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履歴書の返却は、返送用封筒と宛先を先に揃えて依頼するのが基本です。見本の履歴書をPDF保存すれば、再提出用の原本も残ります。
履歴書返却の見本と作り方
よく使う項目を番号で分けた見本です。黄色の番号と同じ順で、下の解説に飛びます。
| 番号 | 欄 | 目安 | 書くこと |
|---|---|---|---|
| ① | 日付・氏名 | 提出日に合わせる | 西暦または和暦を統一。氏名はフルネーム |
| ② | 写真 | 縦4cm×横3cm | 3〜6ヶ月以内、襟付き、無地背景 |
| ③ | 学歴・職歴 | 1行1事実 | 年月、正式名称、入社・退職、雇用形態 |
| ④ | 免許・資格 | 応募先で使うもの優先 | 正式名称と取得年月 |
| ⑤ | 志望動機 | 100〜200字 | 経験と、その職場で何ができるか |
| ⑥ | 本人希望記入欄 | 50〜100字 | 希望が無ければ「貴社の規定に従います」 |
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①日付・氏名
見本の①は、提出日と氏名を書く欄です。日付は「2026年8月23日現在」のように、同時に出す書類と揃えます。氏名はフルネーム、ふりがなも忘れません。
見本の書き方
- ふりがな：てんしょく たろう
- 氏名：転職 太郎
- 生年月日：1995年4月1日生（満31歳）
- 現住所：〒150-0001 東京都渋谷区神宮前1-2-3 サクレキマンション101
- 電話：090-1234-5678 メール：taro@example.com
- 西暦か和暦かは、学歴・職歴欄とそろえる
- 電話は日中つながる番号、メールは携帯で開けるアドレスにする
②写真
見本の②は右上の証明写真です。指定がなければ付けます。顔がはっきり見える写真のほうが、書類の束でも残りやすいです。
見るポイント
- 撮影は3〜6ヶ月以内。スナップやプリクラは使わない
- 服装はスーツか、応募先に合う襟付き。背景は無地
- データ提出ならファイル名を自分の氏名にする。印刷なら裏面に氏名を書く
③学歴・職歴
見本の③は、学歴と職歴を古い順で並べる欄です。中央に「学歴」「職歴」と分け、会社名は「(株)」にせず「株式会社」と書きます。最後は「現在に至る」と「以上」です。
見本の職歴
2018年4月 株式会社△△商事 入社
営業部 法人営業（正社員）
2024年3月 一身上の都合により退職
現在に至る
年月、法人名、部署、雇用形態が揃っています。
NG例
前職は営業です。
在籍期間も会社名も担当も無いため、経歴として使えません。
④免許・資格
見本の④は、取得年月と正式名称を書く欄です。応募先で使うものを上に置きます。無い場合は「特になし」と書き、空欄にはしません。
見本の書き方
- 2013年8月 普通自動車第一種運転免許 取得
- 級や種別まで正式名称で書く。「英検2級」だけにしない
- 勉強中なら「○○取得に向けて勉強中」と書いて、いま動いている事実を残す
⑤志望動機
見本の⑤は志望動機欄です。書くのは感想ではなく、その職場で何ができるかです。100〜200字で、期間・役割・続けた事実を入れます。
見本の志望動機
法人営業で新規開拓を担当してきました。不採用後に原本の返却を依頼するときも、宛先と返送用封筒を先に揃えます。
NG例
明るく元気に頑張ります。御社で成長したいです。
どの会社にも使える文なので、採用側は担当も条件も読めません。
⑥本人希望記入欄
見本の⑥は本人希望記入欄です。希望が無い正社員応募は「貴社の規定に従います」で足ります。「特になし」は使いません。
見本の本人希望
貴社の規定に従います。
NG例
特になし。
希望が無いときも「貴社の規定に従います」と書く。空欄や「特になし」は記入漏れに見える
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結論：見本の欄を埋め、PDFで保存する
履歴書の返却は、返送用封筒と宛先を先に揃えて依頼するのが基本です。見本の履歴書をPDF保存すれば、再提出用の原本も残ります。
返却依頼の文面
不採用通知の返信で、原本の返却を依頼します。宛先、氏名、応募日、返送用封筒を同封したかを一文で残します。
見本の依頼文
本日はご連絡ありがとうございました。応募時にお送りした履歴書の原本につき、返送用封筒を同封しておりますので、ご返却いただけますと幸いです。
NG例
履歴書を返してください。
応募日も氏名も返送手段も無く、人事が探せません。
提出そのもののマナーは関連記事へ、作成は転職用の履歴書テンプレートで足ります。
返送用封筒と保管
返送用は切手を貼った封筒に、自分の住所と氏名を先に印刷します。返ってきた原本は再提出用に折れと汚れを確認します。
- コピーを手元に残してから原本を出す
- データ提出なら返却依頼は不要なことが多い
- 再提出は日付を出し直す
JIS様式で出し直すならJIS規格に沿った履歴書テンプレート、ハローワーク経由なら厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートです。
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まとめ
- 見本と同じ順で欄を埋める
- 空欄より「なし」や正式名称を残す
- 提出用はPDFで保存する
- 返却は義務か
-
企業に返却義務はありません。依頼しても戻らない場合があります。
- データ提出でも依頼するか
-
ファイルは手元に残るので、通常は依頼しません。
- 返送用封筒は何号か
-
送った履歴書が入るサイズです。角形A4号か長形3号が多いです。
- 返ってきた履歴書を再利用するか
-
折れと日付を確認し、提出日を出し直してから使います。
