エントリーシートをメールで提出するときは、件名に「要件・大学名・氏名」を入れ、本文は挨拶→用件→署名の順で簡潔にまとめるのが正解です。添付漏れやファイル形式のミスは選考にすら乗れない致命的な失敗につながるため、送信前の確認まで含めて押さえておく必要があります。この記事では、そのまま使える例文と、採用担当者が実際に見ているチェックポイントをあわせて解説します。
エントリーシートをメールで提出するときの書き方と例文
結論｜件名は「要件＋大学名＋氏名」、本文は挨拶→用件→署名の順が正解
件名は開いてもらえるかどうかを左右する最初の関門です。「エントリーシート送付の件【〇〇大学 〇〇学部 氏名】」のように、用件と大学名・氏名を一目で分かる形にしてください。本文は「宛名→挨拶→名乗り→用件→添付の説明→結びの挨拶→署名」の順に構成すると、迷わず読み進めてもらえます。
LINEのような短い文や絵文字、過度な改行は使わず、です・ます調の丁寧な文体で統一します。宛先が大学発行のメールアドレスか、氏名の分かる就活用アドレスであることも確認しておくと安心です。
【そのまま使える】ES送付メールの例文
良い例文
【件名】エントリーシート送付の件【〇〇大学 〇〇学部 山田太郎】
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。
この度は貴社の採用選考にエントリーさせていただき、誠にありがとうございます。エントリーシートを添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田太郎（やまだたろう）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
電話番号：080-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxx@xxxx.ac.jp
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パスワード付きファイルを送るときの例文
個人情報を含むファイルを暗号化して送る場合は、本文とパスワードを同じメールに書かないのが基本マナーです。1通目でファイルを送り、2通目で改めてパスワードだけを伝えます。
良い例文（パスワード通知メール）
【件名】エントリーシートのパスワードについて【〇〇大学 山田太郎】
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学の山田太郎です。先ほどお送りしたエントリーシートのファイルのパスワードをお伝えいたします。
パスワード：XXXXXXXX
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
落とされる書き方の共通点｜採用担当者がまず見る3つのポイント
正しい書き方を守っていても、大量の応募メールに埋もれて後回しにされることがあります。採用担当者が最初に判断しているポイントを知っておけば、必要以上に不安になる必要はありません。
採用担当者はここを見ている
- 件名だけで「誰の・何のメールか」が判断できるか（曖昧な件名は他の応募メールに埋もれやすい）
- 添付ファイルがきちんと開けるか（Word形式のまま送るとレイアウトが崩れて見づらくなる）
- 常識的な時間帯に送られているか（深夜・早朝の送信は準備不足の印象につながりやすい）
NG例
【件名】エントリーシートです
お世話になります。ES送ります。よろしくお願いします。
大学名・氏名がなく誰からのメールか分からないうえ、名乗りや添付ファイルの説明もないため、担当者に不親切な印象を与えてしまいます。
添付ファイルで失敗しないための注意点
添付ファイルのミスは、書き方以上に選考結果へ直結しやすいポイントです。送信ボタンを押す前に、形式とファイル名を必ず確認してください。
Word・ExcelをPDFに変換する方法
Word・Excelのまま送ると、相手の環境によってレイアウトが崩れたり、意図せず内容を編集されてしまったりする恐れがあります。「名前を付けて保存」からファイルの種類を「PDF」に変更するだけで変換できるため、提出前に必ずPDF化しましょう。
ファイル名の正しい付け方
| ファイル名の例 | 評価 |
|---|---|
| エントリーシート_〇〇大学_山田太郎.pdf | 良い例｜内容と提出者が一目で分かる |
| 無題.pdf | NG｜何のファイルか分からず開いてもらえない可能性 |
| スキャン001.pdf | NG｜大量の応募者データの中で見失われやすい |
履歴書もあわせて提出を求められている場合は、書式の整った新卒用の履歴書テンプレートを使うとファイル名や体裁を統一しやすくなります。中途採用として応募する場合は転職用の履歴書テンプレート、様式に指定がない場合は厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートも参考にしてください。
送信するタイミングとNGな時間帯
送信する時間帯も、常識のある応募者かどうかを判断される要素のひとつです。基本は企業の営業時間内を意識してください。
| 時間帯 | 可否の目安 |
|---|---|
| 平日9時〜18時 | 問題なし（企業の営業時間内） |
| 平日18時〜19時ごろ | 可（終業直後は避けたいが許容範囲） |
| 平日8時〜8時30分ごろ | 可（始業直前なら送信してよい） |
| 深夜0時〜早朝6時ごろ | 避ける（準備不足・生活リズムの乱れを疑われやすい） |
| 土日祝日 | 可（ただし時間帯は平日と同じ基準に合わせる） |
締切ギリギリでも最低限守るべきチェックリスト
締切直前は焦って確認がおろそかになりがちです。時間がないときほど、以下の項目だけは送信前に必ず見返してください。
送信前の最終チェック
- 件名に大学名・氏名・要件が入っているか
- ファイルが添付されているか（本文を書き終えてから最後に添付するとミスが起きやすいため、先に添付を済ませる）
- PDF形式になっているか
- 宛先のメールアドレスに誤りがないか
- 署名（氏名・所属・連絡先）が入っているか
締切当日になって慌てないよう、そもそもの提出時期に迷っている場合はエントリーシートはいつ出す？締切5日前が有利な理由を徹底解説もあわせて確認しておくと安心です。
提出後の受領メールへの返信は必要？
自動返信メールでなければ返信するのがマナーです。「担当者の氏名が入っている」「文面が定型文ではない」といった特徴があれば、人が確認して送っている可能性が高いため、24時間以内を目安に短くお礼を返します。
良い例文（受領メールへの返信）
【件名】Re：エントリーシート受領のご連絡
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学の山田太郎です。ご連絡いただき誠にありがとうございます。エントリーシートをご確認いただけましたこと、大変嬉しく思います。
今後の選考につきましても、何卒よろしくお願い申し上げます。
Web上のフォームから提出する形式に指定が変わっている場合は、メールとは異なる注意点があります。エントリーシートのWeb提出で失敗する人の共通点｜書き方と送信前の確認を徹底解説もあわせてご確認ください。
まとめ
- 件名は「要件＋大学名＋氏名」で誰からの何のメールかを一目で分かるようにする
- 本文は挨拶→名乗り→用件→署名の順で簡潔にまとめる
- 添付ファイルはPDF形式にし、ファイル名で内容と提出者が分かるようにする
- 送信は平日の営業時間内を基本とし、深夜・早朝は避ける
- 自動返信でない受領メールには24時間以内に短く返信する
基本の型を押さえておけば、締切直前でも落ち着いて対応できます。書き方に自信が持てないときは、まずエントリーシートの書き方｜ガクチカ・自己PR例文と落ちる人の共通点を徹底解説で内容面も見直してみてください。
エントリーシートのメール提出に関するよくある質問
- 添付ファイルが重すぎて送れないときはどうすればいいですか？
-
PDF化した時点で容量は軽くなりますが、それでも送れない場合は画像の解像度を下げるか、無料のファイル圧縮サービスを利用してください。それでも改善しない場合は、企業の採用担当窓口に事情を伝えて代替の提出方法を確認しましょう。
- 送信後に誤字脱字や添付漏れに気づいた場合はどうすればいいですか？
-
気づいた時点ですぐにお詫びの一文を添えて、正しいファイルを再送してください。「先ほどお送りしたメールに不備がございましたので、訂正の上、再度お送りいたします」のように簡潔に伝えれば、誠実な対応として受け止めてもらえます。
- 提出完了を伝えるメールは別途送ったほうがいいですか？
-
不要です。エントリーシートを送付するメール自体が提出の連絡を兼ねているため、重ねて別のメールを送る必要はありません。企業から受領の連絡が来ない場合のみ、数日待ってから問い合わせましょう。
- 土日にエントリーシートを送っても問題ありませんか？
-
土日祝日の送信自体は問題ありません。ただし送信時間の基準は平日と同じで、深夜や早朝は避け、常識的な時間帯に送るようにしてください。
