電子履歴書の作り方と提出マナー｜採用担当者が落とすNGを解説

この記事では、電子履歴書の作り方から提出マナーまで、採用担当者の視点で解説します。ファイル形式の正解、写真の貼り方、メール送付のルール、採用担当者が書類選考で落とす3つのNGポイントをまとめています。

電子履歴書とは？紙の履歴書との違いと採用担当者の本音

電子履歴書とは、WordやExcelで作成してPDF化した書類や、Web上の作成ツールで出力した履歴書を指します。企業にメールで送ったり、求人サイトのマイページからアップロードしたりする形が一般的です。

電子履歴書の3つの種類

電子履歴書には大きく分けて3つの形式があります。自分の状況と企業の指定に合わせて選ぶことが重要です。

種類	特徴	向いている状況
PC作成PDF （Word・Excel）	テンプレートを使ってPC作成しPDF変換。最も汎用性が高い	多くの企業への転職活動全般
Webツール作成	YagishやdodaなどのWeb履歴書サービスを利用。スマホ対応のものも多い	スマホで完結したい場合、複数社への応募
手書きのスキャン	手書き履歴書をスキャナやスマホアプリでPDF化したもの	手書き指定はないが手書きで作成済みの場合

この3つのうち、転職活動で最も使われるのがPC作成PDF形式です。WordやExcelで作成したあとPDFに変換して送ります。

「電子で送るのは失礼」は本当か

転職活動をする方から「履歴書を電子で送ると失礼にならないか」という声をよく聞きます。結論からいうと、企業が電子データでの提出を受け付けている場合は失礼にあたりません。

最近は多くの企業が書類のペーパーレス化を進めています。採用担当者の立場からすると、PDF形式で整理して送られてくる書類のほうが管理しやすいという本音もあります。

電子履歴書の作り方【フォーマット・写真・PDF変換】

電子履歴書のフォーマットはどれを使えばいいか

電子履歴書のフォーマットは大きく3つから選べます。企業や求人の特性に合わせて選択しましょう。

• 厚生労働省推奨様式（JIS規格）：汎用性が高く、転職・就活・パートどれにも使える。公的機関や保守的な業界に向いている
• 転職サービスのテンプレート：doda・リクナビNEXTなどが配布する様式。転職に特化した項目構成になっている
• Webサービスで作成・出力：YagishなどのWeb履歴書サービス。ブラウザ上で入力してPDFを出力できる

どのフォーマットを使う場合も、最終的にはPDFに変換して提出することが基本です。WordやExcelのままメールに添付すると、受信側の環境によってレイアウトが崩れる可能性があります。

フォントは読みやすさを重視して選びます。PC作成の場合、明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝）またはゴシック体が一般的で、サイズは10.5〜11ptが適切です。

電子履歴書の写真の貼り方と採用担当者が見るポイント

電子履歴書に貼る写真は、紙の履歴書と同じ基準で準備します。写真の品質は採用担当者の第一印象に直結するため、手を抜けない部分です。

項目	基準
写真サイズ	縦4cm×横3cm
撮影時期	3ヶ月以内
服装	スーツ（ジャケット着用）
背景	白・水色など無地の明るい色
データ形式	JPEG推奨（ファイルサイズ200KB以下が目安）

Wordファイルに写真を貼り付けた場合、PDF変換後に写真がずれたり消えたりすることがあります。必ずPDF変換後に写真の位置・表示を確認してから送付しましょう。

WordやExcelをPDFに変換する手順

PDF変換は難しい操作ではありません。使用するOSに合わせて以下の手順で変換できます。

変換後は必ずPDFを開いて内容確認を行いましょう。写真の位置・フォント・改ページの状態が想定通りかチェックします。スマホでの作成から提出まで完結させたい場合は、スマホ対応の作成ツールも選択肢のひとつです。

電子履歴書の提出方法とメール送付マナー

電子履歴書の作成が完了したら、次は提出です。メールで送付する場合は、ファイル名・件名・本文・パスワードのすべてに気を配る必要があります。採用担当者が1日に受け取るメールの数は多く、ここで丁寧さが伝わると印象が変わります。

ファイル名のつけ方ルール

ファイル名は採用担当者がデータを整理する際に直接影響します。「履歴書.pdf」だけでは、複数の応募者が送ってきた書類の中に埋もれて管理できません。

ルールとしては「氏名＋書類名＋日付」の組み合わせが最もわかりやすいです。職務経歴書もあわせて送る場合は「山田太郎_職務経歴書_20260619.pdf」と別ファイルにするか、まとめる場合は「山田太郎_応募書類一式_20260619.pdf」とします。

メールの件名と本文の書き方

メールの件名は採用担当者がメール一覧を見た瞬間に内容を把握できる書き方にします。本文は簡潔に、必要な情報だけを記載します。

メール送信は企業の営業時間内（平日9〜18時）に行うのがマナーです。深夜や早朝の送信は、特に問題にはなりませんが、相手の印象管理の観点から避けた方が無難です。

パスワードの設定方法と送り方

個人情報を含む履歴書をメールで送る場合、パスワードを設定してセキュリティを高めるのが丁寧な対応です。義務ではありませんが、設定があると採用担当者に「情報管理に気を遣っている」という印象を与えます。

OS/ツール	パスワード設定方法
Word（Windows）	名前を付けて保存 → ツール → 全般オプション → パスワードを設定してPDF変換
Adobe Acrobat	ツール → 保護 → パスワードで保護
圧縮ソフト（ZIP）	7-Zip・Lhaplusなどでパスワード付きZIP圧縮してから送る

パスワードを設定した場合は、ファイルを送ったメールとは別のメールでパスワードを送るのがルールです。同じメールにまとめると、パスワード設定の意味がなくなります。

採用担当者が書類選考で落とす電子履歴書の3つのNG

採用担当者が電子履歴書を受け取ったとき、最初の数秒で「開ける書類か」「正しく届いているか」を判断します。どれだけ本文の内容が良くても、以下の3つのNGがあると選考に影響します。

NG①：Word・Excel形式のまま送る

企業の採用担当者が使用するPC環境は様々です。WordやExcelのバージョン違いによってレイアウトが変わることがあり、採用担当者に余計な手間をかけさせることになります。送付前に必ずPDF変換を行いましょう。

NG②：ファイル名に名前が入っていない

「ファイル名の工夫くらいで選考に影響しないのでは」と思いがちですが、採用担当者にとって管理のしやすさは重要な要素です。氏名と日付の入ったファイル名は、それだけで「ビジネスマナーを理解している」という印象を与えます。

NG③：写真なし、または粗い画質の写真を貼付する

電子履歴書の写真はデータなので「後で貼ればいい」と後回しにしがちです。しかし写真のクオリティは書類の完成度に直結します。証明写真サービスやアプリを使って、スーツ着用・無地の背景での撮影を徹底しましょう。

電子履歴書と手書き、どちらが有利か

転職活動で「電子と手書き、どちらが採用に有利か」と悩む方は多くいます。採用担当者の本音を踏まえると、多くの場合、提出形式そのもので選考結果に差はつかないというのが実態です。

	電子履歴書（PC作成）	手書き履歴書
採用担当者の印象	効率的・PCスキルあり	丁寧さ・誠実さが伝わることも
向いている業界・職種	IT・外資・スタートアップ・事務職全般	金融・公務員・保守的な業界の一部
修正のしやすさ	簡単に修正・流用が可能	書き直しが必要
複数社同時応募	向いている（コピーして応募可）	向いていない（毎回手書き）

業界や企業の採用文化によって異なりますが、現代の転職市場では電子履歴書が主流です。企業から明確に「手書き提出」を求められた場合を除き、電子履歴書で問題ありません。

まとめ

• 電子履歴書はPC作成PDF・Webツール・手書きのスキャンの3種類があり、転職ではPC作成PDF形式が最もスタンダード
• フォーマットは厚生労働省推奨様式か転職サービスのテンプレートを使用し、必ずPDFに変換してから送る
• 写真は縦4cm×横3cm・3ヶ月以内・スーツ着用が基本。PDF変換後に写真の位置を必ず確認する
• ファイル名は「氏名＋書類名＋日付」形式で設定し、採用担当者が管理しやすいようにする
• メールは企業の営業時間内に送り、件名・本文を丁寧に整える。パスワードは別メールで送る
• 電子か手書きかよりも書類の内容と完成度が選考結果を左右する

電子履歴書の準備が整ったら、次は志望動機や自己PRの内容を採用担当者の目線で磨いていきましょう。書類の「形」が整った後、「中身」で差をつけることが書類選考通過につながります。

電子履歴書に関するよくある質問

電子履歴書はPDFとWordどちらで送るべきですか？

企業から指定がなければPDF形式で送るのが基本です。Wordはバージョンや受信側の環境によってレイアウトが崩れる場合があります。WordやExcelで作成した後、必ずPDF変換してから送りましょう。

電子履歴書を送る際、パスワードは必ず設定すべきですか？

義務ではありませんが、個人情報を含む書類をメールで送る場合はパスワード設定が丁寧な対応です。設定する場合は、必ず別メールでパスワードを送ります。企業から「パスワードなしで送ってください」と指定がある場合はそれに従います。

電子履歴書に貼る写真は、スマホで撮影したものでも大丈夫ですか？

スマホ撮影の写真でも対応している証明写真アプリであれば使用可能です。ただし、背景が無地・スーツ着用・3ヶ月以内の撮影という基本条件は守る必要があります。画質が粗かったり、自撮り感が強く出る写真は採用担当者の印象を下げるリスクがあるため、スタジオ撮影や専用アプリの利用を推奨します。

参考：フリーターの履歴書の書き方｜職歴・空白期間を採用担当者目線で解説

参考：会社都合退職の履歴書の書き方｜ポイントと例文を徹底解説