エントリーシートのファイル名｜正しい付け方とNG例を徹底解説

エントリーシートのファイル名は「書類名_大学名(会社名)_氏名」の形式が基本です。特に指定がなければ、この型さえ守れば採用担当者に伝わりやすく丁寧な印象を与えられます。Web提出とメール添付それぞれの正しい付け方と、初期設定のまま送ってしまいがちなNG例、その場で直せる修正方法までまとめて紹介します。

エントリーシートのファイル名の正しい付け方【結論】

基本の型は「書類名+大学名(会社名)+氏名」

エントリーシートのファイル名に迷ったら、「書類名_大学名(会社名)_氏名」の順で並べれば間違いありません。この3要素が入っていれば、採用担当者はフォルダを開いた瞬間に「誰の、どの書類か」を判断できます。区切りには半角のアンダーバー（_）を使うと読みやすく、機種依存文字によるトラブルも避けられます。

Web提出の場合のファイル名

採用管理システムやマイページからアップロードする場合も、ファイル名は担当者の画面にそのまま表示されます。「アップロードすれば見えなくなる」と考えるのは誤りで、提出物の一覧画面にファイル名が並んだ状態で確認されるケースが一般的です。アップロード前に、これまで紹介した型で保存し直しておきましょう。

メール添付の場合のファイル名

メールで送る場合は、件名とファイル名の情報を揃えておくと、担当者が受信トレイと添付ファイルを照合しやすくなります。応募先が複数ある場合は、会社名までファイル名に含めておくと、誤って別の企業宛てのファイルを送っていないかの確認にも役立ちます。

なぜファイル名を採用担当者はチェックしているのか

採用担当者は一人あたり数十件から数百件の応募書類を扱うため、ファイルの識別しやすさがそのまま業務の効率に直結します。ファイル名が整理されているだけで「対応が早い」「気配りができる」という印象につながり、本文を読む前の段階で評価に差が生まれることもあります。

• 大量のファイルを一括で管理する必要があるため
• フォルダ内での検索・並び替えをしやすくするため
• 提出物の細部から、応募者の仕事に対する姿勢を見ているため

状況別のファイル名の付け方

複数社に応募している場合

複数の企業に同時応募している場合は、ファイル名に会社名を必ず入れてください。氏名と大学名だけでは、どの企業向けに作成した内容かが自分でも分からなくなり、誤ったファイルを送ってしまうリスクが高まります。

新卒の選考では履歴書もあわせて提出を求められるケースが多いため、新卒用の履歴書テンプレートを使って、履歴書のファイル名も同じ命名ルールに揃えておくと管理がしやすくなります。

スマホで作成・提出する場合

スマートフォンで作成したPDFは、保存時の初期設定名のまま提出してしまいやすいので注意が必要です。提出前に必ず名前を変更してください。

提出期限が迫っている場合

時間がないときは、以下の3点だけでも確認してから提出してください。

• ファイル名に自分の氏名が入っているか
• 初期設定名（IMG・スキャン・無題など）のまま送っていないか
• 拡張子が.pdfになっているか

ファイル名でやりがちなNG例と直し方

ここまでのNG例を、具体的な直し方とあわせて整理しました。

NG例	何が問題か	直し方
IMG_0023.pdf	何の書類か分からない	「エントリーシート」など書類名を追加する
スキャン0001.pdf	応募者が特定できない	氏名を追加して保存し直す
履歴書(1).pdf	何回目の修正か伝わらない	会社名や書類名に置き換える
entry sheet 山田.pdf	全角・半角スペースの混在で文字化けの恐れ	アンダーバー（_）に統一する

厚生労働省が示す標準的な様式を使う場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートのように、書類の性質が伝わる名前を最初からファイルに設定しておくと、後から慌てて直す手間が省けます。

企業からファイル名の指定があった場合の注意点

募集要項やマイページの案内に、ファイル名の指定が記載されている場合は、必ずその指示に従ってください。自己流の命名ルールより、企業側の指定が常に優先されます。

エントリーシートに志望動機欄がある場合、履歴書側は志望動機欄を省略した書式を求められることもあります。その際は志望動機なしの履歴書テンプレートを使うと、書類間の内容が重複せず、ファイル構成も整理しやすくなります。

まとめ

• 基本形は「書類名_大学名(会社名)_氏名」
• Web提出でもファイル名はそのまま担当者に見られる
• スマホ作成時は初期設定名のまま提出しないよう変更する
• 企業からの指定がある場合は、必ずその指示を優先する

提出直前の数十秒で見直せる作業だからこそ、ファイル名の整え方ひとつで丁寧な印象につなげられます。

エントリーシートのファイル名に関するよくある質問

ファイル名に半角スペースを使ってもいいですか？

半角スペースは環境によって認識のずれや文字化けの原因になるため避け、アンダーバー（_）やハイフン（-）で区切るのが安全です。全角スペースも同様に避けてください。

会社名は「株式会社」まで入れるべきですか？

特に指定がなければ、正式名称の一部が入っていれば十分です。「株式会社」の位置（前株・後株）を間違えると細部への配慮不足と受け取られる可能性があるため、募集要項の表記をそのままコピーして使うと安全です。

提出後にファイル名の間違いに気づいた場合はどうすればいいですか？

再アップロードや再送信が可能なシステムであれば、正しいファイル名に直したうえで速やかに再提出してください。修正できない場合は、応募先の採用窓口に事情を説明し、対応方法を確認することをおすすめします。

複数の企業に応募する場合、ファイル名に日付を入れたほうがいいですか？

必須ではありませんが、同じ企業に複数回提出する機会がある場合や、応募数が多く自分でも管理しきれない場合は、末尾に提出日を加えておくと最新版を見分けやすくなります。