エントリーシートの提出方法は、企業から指定がない限りWeb提出を選ぶのが最も安全です。ただし実際の選考では郵送・メール添付・面接での手渡しを指定されることも多く、方法ごとにマナーや準備物が異なります。この記事では4つの提出方法の正しい手順と選び方、締切に間に合わないときの対処法までまとめて解説します。
エントリーシートの提出方法は4つ｜結論と選び方
結論：企業が指定する方法に従うのが絶対ルール
エントリーシートの提出方法には、Web提出・メール添付・郵送・手渡しの4種類があります。募集要項に方法の指定がある場合は、必ずその方法に従ってください。指定と違う方法で提出すると、内容以前に「指示を確認していない」という印象を与え、選考の土台に乗らないことがあります。
指定がない、または「いずれかの方法で」とされている場合は、次の比較を目安に選ぶと迷いません。
採用担当者はここを見ている
採用担当者は、提出書類の中身以前に指定された方法と期限を守れているかを確認しています。方法の指定を読み違えたまま提出すると、内容がどれだけ優れていても「指示を正確に理解できない人」という印象が先に付いてしまいます。
4つの提出方法の比較表
| 提出方法 | 向いている場面 | 準備の手間 | 締切間際のリスク |
|---|---|---|---|
| Web提出 | マイページ経由の応募が中心の企業 | 低い（データのみで完結） | アクセス集中による送信エラー |
| メール添付 | 中小企業・急募求人 | 中（PDF変換・件名の工夫が必要） | 添付漏れ・容量オーバー |
| 郵送 | 明確に郵送を指定する企業・公務員試験 | 高い（封筒・送付状・切手の準備） | 必着に間に合わない |
| 手渡し | 面接時に持参を指定する企業 | 中（クリアファイル・封筒が必要） | 忘れ物・渡し方のマナー違反 |
指定がない場合の選び方
- 締切まで余裕があり、企業のマイページが用意されている → Web提出を優先する
- マイページがなく、担当者のメールアドレスが分かっている → メール添付を選ぶ
- 手書き指定がある、または正式な書類として残したい → 郵送を選ぶ
- すでに面接日が決まっている → 当日手渡しで構わないか事前に確認する
Web提出のやり方と注意点
Web提出は、企業の採用ページやマイページ上のフォームに直接入力・送信する方法です。データのみで完結するため準備の手間が少なく、現在もっとも多くの企業で採用されています。
提出手順
- マイページにログインし、指定フォームを開く
- あらかじめWordやメモ帳で作成した文章を貼り付ける
- プレビュー画面で改行・文字数のズレを確認する
- 送信後、完了画面や受付メールを保存する
良い例
設問ごとに別ファイルへ下書きを作成し、完成した文章だけをフォームにコピーして貼り付ける。送信前にプレビュー画面で改行位置と文字数を確認し、送信後は完了画面をスクリーンショットで保存する。
NG例
締切日の夜、フォームに直接文章を考えながら入力する。保存せずに時間切れやページ移動で内容が消えるうえ、締切間際はアクセスが集中してサーバーが混雑しやすく、送信自体ができなくなるリスクもある。
採用担当者はここを見ている
- 丸数字や環境依存文字が残っていないか（文字化けの原因になる）
- 「御社」と「貴社」が正しく使い分けられているか
- 指定された文字数の8割以上、内容が埋まっているか
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メール添付での提出方法
メール添付は、指定されたアドレス宛にファイルを送る方法です。件名で内容が伝わるかどうかが、開封してもらえるかを大きく左右します。
件名・本文・添付の書き方
- 件名は「エントリーシート送付の件【〇〇大学 氏名】」のように用件・大学名・氏名を入れる
- 本文は宛名→挨拶→名乗り→用件→添付の説明→結び→署名の順で構成する
- ファイルはWord・ExcelのままではなくPDFに変換してから添付する
- ファイル名は「エントリーシート_〇〇大学_氏名.pdf」のように内容が分かる形にする
良い例
【件名】エントリーシート送付の件【〇〇大学〇〇学部 山田太郎】
株式会社〇〇 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。この度は貴社の採用選考にエントリーさせていただき、誠にありがとうございます。エントリーシートを添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
NG例
【件名】エントリーシートです
お世話になります。ES送ります。よろしくお願いします。
大学名・氏名がなく誰からのメールか分からないうえ、添付ファイルの説明もないため、担当者に不親切な印象を与えてしまう。
採用担当者はここを見ている
- 件名だけで誰の・何のメールか判断できるか
- 添付ファイルが崩れずに開けるか（Word形式のままはレイアウト崩れの原因）
- 深夜・早朝など常識外れの時間帯に送られていないか
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郵送での提出方法
郵送は、企業から明確に指定されることが多い提出方法です。準備するものが多い分、細部のマナーで印象が変わりやすい方法でもあります。
郵送に必要なもの
- エントリーシート本体（コピーを1部手元に残す）
- 送付状（宛名・日付・在中書類の一覧を記載）
- クリアファイル（書類の折れ・汚れを防ぐ）
- 角形2号の白い封筒（A4サイズが折らずに入る）
- 切手（定形外規格内・50gまで140円、100gまでは180円が目安）
「必着」と「消印有効」の違い
郵送の締切表記には、意味が大きく異なる2種類があります。読み違えると、投函したのに選考対象外になることがあるため注意が必要です。
| 表記 | 意味 | 注意点 |
|---|---|---|
| 必着 | 締切日までに企業へ到着している必要がある | 投函日ではなく到着日が基準。余裕を持った投函が必須 |
| 消印有効 | 締切日までの消印があれば、到着が後日でも有効 | 締切日中に郵便局の窓口で差し出すのが確実 |
良い例
締切の3〜5日前には投函を済ませる。「必着」の場合は普通郵便の配達日数を確認したうえで、余裕をもって郵便局の窓口から発送し、控えとしてコピーを1部手元に残す。
NG例
「必着」の締切日当日にポストへ投函する。必着は到着日が基準のため、当日投函では確実に間に合わない。切手の重さを見た目で判断し、料金不足のまま送ってしまうのも避けたい失敗のひとつ。
採用担当者はここを見ている
- 必着と消印有効を正しく読み分け、余裕をもって行動しているか
- 封筒に折れ・汚れがなく、丁寧に取り扱われているか
- 送付状で在中書類が一目で分かるようになっているか
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郵送時に履歴書もあわせて提出する場合は、新卒用の履歴書テンプレートを使うと書式のばらつきを防げます。書式の指定がない場合は厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートも参考になります。
手渡しでの提出方法（面接時）
手渡しは、面接時に企業から持参を指定された場合の方法です。持ち運び方と渡すタイミングにマナーがあります。
- クリアファイルに挟み、封筒に入れた状態でバッグに入れる（裸のまま持ち歩かない）
- 封筒に宛名は不要。裏面に大学名と氏名を記載しておく
- 面接官から「お預かりします」と声をかけられたタイミングで取り出す
良い例
封筒からクリアファイルごと取り出し、書類の正面が相手から読める向きに整えてから、両手で丁寧に差し出す。渡す前に「お預かりします」の声かけを待ち、慌てて先に取り出さない。
NG例
封筒に入れたまま、または片手で無造作に差し出す。片手渡しはマナー違反と受け取られやすく、バッグの中で書類を探して手間取る姿も準備不足の印象につながる。
転職活動と並行して面接に持参する場合は、転職用の履歴書テンプレートもあわせて準備しておくと当日の書類がそろいます。
締切に間に合わない場合の対処法
郵送が間に合わないとき
締切間際で郵送が間に合わないと分かった時点で、速達の利用を検討してください。多少の費用はかかりますが、通常より早く届けられます。速達を使っても間に合わない可能性がある場合は、次の連絡を先に済ませておくと印象が大きく変わります。
企業への連絡マナー
- 間に合わない可能性が分かった時点で、できるだけ早く連絡する
- すでに締切を過ぎている場合はメールより電話で先に一報を入れる
- 遅れた理由を簡潔に伝え、いつ届くかの見込みを添える
採用担当者はここを見ている
遅延そのものより、気づいた時点で自分から連絡できるかどうかを見ています。連絡がないまま届いた書類より、事前に一報を入れたうえで届いた書類のほうが、誠実な印象を残せます。
面接指定の書式に沿って準備し直す場合は、JIS規格に沿った履歴書テンプレートを使うと項目の抜け漏れを防げます。
提出前に必ず確認すべき注意点
採用担当者はここを見ている
- 企業ごとに指定された提出方法と期限を間違えていないか
- 提出前にコピーやスクリーンショットで控えを残しているか
- 誤字脱字や汚れ・折れがなく、最終確認をしてから提出しているか
- 複数社に応募している場合、他社宛の文章が残っていないか
まとめ
- エントリーシートの提出方法はWeb・メール・郵送・手渡しの4種類。企業指定があれば必ず従う
- 指定がない場合は、締切までの余裕とマイページの有無でWeb提出かメールかを選ぶ
- 郵送は「必着」と「消印有効」の違いを理解し、余裕をもって投函する
- 締切に間に合わない可能性が分かった時点で、速やかに企業へ連絡する
提出方法ごとの手順を押さえておけば、締切直前でも落ち着いて対応できます。
エントリーシートの提出方法に関するよくある質問
- 提出方法が複数選べる場合、どれを選べば良いですか？
-
締切までに余裕があり、企業のマイページが用意されているならWeb提出を優先してください。マイページがなく担当者のメールアドレスが分かっている場合はメール添付、手書き指定がある場合は郵送を選ぶと、方法選びで迷いにくくなります。
- 「必着」と「消印有効」を間違えて投函してしまった場合はどうすればいいですか？
-
気づいた時点ですぐに企業へ電話またはメールで事情を伝えてください。追跡可能な発送方法を使っていれば到着予定日を伝えられ、企業側の判断材料になります。連絡をせず届くのを待つのが最も印象を悪くする対応です。
- 郵送とWeb提出の両方が可能な場合、郵送の方が丁寧に見えますか？
-
丁寧さは提出方法ではなく内容と対応の正確さで判断されます。郵送のほうが評価が上がるわけではなく、むしろ配達の遅延リスクがある分、企業側の管理負担を減らせるWeb提出が好まれる傾向にあります。指定がなければWeb提出を優先して問題ありません。
- 手渡しを指定されたのに提出方法の記載がない場合はどうすればいいですか？
-
面接の案内メールや募集要項に記載がない場合は、事前に企業の採用担当窓口へ確認してください。クリアファイルと封筒を用意しておけば、当日「お預かりします」と言われてもすぐに対応できます。
