退職届に使う紙は、会社指定がなければ白無地の便箋か白いコピー用紙で問題ありません。サイズはB5かA4が一般的で、手元に便箋がなくても厚手のコピー用紙で代用できます。急に用意することになった人でも迷わないよう、サイズ・種類の選び方から、厚みや色で失敗しないためのポイント、コンビニや100均での購入場所、封筒との対応関係まで具体的に解説します。
退職届の紙は何を使う？結論とサイズの選び方
結論：白無地の便箋かコピー用紙で問題ない
退職届に法律で定められた用紙の規格はありません。白無地の便箋、もしくは罫線入りの便箋を使うのが最も一般的で、手元になければ白いコピー用紙でも代用できます。迷ったときは「白・無地・厚みのある紙」という3点を押さえておけば形式面で困ることはありません。
会社によっては就業規則やフォーマットが定められている場合があるため、書き始める前に一度確認しておくと二度手間を避けられます。
サイズはB5かA4、どちらを選ぶか
サイズは手書きならB5、パソコンで作成するならA4が目安です。B5は便箋として市販されている種類が多く、縦書きの手書きと相性がよいサイズです。A4はコピー用紙やプリンターとの親和性が高く、パソコンで作成してそのまま印刷する場合に扱いやすいサイズといえます。
会社指定がある場合は必ずそれに従う
就業規則で退職届の書式や用紙が指定されている会社もあります。その場合は、この記事の内容よりも会社の指定を優先してください。指定がなければ、次の章で紹介する「使える紙」の中から選べば問題ありません。
退職届に使える紙・避けるべき紙
退職届に使える紙と避けたほうがよい紙を、用途別に整理しました。
| 紙の種類 | 向いているか | 備考 |
|---|---|---|
| 白無地の便箋 | ◎ | 最も一般的で正式な印象 |
| 罫線入りの便箋 | ◯ | 文字が曲がりやすい人向け。罫線は薄いグレー・ブルー程度 |
| 白いコピー用紙 | ◯ | 厚手のものを選べば代用可能 |
| 柄物・色付きの便箋 | × | 正式書類として扱われない印象になる |
| 和紙・半紙 | × | ビジネス文書には不向き |
| 感熱紙 | × | 時間の経過で文字が消える可能性がある |
コピー用紙は罫線がない分、手書きだと文字が右上がりに曲がりやすいという弱点があります。字の曲がりが気になる場合は、罫線入りの便箋を選ぶか、下敷きに罫線を引いた紙を敷いて書くと整った仕上がりになります。
手元に紙がないときはどうする？今すぐ準備する方法
家にあるコピー用紙で代用してもいいか
結論から言えば、白いコピー用紙での代用は問題ありません。退職届は正式な書式が法律で決まっているわけではなく、内容が正しく伝われば形式面での不備を理由に受理されないことはほとんどないためです。ただし薄すぎる紙は透けたり、めくれやすかったりするため、コピー用紙を使う場合は普段より厚みのある一枚を選んでください。
総務・上司はここを見ている
- 紙の種類そのものより、退職日や氏名など内容に不備がないか
- 押印を忘れていないか
- 折り目やシワ、汚れがついたまま提出されていないか
コンビニ・100均・文具店、どこで買うのが早いか
急いで用意したい場合は、購入場所ごとの特徴を押さえておくと動きやすくなります。
- コンビニ：便箋を扱う店舗は限られるが、24時間対応できる手軽さがある
- 100円ショップ：白無地の便箋や退職届専用のセット、封筒までそろうことが多い
- 文具店・書店：品揃えが最も豊富で、厚手の紙質も選びやすい
- 自宅のプリンター用紙：白紙で厚みがあれば、A4サイズでそのまま代用できる
どうしても今日中に用意できない場合は、氏名欄だけ手書きにしてパソコンで作成する方法もあります。用紙の種類より、退職の意思を期限内に伝えることを優先してください。
紙の厚みと色で失敗しないためのポイント
紙選びで意外と見落としやすいのが、厚みと色です。薄すぎる紙や色味の濃い紙は、内容が同じでも印象を下げてしまうことがあります。
NG例
コピー機の裏紙や、透けるほど薄い紙をそのまま使ってしまう。裏面に文字や印刷が残っていると、書類として扱われず再提出を求められることがあるため注意してください。
良い例文
未使用で厚みのある白紙を1枚だけ使う。手に取ったときにハリを感じる程度の厚みがあれば、見た目の印象で不利になることはほぼありません。色は真っ白か、ごくわずかにクリーム寄りの白であれば問題ないとされています。
サイズ別の折り方と封筒の対応関係
退職届の用紙サイズが決まったら、封筒のサイズも合わせて選びます。用紙と封筒のサイズが合っていないと、折り目が増えたり中で用紙が動いてシワになったりするため、次の対応関係を目安にしてください。
| 用紙サイズ | 対応する封筒 | 折り方の目安 |
|---|---|---|
| A4 | 長形3号 | 三つ折り |
| B5 | 長形4号 | 三つ折りまたは二つ折り |
封筒は白無地のものを選び、茶封筒や柄入りは避けてください。具体的な折り目のつけ方や封筒への入れ方は、下記の記事で手順ごとに解説しています。
縦書き・横書きと紙の使い方
用紙を選んだあとに迷いやすいのが、縦書きにするか横書きにするかという点です。どちらで書いても失礼にはあたりませんが、紙の使い方に少し違いが出ます。
良い例文（縦書きの場合）
白無地または縦罫線の便箋を縦向きに使い、日付や退職日は漢数字で統一します。フォーマルな印象を重視したい正社員の退職では、縦書きが選ばれることが多い傾向にあります。
NG例（横書きの場合）
横書き用のコピー用紙に、日付だけ漢数字と算用数字が混在してしまう書き方は避けてください。横書きにするなら数字表記は算用数字で統一し、上部中央に「退職届」と大きく書くと読みやすくなります。
手書き全体の書き順やペン選び、書き損じたときの対処法は、以下の記事でまとめて確認できます。
まとめ
- 紙は白無地の便箋かコピー用紙で問題なく、サイズはB5かA4が目安
- 会社の指定があれば、用紙・サイズともにそちらを優先する
- 手元に便箋がなくても、厚手の白いコピー用紙で代用できる
- 薄すぎる紙・裏に印刷が残る紙・柄物は避ける
紙選びで形式面につまずくことはほとんどありません。退職後にすぐ転職活動へ移る場合は、応募書類の準備も早めに進めておくと安心です。書き方に迷ったときは転職用の履歴書テンプレートを、公的な基準に沿った書式を確認したいときは厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートやJIS規格に沿った履歴書テンプレートを活用してみてください。
退職届の紙に関するよくある質問
- 退職届はコピー用紙でもマナー違反になりませんか？
-
マナー違反にはあたりません。白紙で厚みのあるコピー用紙であれば問題なく使えます。ただし薄すぎる紙や裏に印刷が残った紙は避け、未使用の一枚を用意してください。
- 退職届の紙は何色を選べばいいですか？
-
白無地が基本です。柄物やパステルカラーの便箋は避け、真っ白かごくわずかにクリーム寄りの白を選んでください。
- 便箋のサイズを間違えて買ってしまったらどうすればいいですか？
-
A4・B5のどちらでも失礼にはあたらないため、買い直す必要はありません。サイズに合わせて封筒（A4なら長形3号、B5なら長形4号）をそろえれば問題なく提出できます。
- 100円ショップの便箋を使っても大丈夫ですか？
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問題ありません。白無地でシンプルなデザインであれば、購入場所による差はありません。厚みが薄いと感じる場合は、複数枚を手に取って比べ、透けにくく厚みのある一枚を選んでください。
