履歴書テンプレートの選び方と書き方｜採用担当者が見る落とし穴

この記事では、履歴書テンプレートの正しい選び方と、各項目の書き方を採用担当者の視点から解説します。どのフォーマットを使えばいいか、証明写真・学歴・志望動機をどう書けば書類選考を通過できるか、具体的なNG例とともに紹介します。

履歴書テンプレートの選び方｜種類と特徴を整理する

「履歴書テンプレートをダウンロードしたいが、種類が多くてどれを選べばいいかわからない」という状況は珍しくありません。まずはテンプレートの種類と、採用担当者がフォーマットを見たときに感じることを整理します。

厚生労働省推奨様式とは？2021年の改訂ポイント

2021年4月、厚生労働省は履歴書の推奨様式を改訂しました。最大の変更点は、プライバシーに関わる記入欄の削除です。

項目	改訂前	改訂後（2021年4月〜）
性別欄	「男・女」から選択（必須）	任意記入（空欄でも可）
通勤時間	記入欄あり	廃止
扶養家族数	記入欄あり	廃止
配偶者の有無	記入欄あり	廃止
配偶者の扶養義務	記入欄あり	廃止

これらの項目は、採用の合否に関係ない個人情報として削除されました。厚生労働省推奨様式は厚生労働省の公式サイトから無料でダウンロードできます。

転職・新卒・アルバイト別の最適なテンプレート選び

応募先や状況に合わせたテンプレート選びが必要です。用途別の選び方をまとめます。

対象	推奨テンプレート	ポイント
転職活動	厚生労働省推奨様式 or 志望動機欄が広い様式	職歴が多い場合、職歴欄が広いものを選ぶ
新卒就活	自己PR欄が充実した様式	学歴・アルバイト・課外活動を書きやすい形式
アルバイト	シンプルな1枚完結様式	志望動機・希望勤務時間が書ける枠があるもの
パート・主婦	本人希望欄が広い様式	勤務条件（時間・曜日）を詳しく書ける欄が必要

テンプレートの入手先や無料ダウンロード先については、以下の記事でまとめています。

採用担当者が教える履歴書テンプレートの選び方と注意点

採用担当者が「このフォーマットは怪しい」と感じるNGパターン

テンプレートの選び方を誤ると、中身を見る前に印象を下げることになります。採用担当者が実際に気にするNGパターンを3つ紹介します。

基本情報欄の書き方と採用担当者が最初に見るポイント

履歴書を手にした採用担当者が最初に目を向けるのは、基本情報欄と証明写真です。ここに不備があると、その後の内容への期待値が下がります。

日付・氏名・住所・連絡先の正しい書き方

基本情報欄の書き方ルールは細かく決まっています。「なんとなく」で書くと思わぬミスを招きます。

項目	正しい書き方	よくあるNG
日付	郵送は「投函日」、手渡しは「面接当日」の日付	空欄・古い日付のまま
氏名	フルネームを楷書で丁寧に。ふりがなは「ふりがな」欄ならひらがな、「フリガナ」欄ならカタカナ	略字・崩し字・ふりがなとフリガナを間違える
生年月日	元号（令和・平成など）と西暦を統一して書く。履歴書全体で表記を統一すること	元号と西暦が混在している
住所	都道府県から丁寧に記入。マンション名・部屋番号まで省略しない	「上記に同じ」「同上」などの省略
電話番号	すぐに連絡がとれる番号（携帯が望ましい）。ハイフンを入れて読みやすくする	固定電話のみ・番号が間違っている
メールアドレス	就職活動専用か、シンプルなアドレスを使用	「love_chan2001@〜」などの個性的なアドレス

証明写真で差がつく「印象」と避けるべきNG

採用担当者は履歴書を手にしたとき、証明写真を高確率で最初に確認します。写真は書類選考の第一印象を決める重要な要素です。

• サイズ：縦40mm×横30mmが標準（企業指定がある場合はそれに従う）
• 撮影時期：3ヶ月以内の写真を使用する（古い写真は現在の外見と異なる場合があり、印象を損ねることがある）
• 服装：スーツが原則。第一ボタンを留め、ネクタイを着用（男性）。清潔感を重視する
• 背景：白・グレー・水色などのシンプルな単色背景を選ぶ

スマホアプリで証明写真を作成してコンビニ印刷する方法は、以下の記事で詳しく解説しています。

採用担当者が見るNGポイントも解説｜履歴書写真アプリおすすめ7選

学歴・職歴欄の書き方｜採用担当者が職歴を見る本当の理由

採用担当者が履歴書でもっとも時間をかけて読むのが学歴・職歴欄です。「事実を正確に書く」だけでなく、どのように書くかで採用担当者の印象が大きく変わります。

学歴欄の書き方（入学・卒業・卒業見込み）

学歴欄の基本ルールは「義務教育（中学校）の卒業から書き始める」ことです。転職の場合は最終学歴の1つ前（高校卒業）から書き始めるのが一般的です。

在学中・卒業見込みの場合は以下のように記載します。

• 在学中：「〇〇大学 〇〇学部 在学中」
• 卒業見込み：「〇〇大学 〇〇学部 〇〇年3月卒業見込み」
• 中退の場合：「〇〇大学 〇〇学部 〇〇年〇月 中途退学」と正直に記載する（空欄にしてはいけない）

職歴欄の書き方と「現在に至る」の使い方

職歴欄は学歴の後に「職歴」と中央に書いてから、入社・退社の順に記載します。書き方には決まった流れがあります。

• 会社名は正式名称で記載（「株式会社〇〇」を省略しない）
• 入社の記録：「〇〇株式会社 入社」
• 退職の記録：「一身上の都合により退職」（会社都合の場合は「会社都合により退職」）
• 現職中の場合：最後の行に「現在に至る」と書き、その下の行に右寄せで「以上」と記載

採用担当者が通したくなる職歴欄の書き方

職歴欄は「事実を書くだけ」で終わらせると、競合との差がつきません。採用担当者が「詳しく話を聞きたい」と思う職歴欄の書き方には、共通するポイントがあります。

資格・免許欄の正しい書き方

資格欄で意外と多いのが「正式名称を書いていない」ミスです。採用担当者は資格名の正確さから、応募者の細部への注意力を判断することがあります。

正式名称と取得日の書き方ルール

資格欄に書く際の基本ルールは「正式名称」「取得年月」の2点です。

よく書かれる資格名	正式名称
普通免許	普通自動車第一種運転免許 取得
英検2級	実用英語技能検定2級 合格
日商簿記2級	日本商工会議所簿記検定試験2級 合格
MOS Word	Microsoft Office Specialist Word 合格
TOEIC	TOEIC Listening & Reading Test 〇〇点

取得年月は「〇〇年〇月取得」と書きます。「〇〇年取得」と月を省略するのはNGです。

資格が少ない場合・「特になし」の書き方

資格が普通自動車免許だけ、あるいは何も持っていない場合でも、空欄のまま提出するのは避けます。

• 普通自動車免許のみの場合：正式名称で記載する（「普通自動車第一種運転免許 取得」）
• 資格が何もない場合：「特になし」と記載する（空欄は不誠実な印象を与えやすい）
• 取得見込みの資格がある場合：「〇〇年〇月取得予定」と記載しても問題ない

志望動機・自己PR欄の書き方｜採用担当者が通過させる基準

履歴書の中で採用担当者が最も時間をかけて読むのが志望動機欄です。ここが使い回しや抽象的な表現だと、どれだけ職歴が優れていても書類通過率は下がります。

採用担当者が「刺さる」志望動機の3つの条件

通過する志望動機には、共通した3つの条件があります。

• 条件①「なぜこの会社なのか」が書かれている：業界全体ではなく「この企業を選んだ理由」が明確であること
• 条件②「自分の経験・スキルとの接点」が書かれている：これまでの経験が、応募先にどう活かせるかを具体的に示すこと
• 条件③「入社後にやりたいこと・貢献できること」が書かれている：採用後のイメージが持てる内容を含めること

自己PR欄で差がつく書き方のコツ

自己PR欄は志望動機と違い、「自分自身の強み」に焦点を当てた内容です。採用担当者が読みやすく、かつ印象に残る自己PRには共通する構造があります。

• 結論から書く：「私の強みは〇〇です」と最初に明示する
• 具体的なエピソードを添える：「〇〇の業務で〜という成果を出しました」など数字・事実で示す
• 応募先への接続で締める：「この強みを御社の〇〇業務で活かしたいと考えています」

提出前チェック｜手書きかPC作成か迷ったときの判断軸

履歴書の提出前に確認すべき点と、手書きとPC作成の判断軸をまとめます。

提出前に必ず確認したい9つのチェック項目

• 日付は正しいか（郵送なら投函日）
• 誤字・脱字はないか
• 学校名・会社名の略字がないか（高校→高等学校、（株）→株式会社）
• 元号・西暦の表記が統一されているか
• 空欄がないか（資格欄には「特になし」と記載）
• 証明写真が3ヶ月以内のものか
• 修正液・修正テープを使っていないか
• 「以上」を職歴欄の末尾に記載しているか
• メールアドレス・電話番号が正しいか

手書きとPC作成、採用担当者はどちらを好むか

「手書きのほうが誠意が伝わる」という考え方がかつてはありましたが、現在の採用現場では手書き・PC作成どちらでもほとんど評価に差がないというのが実態です。

	手書き	PC作成
評価される点	丁寧さ・誠意の伝わりやすさ	読みやすさ・情報量の多さ
注意点	誤字があっても修正液は使えない 記入に時間がかかる	フォント・レイアウトが統一されているか確認が必要
向いている状況	企業から「手書きで」と指定がある場合	転職活動で複数社に応募する場合

PC作成の場合のフォントは明朝体が基本です。サイズは10.5〜11ptが読みやすく、採用担当者への印象も良好です。

フォントの選び方の詳細はこちら：履歴書のフォントは明朝体が基本

また、PC作成ならスマホで履歴書を作成してコンビニで印刷する方法も活用できます。

Web上で完結できる履歴書作成ツールを使う選択肢もあります。

まとめ

• 履歴書テンプレートは厚生労働省推奨様式（2021年改訂版）を基本にする。旧様式はプライバシー配慮の面で印象を損ねるリスクがある
• 基本情報欄は元号・西暦の表記統一と正式名称が重要。メールアドレスも第一印象に影響する
• 証明写真は3ヶ月以内のものを使用し、清潔感を重視する
• 学歴・職歴欄は略字を使わず正式名称で。職歴には担当職種の補足を一言添えると採用担当者に伝わりやすい
• 資格欄の正式名称は丁寧さの指標になる。「特になし」と明記するほうが空欄より好印象
• 志望動機は「なぜこの会社なのか」「経験との接点」「入社後に貢献できること」の3点を含める
• 手書きとPC作成は現在の採用現場では評価にほとんど差がない。企業指定がなければPC作成で問題ない

履歴書の各欄を正しく書いても、選考が進むにつれて職務経歴書や面接準備が必要になります。書類選考の土台を整えたうえで、次のステップに進みましょう。

履歴書テンプレートと書き方に関するよくある質問

履歴書テンプレートはどこでダウンロードできますか？

厚生労働省の公式サイトから無料でダウンロードできます。また、doda・マイナビ転職・リクナビNEXTなどの転職サイトでも、Word・Excel・PDF形式のテンプレートを無料配布しています。転職の場合は志望動機欄が広い様式、新卒の場合は自己PR欄が充実した様式を選ぶと書きやすくなります。

履歴書は手書きとパソコン作成、どちらがいいですか？

現在の採用現場では、手書きとPC作成のどちらでもほとんど評価に差はありません。企業から「手書きで」という指定がある場合はその指示に従い、それ以外はPC作成で問題ありません。PC作成の場合は明朝体・10.5〜11ptのフォントを使用し、全体のレイアウトを統一することがポイントです。

資格が普通自動車免許しかない場合、どう書けばいいですか？

「普通自動車第一種運転免許 取得」と正式名称で記載してください。「普通免許」の略称は使わないのが原則です。他に書ける資格がない場合は、取得年月とともに正式名称を記載するだけで十分です。「特になし」と書くのは資格欄が完全に空になる場合です。

志望動機の文字数はどのくらいが適切ですか？

履歴書の志望動機欄は150〜200字が目安です。枠の大きさによって前後しますが、枠いっぱいに書くことで「真剣に取り組んでいる」という印象を与えられます。内容は「なぜこの会社か」「自分の経験との接点」「入社後の貢献」の3点を含めると採用担当者の目に止まりやすくなります。

履歴書に誤字を書いてしまいました。修正液を使っていいですか？

手書きの履歴書で誤字が発生した場合、修正液・修正テープの使用は原則NGです。採用担当者によっては「書類の丁寧さに欠ける」と判断されることがあります。誤字が発生したら新しい用紙に書き直すのが基本です。PC作成であれば修正が容易なため、転職活動では特にPC作成がおすすめです。