事務職の履歴書送付状の書き方｜そのまま使える例文とNG例を徹底解説

事務職の履歴書に添える送付状は、正確さと簡潔さを最優先した横書きの一枚にまとめるのが基本です。事務職の採用担当者は送付状の文面そのものを、応募者の書類作成能力を測る材料として見ています。この記事では、経験者・未経験それぞれで使える例文と、事務職特有のNG例をあわせて解説します。

事務職の履歴書送付状はこう書く｜結論と例文

結論：事務職の送付状は「正確さ」と「簡潔さ」を最優先する

事務職に応募する場合の送付状は、日付・宛名・署名・本文・同封書類の一覧という基本構成を崩さず、A4横書き1枚にまとめます。凝った言い回しや長い自己PRは不要です。型どおりに、誤字なく、過不足なく書けているかが事務職では特に見られます。

他の職種であれば多少の言い回しの粗さは大きな減点になりませんが、事務職の場合は書類作成そのものが業務内容と直結します。送付状の完成度が、そのまま「この人に任せて大丈夫か」という判断材料になる点を意識してください。

良い例文（事務職への転職・経験者の場合）

良い例文（未経験から事務職を目指す場合）

NG例（事務職で特に評価が下がる書き方）

採用担当者はここを見ている

ゼロから作るより、フォーマットが整った転職用の履歴書テンプレートから始めると、送付状との体裁も揃えやすくなります。

なぜ事務職の応募で送付状が重視されるのか

事務職の採用担当者にとって、送付状は志望動機を伝える文書である以前に、応募者が日常業務でどんな書類を作るかを想像させる唯一の材料です。面接前に確認できる「実技サンプル」に近い扱いを受けていると考えてください。

• 正確さの証明になる：誤字脱字や宛名間違いは、他職種以上に「事務処理を任せられない人」という直接評価につながります
• 丁寧さの誤用に注意：印象をよくしようとして敬語を過剰に使うと、逆に言葉づかいが不正確な人という印象を与えることがあります
• 整然とした書式が評価される：送付状の文面自体が「正確・簡潔・整然」であることが、事務職に求められる資質をそのまま示す機会になります

この3点を踏まえると、送付状で工夫すべきなのは表現の華やかさではなく、型を崩さない正確さだとわかります。次章の基本構成に沿って、抜け漏れのない一枚を仕上げてください。

送付状の基本構成とマナー（9項目）

送付状は書く内容と並び順が決まっているビジネス文書です。以下の表の順番どおりに配置すれば、抜け漏れなく仕上がります。

順番	要素	位置	事務職で特に意識する点
1	送付年月日	右上	投函日を記載し、履歴書の日付と表記を統一する
2	宛名	左	会社名は正式名称。前株・後株を求人票で確認する
3	署名	右	住所・氏名・電話番号・メールアドレスを漏れなく
4	件名	中央	「応募書類送付のご案内」など簡潔に
5	頭語	本文冒頭	「拝啓」に続けて時候のあいさつを添える
6	用件	本文	応募経路と応募職種を正確に明記する
7	自己PR	本文	3行以内。数字や具体的な業務名で簡潔にまとめる
8	結語	右	「拝啓」には「敬具」を対応させる
9	同封書類	「記」以下	書類名と枚数を1点ずつ列挙し、右下に「以上」

パソコンでの作成が基本です。事務職の求人票に「手書きで」という指定がなければ、フォントは明朝体10.5〜11pt程度に整え、履歴書・職務経歴書と体裁を揃えてください。用紙サイズや様式にこだわりたい場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートやJIS規格に沿った履歴書テンプレートを基準にすると、企業側に違和感を与えません。

【状況別】事務職の送付状 例文集

基本形の本文部分だけを差し替えれば、どの状況にも対応できます。日付・宛名・署名・記書きは共通です。

パート・アルバイトから事務職を目指す場合

ブランクがある場合

ブランクの理由を長く説明する必要はありません。「今は働ける状態であること」と「その間に取り組んだこと」を1文で添えるにとどめてください。

経理・営業事務など専門事務の場合

経理・営業事務のように専門性のある事務職では、資格名や使用ソフトなど具体的な単語を1つ入れるだけで説得力が増します。事務の職務経歴書テンプレートと組み合わせると、業務内容を具体的に伝えやすくなります。

事務職ならではの送付状NG例と直し方

事務職の送付状で特に気をつけたいのは、丁寧に見せようとした結果、かえって正確さを欠いてしまうパターンです。次の5つは実際に起こりやすい失敗と、その直し方です。

• 敬語の誤用：「拝見させていただきました」のような二重敬語は避け、「拝見いたしました」に直します
• 同封書類のまとめ書き：「履歴書等」ではなく、「履歴書1通」「職務経歴書1通」と書類名と枚数を分けて書きます
• 宛名の敬称ミス：「人事部御中 〇〇様」のように御中と様を重ねず、個人名がわかるなら「人事部 〇〇様」とします
• 会社名の略記：「（株）」は使わず、「株式会社〇〇」と正式名称で書きます
• 使い回しの痕跡：他社名や以前の日付が残っていないか、投函前に企業名と日付だけは必ず読み返してください

送付状と履歴書の封筒への入れ方・郵送マナー

クリアファイルに挟み、送付状を一番上にします。以下、履歴書・職務経歴書・その他書類の順です。封筒から取り出したときに送付状が最初に目に入る向きで入れてください。

• 1枚目：送付状
• 2枚目：履歴書
• 3枚目以降：職務経歴書・企業指定の書類

封筒はA4を折らずに入れられる角形2号（240mm×332mm）の白封筒が基本です。表面の左下に赤字で「応募書類在中」と記載し、四角で囲みます。重さによって郵便料金が変わるため、送付状・履歴書・職務経歴書一式を入れた状態で郵便局の窓口にて計量してもらうと安心です。料金不足の郵便物は差出人に返送され、締切に間に合わなくなることがあります。

まとめ

• 事務職の送付状は正確さと簡潔さを最優先し、9つの要素を型どおりA4横書き1枚に配置する
• 自己PRは3行以内。曖昧な自己評価や「等」でのまとめ書きは避ける
• 未経験・ブランクあり・専門事務など、状況に応じて本文だけを差し替える
• クリアファイルに送付状を一番上にして角形2号の封筒へ。郵送前に企業名と日付を読み返す

事務職の送付状は、表現の工夫よりも型を崩さない正確さが評価につながります。投函前の見直しを習慣にしてください。

事務職の履歴書送付状に関するよくある質問

事務職への応募でも送付状は必須ですか？

郵送する場合は添えるのが基本です。送付状がないという理由だけで不採用になることは考えにくいものの、事務職は書類の正確さが業務と直結するため、他職種よりも「あって当たり前のものが抜けている」という印象を持たれやすい傾向があります。メールでの提出なら本文が送付状の役割を果たすため、別途添付する必要はありません。

未経験から事務職に応募する場合、送付状で経験不足をどう補えばいいですか？

前職の経験のうち、正確さや几帳面さが求められた業務を1つだけ挙げてください。すべてを詳しく書く必要はなく、送付状では触れる程度にとどめ、詳細は職務経歴書に譲る形にすると読みやすくなります。

パートやアルバイトの事務職応募でも送付状は必要ですか？

必須ではありませんが、郵送するなら添えたほうが丁寧です。パートやアルバイトの場合は「貴社」を「貴店」に置き換え、勤務時間の希望がある場合は本文の後半で簡潔に触れる程度で構いません。

送付状のテンプレートをそのまま使っても評価は下がりませんか？

問題ありません。送付状は型が決まっている文書のため、テンプレートの流用自体は減点になりません。ただし企業名・応募職種・日付・署名の4か所は必ず書き換えてください。事務職の場合、この書き換え漏れは「確認作業ができない人」という直接的な評価につながるため、特に注意が必要です。