電子履歴書の作り方｜採用担当者が落とすNG3つを徹底解説

電子履歴書は、テンプレート入力→PDF変換→内容確認の3ステップで作成するのが正解です。手書きより短時間で仕上げられ、多くの企業がデータでの提出に対応しています。作成手順とあわせて、採用担当者が書類選考で実際に確認しているファイル名や写真のポイントも紹介します。

電子履歴書の作り方【結論】3ステップで完成まで

結論：テンプレート入力→PDF変換→内容確認の3ステップ

電子履歴書は、以下の3ステップで完成します。難しい専門知識は不要で、WordやExcel、スマホアプリのどれを使っても流れは同じです。

• STEP1：フォーマットを選んで入力する（厚生労働省様式・転職サービスのテンプレート・Web作成ツールから選択）
• STEP2：PDFに変換する（WordやExcelのまま送らず、必ずPDF形式に変換する）
• STEP3：内容とレイアウトを確認する（写真のズレ・改ページ・文字化けがないかを確認する）

STEP1〜3の具体的な手順

ここからは各ステップの具体的な操作方法を解説します。STEP2のPDF変換は、使用しているパソコンによって手順が異なります。

スマホだけで完結させたい場合は、Web上の履歴書作成ツールを使う方法もあります。ブラウザ上で入力し、そのままPDFとして出力できるため、パソコンがなくても作成可能です。

電子履歴書とは？手書きとの違いと「失礼にならないか」の結論

電子履歴書とは、WordやExcelで作成してPDF化した書類や、Web上の作成ツールで出力した履歴書のことです。企業へのメール添付や、求人サイトのマイページからのアップロードで提出します。

「手書きではなく電子データで送ると失礼にあたるのでは」と気にする方も少なくありません。企業がデータでの提出を受け付けている場合、電子履歴書を送っても失礼にはなりません。求人票や応募案内に「メールで送付してください」と記載があれば、電子データ提出が前提と考えて問題ないでしょう。

	電子履歴書	手書き履歴書
作成時間	短い（修正・使い回しがしやすい）	長い（書き直しに時間がかかる）
向いている場面	Web応募・複数社への同時応募	手書き指定・郵送指定がある場合
印象	効率的・PCスキルが伝わる	丁寧さが伝わることもある
修正のしやすさ	簡単に修正・再利用できる	基本的に書き直しが必要

企業から特に指定がなければ、電子履歴書と手書き履歴書のどちらでも選考結果に大きな差はつきません。手書き指定・郵送指定がある場合のみ、紙の履歴書を用意しましょう。

採用担当者が落とす電子履歴書のNG3つ

電子履歴書は作成のハードルが低い分、細部のミスが選考に影響しやすい書類でもあります。採用担当者が実際に確認している3つのNGパターンを紹介します。

NG①：Word・Excel形式のまま送る

NG②：ファイル名に名前が入っていない

NG③：写真なし、または粗い画質の写真を貼る

電子履歴書はデータのため、「写真は後で貼ればいい」と後回しにされがちです。しかし写真の有無や画質は、紙の履歴書と同じくらい選考の印象を左右します。

電子履歴書のフォーマット・テンプレートの選び方

電子履歴書のフォーマットは、主に3種類から選べます。応募先の業界や求人の指定に合わせて選びましょう。

• 厚生労働省推奨様式（JIS規格）：汎用性が高く、転職・パートどの応募にも使える
• 転職サービスのテンプレート：転職活動に特化した項目構成になっている
• Web作成ツール：ブラウザ上で入力し、そのままPDFを出力できる

転職活動全般に使うなら、幅広い業種に対応した転職用の履歴書テンプレートが使いやすいでしょう。

公的機関や金融など保守的な業界に応募する場合は、フォーマットが安定した厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートを選ぶと安心です。

応募先からJIS規格の指定がある場合は、JIS規格に沿った履歴書テンプレートを使えば項目のズレを防げます。

フォーマットの種類ごとの特徴やおすすめのテンプレートをまとめて比較したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

フォントは読みやすさを重視し、明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝）またはゴシック体を使用します。文字サイズは10.5〜11pt程度が読みやすい目安です。

電子履歴書の提出マナー｜ファイル名・メール件名・パスワード

電子履歴書が完成したら、次は提出です。メールで送る場合は、ファイル名・件名・本文のすべてに気を配ることで、採用担当者への印象が変わります。

メールの件名と本文の書き方

件名は、メール一覧を見た瞬間に内容が伝わる書き方にします。本文は簡潔に、必要な情報だけを記載しましょう。

メールの送信は企業の営業時間内（平日9〜18時ごろ）に行うのがマナーです。深夜や早朝の送信自体は問題にはなりませんが、印象管理の観点からは避けたほうが無難です。

パスワードを設定する場合の送り方

個人情報を含む履歴書をメールで送る際、パスワードを設定すると丁寧な印象を与えられます。義務ではありませんが、設定しておくと安心です。

ツール	設定方法
Word（Windows）	名前を付けて保存→ツール→全般オプションでパスワードを設定してPDF変換
Adobe Acrobat	ツール→保護→パスワードで保護
圧縮ソフト（ZIP）	7-Zipなどでパスワード付きZIP圧縮してから送る

パスワードを設定した場合は、ファイルを送ったメールとは別のメールでパスワードを送ります。同じメールにまとめると、パスワードを設定した意味がなくなるため注意しましょう。

状況別によくある不安と対処法

電子履歴書の作成では、状況によって迷いやすいポイントがあります。よくある2つのケースへの対処法を紹介します。

スマホだけで完結させたい場合

パソコンを持っていない、または外出先で急いで作成したい場合は、スマホ対応のWeb作成ツールが便利です。証明写真アプリで撮影した写真をそのまま取り込み、入力からPDF出力まで一台で完結できます。

アルバイトの応募でスマホから手早く仕上げたい場合は、アルバイト用の履歴書テンプレートを使うと入力項目が絞られていて手間を減らせます。

企業から「手書き」を指定された場合

求人票や選考案内に「手書きでご提出ください」と記載がある場合は、電子履歴書ではなく紙の履歴書を用意します。指定がない場合や記載が見当たらない場合は、企業に確認するのが確実です。

まとめ

• 電子履歴書は「テンプレート入力→PDF変換→内容確認」の3ステップで作成できる
• 企業がデータ提出を受け付けている場合、電子履歴書でも失礼にはあたらない
• Word・Excel形式のまま送る、ファイル名に名前がない、写真なし・粗い画質は選考で不利になりやすい3大NG
• フォーマットは厚生労働省様式・転職サービスのテンプレート・Webツールから応募先に合わせて選ぶ
• 提出時はファイル名を「氏名＋書類名＋日付」にし、パスワードを設定する場合は別メールで送る

電子履歴書の形式が整ったら、次は自己PRや志望動機など中身の内容で差をつけていきましょう。

電子履歴書に関するよくある質問

電子履歴書はPDFとWord、どちらで送るべきですか？

企業から指定がなければPDF形式で送るのが基本です。Wordはバージョンや受信側の環境によってレイアウトが崩れる場合があるため、作成後は必ずPDFに変換してから送りましょう。

電子履歴書を送るとき、パスワードは必ず設定すべきですか？

義務ではありませんが、個人情報を含む書類をメールで送る場合はパスワード設定が丁寧な対応です。設定する場合は必ず別メールでパスワードを送ります。企業から「パスワードなしで送ってください」と指定がある場合はそれに従いましょう。

電子履歴書に貼る写真は、スマホで撮影したものでも大丈夫ですか？

対応している証明写真アプリで撮影したものであれば使用できます。ただし、背景が無地であること、スーツを着用していること、撮影から3ヶ月以内であることは守る必要があります。画質が粗い写真は印象を下げるリスクがあるため、専用アプリやスタジオ撮影がおすすめです。