履歴書受け取りましたメールへ返信すべき？例文とマナー

この記事では、企業から届いた「履歴書を受け取りました」メールへの返信が必要かどうかの判断基準と、そのまま使える返信例文を解説します。自動送信と個別送信の見分け方、採用担当者が好印象を持つマナーもあわせて紹介します。

「受け取りましたメール」への返信、必要か不要か

企業から届いた履歴書受領メールへの返信は、必ず必要というわけではありません。返信すべきかどうかは、届いたメールが「自動送信」か「担当者が個別に送ったもの」かによって判断します。

返信しなくてよいケース：自動送信メールの見分け方

以下のいずれかに当てはまる場合、そのメールは自動送信です。返信は不要です。

• 送信元のアドレスが「no-reply@〜」「noreply@〜」になっている
• 本文に「このメールへの返信はご遠慮ください」と記載されている
• 応募直後の数分以内に届いている（タイムスタンプが応募直後）
• 内容が完全に定型文で、担当者名や個人向けのコメントが一切ない

自動送信メールへの返信は、宛先不明でエラーになるケースもあります。「返信しないと失礼かも」と心配する必要はありません。

返信した方がよいケース：個別対応メールの特徴

一方、以下のような特徴があるメールは、採用担当者が個別に送った可能性が高いです。返信することで丁寧な印象を残せます。

• 送信元が「採用担当 〇〇」など、担当者名の入ったアドレス
• 本文に応募者の名前や具体的な応募職種が記載されている
• 「書類を拝見しました」「ご応募いただきありがとうございます」など、手書き感のある文面
• 応募から数時間〜翌日以降に届いた（人が確認してから送ったタイミング）

採用担当者が好印象を持つ返信メールのマナー4つ

返信することを決めたら、内容よりもまずマナーを押さえることが先です。採用担当者は毎日多くのメールを処理しています。短く、正確に、早く返信することが、もっとも評価される行動です。

件名はそのまま「Re:」で返す

返信メールの件名は変えないのがビジネスメールの基本です。「Re: 履歴書受領のご連絡」のように「Re:」がついた状態のまま送信してください。

件名を独自に変えると、採用担当者がメールのスレッドを追いにくくなり、対応漏れの原因になることがあります。複数の応募者を同時に管理している担当者にとって、件名の統一はスレッド管理上の重要な要素です。

翌営業日までに送る

返信は24時間以内、遅くとも翌営業日の午前中までを目安にしてください。夜間や休日の受信であれば、翌営業日の午前中の返信で問題ありません。

数日後の返信は「メールを見ていなかったのか」という印象を与えることがあります。書類選考中は企業からのメールを見落とさないよう、こまめに確認する習慣をつけておくとよいでしょう。

本文は短く「感謝＋結び」だけでよい

返信メールの本文に必要な要素は2つだけです。

• 感謝：ご連絡いただいたことへのお礼
• 結び：引き続きよろしくお願いする旨

長文で自己PRを追加したり、「いつ結果が出るか」を尋ねたりする必要はありません。採用担当者に余計な負担をかけない、5〜6行のシンプルな返信が好印象につながります。

署名を必ず入れる

メールの末尾には必ず署名（氏名・連絡先）を入れてください。採用担当者が折り返し連絡する際に、あなたの情報がすぐ確認できる状態にしておくことが重要です。

署名に含めるべき情報は以下の通りです。

• 氏名（フルネーム）
• 電話番号（日中に連絡がつく番号）
• メールアドレス

そのまま使える返信例文3選

状況別に使い分けられる例文を3パターン用意しました。コピーして、自分の名前や企業名に書き換えるだけで使えます。

パターン①：シンプルな感謝のみ（もっとも汎用的）

迷ったらこのパターンを使ってください。自動送信か個別送信かの判断がつかない場合や、初めてやり取りする企業への返信としても違和感のない内容です。

パターン②：意欲を一言添えたもの

採用担当者が個別にメールを送ってきた印象がある場合に使うパターンです。志望意欲を一言添えることで熱意が伝わります。ただし、長文にはせず1〜2文にとどめることが重要です。

パターン③：書類の到着確認を兼ねるもの

郵送で履歴書を送った場合、到着したかどうか不安になることがあります。企業から受領確認のメールが届いたときは、安堵の気持ちを自然に含めた返信ができます。

やってしまいがちなNG返信と採用担当者の本音

返信すること自体は好印象につながりますが、内容によっては逆効果になることもあります。採用担当者が「少し気になるな」と感じるNG返信のパターンを確認しておきましょう。

まとめ

• 「受け取りましたメール」への返信は、自動送信なら不要・個別送信なら返信が望ましい
• 返信する場合は件名をそのまま「Re:」で返し、24時間以内（遅くとも翌営業日まで）に送る
• 本文は「感謝＋結び」の2要素のみでOK。長文・自己PR再送・選考確認は逆効果になる
• 採用担当者が評価するのは内容の量より、返信の「タイミング」と「簡潔さ」
• 署名は氏名・電話番号・メールアドレスの3点セットで忘れずに入れる

書類選考中のメールのやり取りは、面接前の第一印象を形成する機会です。返信ひとつでも、丁寧なコミュニケーションができる人という印象を積み重ねることができます。

「受け取りましたメール」への返信に関するよくある質問

自動返信か個別送信か見分ける方法はありますか？

送信元アドレスが「no-reply@〜」の場合は自動返信です。また、「このメールへの返信はご遠慮ください」という一文がある場合も自動送信です。応募直後の数分以内に届いた場合や、本文が完全に定型文で担当者名がない場合も自動送信の可能性が高く、その場合は返信不要です。

返信メールに「お世話になっております」は適切ですか？

はじめてやり取りする相手であっても、応募を通じて関係が始まっているため「お世話になっております」は使えます。より丁寧にしたい場合は「はじめてご連絡申し上げます」や「このたびはご連絡いただきありがとうございます」から始める書き方でも問題ありません。

返信メールを送り忘れた場合はどうすればよいですか？

気づいた時点で送っても問題ありません。「お返事が遅くなり失礼いたしました」と一言添えた上で、簡潔に感謝と結びを伝えてください。書類選考の評価に大きく影響するケースはほぼありませんが、気づいた時点で速やかに送ることが大切です。

返信メールに添付ファイルをつけてよいですか？

受領確認メールへの返信に添付ファイルをつけることは避けてください。書類は既に送付済みであり、再送することで「同じ書類が複数届いた」という混乱を生じさせる可能性があります。企業側から追加書類の提出を求められた場合のみ添付してください。