履歴書の電子テンプレートおすすめ｜採用担当者が教える正しい選び方

この記事では、履歴書の電子テンプレートの選び方と、PC作成からメール提出までの手順を解説します。採用担当者が電子履歴書でチェックするポイントと、提出前に直すべき失敗パターンも紹介します。

履歴書の「電子テンプレート」とは｜手書きとの違いを整理する

「電子テンプレート」とは、WordやExcelなどのソフトウェアで開いて入力できる、PC作成専用の履歴書フォーマットのことです。印刷して手書きする従来の用紙とは異なり、PCで文字を入力してそのままPDF保存・メール送付できる点が特徴です。

近年の転職活動では、書類のオンライン提出が当たり前になっています。企業の採用フォームへのアップロードや、メール経由での提出を求められる場面が増えており、電子テンプレートを使いこなせるかどうかが最初のハードルになっています。

手書きとPCどちらを選ぶべき？採用担当者の本音

採用担当者の立場から言うと、「手書きとPCのどちらが有利か」という問いはあまり意味を持ちません。採用担当者が見るのは内容であり、形式ではありません。ただし、下記の点は知っておく必要があります。

比較項目	PC作成（電子テンプレート）	手書き
読みやすさ	フォントが統一されて読みやすい	字が汚いと読みにくい場合がある
修正	誤字の修正が容易	修正液はNG・書き直しが必要
提出方法	メール・オンライン送付に対応	郵送・持参が基本
企業の指定	指定なければPC可	「手書き必須」指定のある場合のみ

企業から「手書きで提出してください」と明示されていない限り、電子テンプレートで問題ありません。データ管理がしやすいという理由でPC作成を歓迎する採用担当者も増えています。

電子テンプレートの形式比較｜Word・Excel・PDF・Web

電子テンプレートには主に3つの形式があります。それぞれ向いた使い方が異なるため、自分の環境に合わせて選んでください。

Word形式｜書き方の自由度が高く初心者向け

WordテンプレートはMicrosoft Wordで開いて直接入力するタイプです。テキストを自由に入力・修正でき、初めて電子履歴書を作る方に最も扱いやすい形式です。

• メリット：テキスト入力が直感的で、欄の幅を調整しやすい
• デメリット：Wordのバージョン違いでレイアウトがズレることがある
• 提出時の注意：必ずPDF変換してから送る（Wordファイルのまま送付はNG）

Excel形式｜入力欄が固定されていて崩れにくい

Excelテンプレートはセルが固定されているため、レイアウトが崩れにくく、印刷時の完成度が高いのが特徴です。

• メリット：枠が崩れにくく、印刷時のズレが少ない
• デメリット：テキスト量が多いと枠からはみ出すことがある
• 提出時の注意：印刷範囲の設定を確認してからPDF変換する

Webサービス型｜ブラウザだけで完結できる

Yagish・doda・マイナビ転職などのWebサービスを使えば、ブラウザ上で入力してそのままPDF出力できます。OfficeソフトがないMacユーザーや、スマートフォンから作成したい方にも対応しています。

Web上で使える履歴書サービスの比較はWeb履歴書おすすめ9選で詳しく紹介しています。

採用担当者が勧める「使っていいテンプレート」の条件

テンプレートを選ぶとき、見た目のデザインを気にする方がいますが、採用担当者の立場では過度に凝ったレイアウトよりシンプルで読みやすい標準的なフォーマットの方が評価されます。

最も安全な選択は、厚生労働省が推奨する様式をベースにしたテンプレートを使うことです。転職サイト各社が無料配布しているテンプレートの多くはこの様式に準拠しており、採用担当者が見慣れたフォーマットでもあります。

無料で入手できる電子テンプレートのダウンロード先

以下のサービスはいずれも無料で使用でき、厚生労働省推奨様式に対応しています。登録なしでダウンロードできるものがほとんどですが、一部は会員登録が必要です。

提供元	形式	特徴
厚生労働省公式サイト	Word・Excel	最もスタンダード。公的機関の様式そのもの
doda	Word・Excel・PDF	転職・新卒・アルバイト用など用途別に豊富
マイナビ転職	Word・Excel・PDF・Pages	MacユーザーのPages形式にも対応
リクナビNEXT	Word・Excel・PDF	厚生労働省様式に完全準拠
Yagish	Webブラウザ型	会員登録不要でブラウザ完結・PDF出力可

各テンプレートの詳しい比較・評価は履歴書テンプレート無料おすすめ一覧で紹介しています。

電子履歴書の作成から提出までの手順

テンプレートを開く前に確認すること

テンプレートをダウンロードしたら、入力を始める前に以下を確認します。

• 用紙サイズ：A4が転職市場の主流。B5は一部の用途で使われますが、統一されていない場合は採用担当者が印刷時に迷う
• 版（バージョン）：2021年4月以降の厚生労働省推奨様式かどうか確認する（旧版は性別欄が「男・女」記入必須だった）
• フォント設定：自分のPCに入っていないフォントが使われていると文字化けする場合がある。游明朝・ヒラギノ明朝・メイリオなど一般的なフォントかどうか確認する

PDF変換の方法と確認ポイント

Wordで作成した場合は、提出前に必ずPDFに変換します。PDF形式であれば相手のPC環境に関わらずレイアウトが崩れずに表示されます。

変換の手順はシンプルです。WordやExcelのメニューから「エクスポート」→「PDF/XPS の作成」を選択するだけです。macOSでは「印刷」画面の左下「PDF」ボタンからPDFとして保存できます。

ファイル名とメール送付時の注意点

メールで提出する場合、ファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」形式が基本です。採用担当者は毎日数十件〜数百件の書類を受け取っています。無記名のファイル名では、誰の書類かを特定する手間が発生します。

スマートフォンから履歴書を作成・提出する場合の手順はスマホで履歴書を作る方法を参考にしてください。

採用担当者が見る3つのポイント｜電子履歴書で差がつく箇所

①フォントと文字サイズ

採用担当者が書類を開いた瞬間に感じる「読みやすさ」は、フォントと文字サイズに左右されます。10.5〜11ptの明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝）が最も一般的で、ビジネス文書として安定した印象を与えます。

ゴシック体は視認性が高い一方、ビジネス文書としての重みが欠けるという見方もあります。フォントの詳しい選び方は履歴書のフォント選び方を参考にしてください。

②証明写真の貼り方

電子テンプレートへの写真貼付は、手書き履歴書（印刷後に現像写真を貼る）とは手順が異なります。WordやExcel上で画像を挿入し、枠内に正しく収まっているかをPDF変換後に必ず確認する必要があります。

• 写真サイズは縦4cm×横3cm（証明写真の標準サイズ）
• 画像を挿入したら「文字列の折り返し：四角形」に設定してから位置を微調整する
• 変換後のPDFで写真が枠外にはみ出していないか確認する

③よくあるNGパターン

内容の良し悪しとは関係なく、次の3つのミスが原因で書類評価が下がるケースがあります。

まとめ

• 電子テンプレートにはWord・Excel・Web型の3種類があり、提出前は必ずPDFに変換する
• 厚生労働省推奨様式（2021年4月改訂版）を使うのが最もスタンダードで安全
• 採用担当者が電子履歴書で見るのはフォント・写真・PDF変換後のレイアウト崩れの3点
• メール提出時のファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」形式にする

電子履歴書は、基本のルールを押さえればすぐに使いこなせます。テンプレート選びで迷っている場合は、履歴書作成サービスの比較も参考にしながら、まず厚生労働省推奨のWord形式から始めてみてください。

履歴書 電子テンプレートに関するよくある質問

手書きとPC作成、どちらが採用に有利ですか？

採用担当者の視点では、どちらが有利という差はありません。企業から「手書きで提出してください」と明示されていない限り、電子テンプレートで問題ありません。重要なのは内容の質と読みやすさです。

電子履歴書のテンプレートはどの形式を選べばいいですか？

Officeソフトがある場合は、厚生労働省推奨様式のWord形式テンプレートが最もおすすめです。OfficeがないMacユーザーやスマートフォン利用者の場合は、YagishやdodaのWebサービスを使えばブラウザ上で作成・PDF出力まで完結できます。

履歴書をメールで送るときのファイル形式は何が正しいですか？

PDFが正解です。WordやExcelのまま送付すると、受け取り側のOfficeバージョンによってレイアウトが崩れる場合があります。また受信者が編集できないPDFの方が「完成した書類」として扱われます。

電子テンプレートに証明写真を貼る方法を教えてください。

WordやExcelで「挿入」→「画像」から写真ファイルを選択し、写真欄に合わせてサイズ調整します。挿入後は「文字列の折り返し：四角形」に設定すると位置を微調整しやすくなります。PDF変換後に写真の位置とサイズを必ず確認してください。