電子履歴書のフォーマットはPDFが正解｜採用担当者が教える選び方

この記事では、電子履歴書のフォーマット（ファイル形式と様式）の正しい選び方と、メール送付時のマナーを解説します。採用担当者が何を見ているか、よくあるNGパターンも合わせて把握できます。

電子履歴書とは｜「フォーマット」が指す2つの意味を整理する

「電子履歴書のフォーマットを確認したい」と検索するとき、「フォーマット」という言葉には実は2つの異なる意味があります。この2つを混同したまま準備を進めると、採用担当者への印象を意図せず下げるリスクが生じます。

• ファイル形式としてのフォーマット：PDF・Word（.docx）・Excel（.xlsx）など、提出するファイルの拡張子の種類を指します
• 様式としてのフォーマット：厚生労働省履歴書様式例・旧JIS規格様式など、テンプレート自体のデザインや項目構成を指します

採用担当者のもとには毎日多くの応募書類が届きます。「PDFで送ったが様式が古かった」「様式は正しいがファイル形式で問題が生じた」というすれ違いは、この2つの意味を分けて理解していないことから起きます。次のセクションから、それぞれの正しい選び方を確認しましょう。

電子履歴書のファイル形式はPDFが基本

企業から特別な指定がない場合、電子履歴書はPDF形式で送るのが基本マナーです。WordやExcelのまま送るのは避けるべき理由が3点あります。

• レイアウトが崩れない：WordやExcelは受け取る側のOSやソフトのバージョンによって表示が変わります。PDFは作成時の見た目をそのまま保持できます
• 改ざんリスクを防げる：採用担当者にとって、内容が書き換えられないPDFは信頼性の高いフォーマットです
• どの環境でも閲覧できる：WindowsでもMacでもスマートフォンでも、PDFビューワーがあれば同じように表示されます

WordやExcelが正解になる例外ケース

企業から「Word形式で送ってください」「Excel形式でお願いします」という指定がある場合は、その指示が最優先です。PDFで送ると「指示を読めない人」という印象につながるため、必ず指定に従ってください。

また、人材エージェントを経由して応募する場合は、エージェント側のシステムが受け付けるフォーマットを事前に確認してから送付するのが安全です。

履歴書をPDF化する具体的な手順については、採用担当者が本音で選ぶ履歴書作成ツールも参考にしてください。

電子履歴書の様式（テンプレート）の選び方

ファイル形式をPDFに決めたら、次は様式（テンプレートのデザイン）を選ぶ必要があります。電子履歴書でよく使われる代表的な2つの様式を比較します。

厚生労働省様式例と旧JIS規格様式の違い

比較項目	厚生労働省様式例	旧JIS規格様式
性別欄	任意記載（未記入も可）	男・女の選択式
通勤時間欄	なし	あり
扶養家族欄	なし	あり
配偶者欄	なし	あり
志望動機・自己PR欄	広めに確保	相対的に小さい
現在の位置づけ	現在の標準様式	JIS解説から削除済み（令和2年）

現在は厚生労働省様式例の使用を推奨します。令和2年（2020年）にJIS規格の解説から様式例が削除されたことを受け、厚生労働省が新たに作成した履歴書様式例が標準となっています。性別欄が任意記載になっているなど、現代のプライバシー基準に対応しているのが特徴です。

無料でダウンロードできる履歴書テンプレートの一覧と様式の選び方は、採用担当者が教える履歴書テンプレートの選び方と注意点をご覧ください。

Web上の作成サービスを使う場合の注意点

ブラウザ上で履歴書を作成してPDF出力できるWebサービスも普及しています。入力効率が高く、証明写真の貼り付けもデータで完結できる点がメリットです。

ただし、サービスによっては様式の選択肢が限られることがあります。出力されるフォーマットが応募先の指定を満たすか、また日付・氏名などの自動入力が正しく反映されているかを送付前に必ず確認してください。

Web上で履歴書を作成・提出する方法の詳細は、web履歴書サービスの選び方と採用担当者が見るポイントで解説しています。

電子履歴書をメールで送るときの正しい手順

ファイル形式と様式を正しく選んだ後は、メール送付のマナーを押さえることが必要です。採用担当者に「準備が整っている人」という印象を与えるために、以下の3ステップを確認してください。

①ファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」が基本

採用担当者は複数の応募者の書類をまとめて管理しています。ファイル名が「履歴書.pdf」だけでは誰の書類かが即座に判断できず、管理の手間を与えることになります。

②パスワードは必ず別のメールで送る

履歴書には氏名・住所・生年月日など多くの個人情報が含まれます。情報漏えいを防ぐために、PDFにパスワードを設定してから送付するのが一般的なマナーです。

重要なのは、履歴書を添付したメールとパスワードを知らせるメールを必ず別々に送ることです。同じメールにパスワードも書いてしまうと、パスワードを設定した意味がなくなります。

• 1通目：件名「履歴書送付のご連絡 ／ 山田花子」＋PDFを添付
• 2通目：件名「先ほどお送りした履歴書のパスワードについて ／ 山田花子」＋パスワードのみ記載

③件名と本文の書き方

件名は、採用担当者が受信トレイで一覧表示したときに誰からの書類かを即判断できる形式にします。

本文では「どの求人に応募しているか」「何を添付しているか」の2点を簡潔に明示します。長い自己紹介は不要で、メール本文は200〜300文字程度に収めるのが適切です。

採用担当者が実際に確認する電子履歴書のチェックポイント

フォーマットや送付マナーを整えた上で、採用担当者が書類の中身で実際に確認している点を把握しておくことも大切です。

電子履歴書でよくあるNG例

NGパターン	採用担当者への印象
ファイル名が「履歴書.pdf」のみ	誰の書類か即判断できず管理の手間がかかる
Wordファイルをそのまま送付	受け取り側の環境への配慮がないと判断される
パスワードを同じメールに記載	セキュリティ意識の低さが伝わる
日付が古いまま使い回し	この会社専用に用意していないと判断される
証明写真なし	準備不足・志望度が低いと受け取られる場合がある
ファイルサイズが10MB超	受信ボックスの容量を圧迫し、担当者に手間をかける

スマートフォンだけで電子履歴書を作成・送付したい場合は、スマホで採用担当者に通じる履歴書を作る方法も参照してください。

まとめ

• 電子履歴書の「フォーマット」はファイル形式（PDF/Word）と様式（テンプレートデザイン）の2つの意味を持つ
• 企業から指定がない場合のファイル形式はPDF一択。WordやExcelは指定がある場合のみ
• 様式は厚生労働省履歴書様式例が現在の標準。企業や転職サービスの指定がある場合はそちらを優先する
• ファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」形式で、パスワードは必ず別のメールで送る
• 日付・証明写真・フォントの統一・ファイルが開けるかの確認を送付前に必ず行う

電子履歴書のフォーマットを正しく整えることは、採用担当者に「準備ができている人」という印象を与える最初のステップです。内容の質と合わせて、形式面も丁寧に仕上げてください。

電子履歴書のフォーマットに関するよくある質問

電子履歴書はPDFとWordどちらで送ればいいですか？

企業から特別な指定がない場合はPDF形式で送るのが基本マナーです。WordやExcelは受け取る側の環境によってレイアウトが崩れる可能性があるため、採用担当者への印象を下げるリスクがあります。企業から「Word形式で」という指定があった場合は、その指示に必ず従ってください。

厚生労働省様式例と旧JIS規格様式どちらを使えばいいですか？

現在は厚生労働省履歴書様式例の使用を推奨します。令和2年（2020年）にJIS規格の解説から様式例が削除されたことを受け、厚生労働省が作成した新様式が標準となっています。性別欄が任意記載になっているなど、現代のプライバシー基準に対応しています。企業から様式の指定がある場合は指定を優先してください。

電子履歴書のPDFにパスワードは必ずかける必要がありますか？

パスワードを設定するのが一般的なマナーとされています。ただし、履歴書を添付したメールとパスワードを知らせるメールは必ず別々に送ってください。同じメールにパスワードも記載するとセキュリティ対策の意味がなくなります。なお、企業から「パスワード不要」の指示がある場合はそれに従います。

電子履歴書にも証明写真は必要ですか？

原則として必要です。企業から「写真不要」という指示がない限り、電子履歴書でも証明写真を添付してください。スマートフォンで撮影した写真をデータ化して貼り付けることができます。ただし、過度な加工は採用担当者に不自然な印象を与える場合があるため、自然な見た目を意識してください。

参考：フリーターの履歴書の書き方｜職歴・空白期間を採用担当者目線で解説