情報量と印象が変わります。

転職者向け：職歴欄・志望動機欄が大きいフォーマット

転職活動では、これまでの職歴と志望動機の説得力が選考の軸になります。職歴欄が多く取れるフォーマット、または志望動機欄が広めのレイアウトを選んでください。

転職回数が多い（3社以上）場合は、職歴欄の行数が多いタイプが必要です。一方、1〜2社目の転職で職歴が少ない場合は、自己PR・志望動機欄が広いタイプを選ぶとアピールスペースを確保できます。

新卒・第二新卒向け：学歴と自己PR欄のバランスが大事

新卒や第二新卒は職歴が少ない分、学歴の記載と自己PR欄の使い方が評価の鍵を握ります。入学・卒業の両方を記載すると学歴欄のスペースを消費するため、学歴欄と自己PR欄がバランスよく配置されたフォーマットを選ぶのが正解です。

アルバイト歴しかない場合でもA4判2枚のフォーマットを使うと「丁寧に書いてくれた」という印象につながります。A4判1枚の簡易フォーマットは、正社員採用を目的とした就職活動では避けたほうが無難です。

アルバイト・パート向け：A4判1枚のシンプルなタイプでOK

コンビニや飲食店のアルバイト・パート応募であれば、A4判1枚のシンプルなフォーマットで問題ありません。志望動機欄がコンパクトな分、採用担当者も「簡潔に書いてくれれば十分」という姿勢で見ています。

ただし、応募先の企業が特定のフォーマットを指定していないか、求人票を必ず確認してください。「弊社指定の用紙をご使用ください」と書かれている場合は、その指示に従います。

テンプレートの種類をもっと詳しく比較したい方は、無料テンプレートのおすすめ比較もあわせて確認してみてください。

ファイル形式別の特徴と使い分け（Word・Excel・PDF）

同じ厚生労働省様式でも、Word・Excel・PDFの3形式が提供されていることがほとんどです。提出方法や自分の使用環境に合わせて選んでください。

形式	メリット	デメリット	向いている提出方法
Word（.docx）	文字数に合わせてレイアウトを柔軟に調整できる	環境によってレイアウトがずれることがある	PC入力・印刷・PDF変換後にメール送信
Excel（.xlsx）	セル幅が固定されレイアウトが崩れにくい	文字の折り返し調整が手間になる場合がある	印刷
PDF	レイアウトが完全に固定される	通常のPDFでは入力できない（専用ソフトが必要）	手書き用印刷・電子送信

PC作成で印刷・メール送信するならWordが最も扱いやすい

PCで文字を入力して印刷またはPDF変換してメールで送る使い方をするなら、Wordが最もバランスの良い選択肢です。

フォントはMS明朝またはヒラギノ明朝などの明朝体が基本で、サイズは10.5〜11ptが読みやすい目安とされています。メール添付で送る際は、相手の環境でフォントが変わらないようPDFに変換してから送ることをおすすめします。

履歴書のフォント選びについて詳しくはこちらの記事で解説しています。

Excelはレイアウトの崩れを防ぎたい場合に有効

表形式で管理されているExcelテンプレートは、セルの幅と高さが固定されているためWordより印刷時のレイアウト崩れが起きにくいのが特徴です。ただし、記入できる文字数がセルサイズに制限されます。長めの志望動機・自己PRを書きたい場合は、行の高さを手動で調整する手間が生じます。

PDFは手書き用印刷または電子送信の最終形として

PDFフォーマットは手書きで記入する場合に印刷して使うか、Adobe Acrobatなどのソフトでテキスト入力できる「入力可能PDF」として使います。WordやExcelで作成した書類は、メール送信前にPDFに変換することで相手の環境に関係なく正確なレイアウトを届けられます。

スマートフォンだけで作成から印刷まで完結させたい方には、専用ツールを使う方法もあります。詳しくはスマホで作成する方法と使いやすいアプリ比較をご覧ください。

採用担当者が見るテンプレート選びの落とし穴

「テンプレートはどれでも同じ」と思って選んでいると、知らないうちに減点されているケースがあります。採用担当者が実際に気づいているフォーマット選びの失敗例を3つ紹介します。

用途ミスマッチで起きる「職歴が書ききれない」問題

最も多い失敗は、アルバイト向けの簡易フォーマット（A4判1枚）を転職活動で使ってしまうケースです。職歴欄が3行程度しかないテンプレートでは、2社以上の経歴を書くスペースがなくなります。

企業指定フォーマットを見落とすリスク

求人票や企業のウェブサイトに「当社指定の履歴書をご使用ください」と明記されている場合があります。この指示を見落として別のテンプレートで応募すると、書類審査の対象外となる可能性があります。

特に公務員試験・金融機関・大手製造業・病院などは独自フォーマットを使うケースが多いです。応募前に求人票・企業サイト・メールの案内文を必ず確認し、フォーマット指定がある場合はそちらを絶対に優先してください。

思わず通過させたくなる履歴書に共通するポイント

採用担当者はフォーマットそのものより記入内容の充実度を重視します。ただし、フォーマット選択がズレていると内容を読む前にマイナス印象が積まれることは覚えておいてください。

ダウンロード後の記入ポイント（採用担当者目線）

テンプレートをダウンロードしたら、次は各項目を正確かつ採用担当者に伝わる形で記入することが必要です。基本欄と志望動機・自己PR欄のポイントを整理します。

基本情報・学歴・職歴欄の記入ルール

基本情報欄のポイントは「正確さ」です。住所は都道府県から省略なく記入し、電話番号は現在つながるものを書きます。学歴・職歴欄でよくある記入ミスは以下のとおりです。

• 学校名・学部名を省略して書く（正式名称で書くのが原則）
• 入社と退社のどちらか一方を書き忘れる（「入社」「退職」の両方の記載が必要）
• 職歴欄の日付が西暦と和暦で混在している（どちらかに統一する）
• 学歴欄と職歴欄の最終行に「以上」を書き忘れる

学歴欄の「入学」と「卒業」は必ずセットで記入してください。入学のみ・卒業のみでは、在学期間が採用担当者に正確に伝わりません。特に大学と大学院の両方を記載する場合は、順序と組み合わせを整合させることが重要です。

志望動機・自己PR欄で差をつけるためのコツ

テンプレートを選んで基本欄を埋めた後、最も差が出るのが志望動機と自己PRです。採用担当者が志望動機欄で確認したいのは「なぜ他社ではなくこの会社なのか」という一点に尽きます。

会社の事業内容や求人票から読み取れる情報をベースに、自分の経験・スキルとつなげて書くことで「この会社のことを調べてきた人だ」という印象を与えられます。

履歴書をPC・スマホ問わず手軽に作成できるWebサービスを探している方は、履歴書作成ツールおすすめ比較もあわせてご確認ください。

まとめ

• テンプレートは2021年改定の厚生労働省様式ベースのものを基本に選ぶ
• 転職はA4判2枚、新卒は学歴・自己PR欄のバランス型、アルバイトはA4判1枚が目安
• ファイル形式はPC入力・印刷にはWord、電子送信にはPDF変換後の送信が安心
• 応募前に企業指定フォーマットの有無を必ず確認する
• テンプレート選択より記入内容の充実度が選考を左右する

テンプレートのダウンロードはあくまでスタート地点です。適切なフォーマットを選び、各欄を丁寧に埋めることで、採用担当者に「準備をしてきた人」という印象を確実に届けられます。

履歴書テンプレートに関するよくある質問

履歴書テンプレートは必ず厚生労働省のものを使わないといけませんか？

法律上の指定はなく、どのフォーマットを使っても構いません。ただし、2021年改定の厚生労働省様式は不適切な個人情報項目が削除されており、採用現場での標準フォームとして最も受け入れられやすいです。特に指定がなければこの様式をベースに選ぶことをおすすめします。企業から独自フォーマットの指定がある場合は、そちらを優先してください。

スマホだけで履歴書を作成・提出することはできますか？

可能です。スマホ対応の履歴書作成サービスを使えば、テンプレートの選択から文字入力・PDF出力・コンビニ印刷まで完結できます。ただし、応募先がWeb応募システムを使っている場合はその指示に従ってください。スマホでの作成方法は別記事で詳しく解説しています。

無料でダウンロードした履歴書テンプレートを使うと採用担当者に悪い印象を与えますか？

フォーマット自体が原因で印象が悪くなることはほとんどありません。採用担当者が重視するのは記入内容の充実度です。ただし、用途に合わないサイズ・古い様式・企業指定以外のフォーマットを使うと、書類管理や準備の面で懸念されることがあります。

MacやiPhoneでも使える無料テンプレートはありますか？

あります。多くの転職サービスではWord・Excel・PDF形式に加え、MacのPages形式もダウンロードできるテンプレートを提供しています。iPhoneのPagesアプリでも編集できるため、Mac・iOS環境の方もすぐに活用できます。提出の際はPDFに変換してから送ることで、相手のOS環境を問わず正確なレイアウトで届けられます。