辞表のフォーマットは、表題・本文・日付・所属役職と氏名・宛先の5項目をこの順番で並べるのが基本です。用紙サイズやパソコンで作成する際の注意点、取締役・公務員・一般社員それぞれの立場別記載例までまとめて解説します。
辞表のフォーマットは5項目｜正しい書き方【結論】
結論：表題・本文・日付・役職氏名・宛先の順で書く
辞表のフォーマットは、表題・本文・日付・所属役職と氏名・宛先の5つを、この順番で書くのが基本です。項目が抜けていたり順番が入れ替わっていたりすると、受け取る側に整理されていない印象を与えてしまいます。
- 表題：「辞表」または「辞職願」
- 本文：「私儀」から書き出し、辞任・退職の効力発生日を明記
- 日付：提出する年月日
- 所属役職と氏名：現在の役職名・氏名・押印
- 宛先：提出先の役職者名（代表取締役、任命権者など）
辞表のフォーマット例（そのまま使えるひな形）
括弧の部分に自分の情報を当てはめれば、そのまま辞表のフォーマットとして使えます。
良い例文
辞表
私儀
このたび一身上の都合により、令和［ ］年［ ］月［ ］日をもって［ 役職 ］を辞任いたします。
令和［ ］年［ ］月［ ］日
［ 所属・役職 ］ ［ 氏名 ］ 印
［ 提出先の会社名 ］ ［ 役職・氏名 ］殿
NG例
宛先を書かずに本文だけ提出する、または日付を「〇月吉日」のようにぼかして書く。効力発生日が特定できない書き方だと、いつから正式に辞任・退職が成立するのか会社側が判断できず、手続きが滞る原因になります。
総務・役員はここを見ている
- 5項目に抜け漏れがないか、特に効力発生日と宛先が明記されているか
- 押印が実印・認印か（シャチハタを無効扱いにする会社が多い）
- 文体が「辞任いたします」のように言い切る形になっているか
辞表と退職届・退職願でフォーマットは同じか
辞表は取締役・執行役員・公務員など、雇用契約ではなく委任・任命に基づく立場の人が使う書類です。一般の会社員・パート・アルバイトが退職する場合は、辞表ではなく退職届または退職願が正しい書類名になります。基本の5項目は共通していますが、本文の言い回しが対象者によって変わります。
| 書類名 | 対象者 | 本文の基本フォーマット |
|---|---|---|
| 辞表 | 取締役・執行役員・公務員など | 「〇〇を辞任いたします」と言い切る |
| 退職届 | 一般社員・パート・アルバイト | 「退職いたします」と言い切る |
| 退職願 | 一般社員・パート・アルバイト | 「退職いたしたく、お願い申し上げます」 |
自分がどちらの書類名に当てはまるか迷う場合は、辞表と退職願の違いを先に確認しておくと、フォーマットを書き始めてからの手戻りを防げます。
辞表の用紙サイズと縦書き・横書きのフォーマット
会社に指定の様式がなければ、辞表の用紙は白無地の便箋かA4のコピー用紙で問題ありません。紙のサイズによって、組み合わせる封筒のサイズも変わります。
| 用紙 | 書き方 | 合わせる封筒 |
|---|---|---|
| B5便箋 | 縦書き（手書き） | 長形4号 |
| A4コピー用紙 | 横書き（パソコン作成） | 長形3号 |
用紙選びのポイント
- 罫線の有無は自由。使うこと自体はマナー違反にならない
- 三つ折りにして封筒にぴったり収まるサイズの組み合わせを選ぶ
- 柄物や香り付きの用紙は避け、白か薄いクリーム系にする
封筒の表書きや宛名の書き方まで確認しておきたい場合は、辞表の封筒の書き方もあわせて参考にしてください。
パソコンで辞表を作成する場合のフォーマットの整え方
辞表はパソコンで作成しても法的には問題ありません。ただし手書きに比べて体裁が崩れやすいため、余白とフォントサイズをそろえることが仕上がりの整った印象につながります。
良い例文（パソコン作成時の目安）
上下左右の余白を均等に30mm前後とり、フォントはMS明朝またはMSゴシックの10.5〜12ptで統一する。行間はやや広めに取り、氏名欄のみ手書きにして押印する。
NG例
見出しと本文でフォントサイズがバラバラ、左右の余白が均等でない。体裁の乱れは準備不足の印象を与えやすいため、印刷前に必ずレイアウトを確認してください。
辞表の提出後は転職活動が本格化するケースも多いため、あわせて転職用の履歴書テンプレートを準備しておくと、次の一歩をスムーズに踏み出せます。
応募先の指定形式に合わせたい場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートも参考になります。
【立場別】辞表フォーマットの記載例
取締役が辞任する場合
取締役と会社の関係は委任契約のため、辞任の意思表示が会社に到達した時点で効力が生じます。フォーマットの宛先は代表取締役、または取締役会にするのが一般的です。
良い例文
辞表
私儀
このたび一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって取締役を辞任いたします。
令和〇年〇月〇日
取締役 〇〇〇〇 印
株式会社〇〇 代表取締役〇〇〇〇殿
NG例
「取締役を辞任させていただきたく存じます」と許可を求める言い回しにする。辞表は一方的な意思表示のための書類なので、「辞任いたします」と言い切る形が正しいフォーマットです。
公務員が辞職する場合
公務員の辞職は任命権者の承認を得て初めて効力が発生するため、フォーマットの本文は「お願い申し上げます」という願い出の形にするのが一般的です。書類名も「辞職願」とする自治体・省庁が多いため、提出先の様式を事前に確認してください。
良い例文
辞職願
私儀
一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
令和〇年〇月〇日
〇〇部〇〇課 〇〇〇〇
〇〇省〇〇局長 〇〇〇〇殿
一般社員が「辞表」のつもりで書くなら退職届フォーマットを使う
一般の会社員・パート・アルバイトが退職する場合、正式なフォーマットは退職届または退職願です。「辞表」という呼び方が広く使われているために混同しやすいものの、書類名を間違えると社内の手続きが滞ることがあります。
そのまま使える退職届テンプレートを使えば、フォーマットに迷わず書き始められます。
退職後の応募書類は、公的な様式を基準にすると迷いにくくなります。JIS規格に沿った履歴書テンプレートもあわせて確認しておくと安心です。
辞表のフォーマットでやりがちな失敗｜総務・役員はここを見ている
辞表のフォーマットで多い失敗は、内容そのものより体裁面のミスです。提出前に次の点を確認してください。
よくあるNGパターン
- 効力発生日を「〇月吉日」のように曖昧にする
- 宛先を書き忘れる、または宛先の役職名を間違える
- 修正液・修正テープで訂正した状態のまま提出する
- 用紙と封筒のサイズが合っておらず、中で紙が動いている
いずれも書き損じたら新しい用紙に書き直すのが原則です。5項目のフォーマットと合わせてこの4点を確認しておけば、体裁面での失敗はほぼ防げます。
まとめ
- 辞表のフォーマットは表題・本文・日付・所属役職と氏名・宛先の5項目が基本
- 用紙はB5便箋（縦書き）かA4コピー用紙（横書き）、封筒サイズを対応させる
- パソコン作成時は余白とフォントサイズをそろえ、氏名欄は手書き＋押印にする
- 取締役・公務員・一般社員で本文の言い回しと提出書類名が異なる
自分の立場に合ったフォーマットを選び、5項目の抜け漏れがないか最後に確認してから提出を進めてください。転職活動を並行して進める場合は、志望動機なしの履歴書テンプレートから必要な項目だけ埋めていく方法もあります。
辞表のフォーマットに関するよくある質問
- 辞表のフォーマットに決まった書式はありますか？
-
法律上定められた書式はありませんが、表題・本文・日付・所属役職と氏名・宛先の5項目を含めるのが一般的なフォーマットです。会社に指定の様式がある場合はそちらを優先してください。
- 辞表はパソコンで作成しても正式なフォーマットとして認められますか？
-
多くの企業・官公庁でパソコン作成が認められています。ただし氏名欄は手書きにして押印するのが一般的で、余白やフォントサイズをそろえると整った印象になります。
- 辞表と退職届はフォーマットが違いますか？
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基本の5項目は共通していますが、本文の言い回しが異なります。辞表は「辞任いたします」、退職届は「退職いたします」と言い切る形で書きます。対象者も辞表は取締役・執行役員・公務員、退職届は一般社員です。
- 辞表のフォーマットは縦書きと横書きどちらが正しいですか？
-
手書きの便箋であれば縦書き、パソコンで作成するA4用紙であれば横書きが一般的です。どちらも法的な優劣はなく、提出先の慣例や会社指定があればそちらに合わせてください。
