職務経歴書はパソコンで作成するのが基本です。迷ったときはWordを選べば失敗しません。採用担当者の50.9%がパソコン作成を支持しており、手書きより修正しやすく読みやすいためです。Word・Excelの使い分けから、フォント設定、面接で答えに詰まらないPCスキル欄の書き方まで説明します。
職務経歴書はパソコンで書くのが結論｜今日から使える基本の型
結論：パソコン作成が基本、迷ったらWord
応募先企業から「手書きで」という指定がない限り、職務経歴書はパソコンで作成します。文章中心で書く方はWord、複数社の職歴や数値を表で整理したい方はExcelが向いています。どちらのソフトを使うか迷ったら、まずはWordを選べば問題ありません。
「パソコンで作るとテンプレそのままに見えて手抜きだと思われないか」と気になる方もいますが、採用担当者が評価するのは見た目の凝り方ではなく、内容が具体的で読みやすいかどうかです。以下の型に沿って作成すれば、その不安は解消できます。
【文章で伝えたい場合】Wordで作る書き方の型
営業・企画・総務・人事など、業務内容を文章で説明する場面が多い職種はWordが書きやすいです。職務要約から書き始め、担当業務と実績を段落でつなげる構成にします。
良い例文
「人材業界の法人営業として8年間勤務。年間100社以上の採用課題ヒアリングから求人提案・定着フォローまでを一貫して担当し、直近3年間は新規契約数を前年比130%まで伸ばしました。」
NG例
「人材会社でさまざまな業務を経験し、営業やマネジメントなど幅広く携わってきました。」
数字と固有の業務内容がなく、何をしてきた人なのか伝わらない一文になっています。
採用担当者はここを見ている
- 「担当しました」で止まっている記述より「何を達成したか」まで書かれているか
- 数値実績（増加率・件数・期間）が入っているか
- Wordの見出し機能を使い、段落の切れ目が視覚的にわかるか
【職歴が複数・数値で見せたい場合】Excelで作る書き方の型
転職回数が多い方や、複数の勤務先での実績を比較しやすく見せたい方はExcelの表形式が向いています。「在籍期間」「会社名」「担当業務」「実績」を列で並べると、採用担当者が短時間で情報をつかみやすくなります。
良い例文
「2021年4月〜2024年3月 株式会社〇〇（従業員数320名・製造業）／経理担当／月次決算業務・請求書処理を担当し、決算早期化に取り組み締め処理を3営業日短縮しました。」
NG例
「経理業務全般を担当」
在籍期間・会社規模・具体的な業務範囲が抜けており、表にしても情報量が乏しいままです。
採用担当者はここを見ている
- セルを詰め込みすぎず、1行あたりの情報量が読み取りやすいか
- 会社概要（従業員数・事業内容）が添えられ、業務の規模感が伝わるか
- 印刷時にレイアウトが崩れていないか（PDF変換で確認済みか）
採用担当者の50.9%がパソコン作成を支持する理由
中途採用担当者352人を対象にした調査では、「パソコン作成が良い」との回答が50.9%で最多となり、「手書きが良い」と回答したのは18.8%にとどまりました。職務経歴書は履歴書より記載項目が多く、修正や加筆が発生しやすいため、パソコンで作るほうが完成度を保ちやすいことが背景にあります。
手書きにもメリットはあるのか
手書きを評価する採用担当者は「熱意が伝わる」「人柄が見える」という理由を挙げることがあります。ただし、これは職務経歴書ではなく履歴書の話であるケースが多く、職務経歴書に関しては手書きを積極的に選ぶ理由はほとんどありません。企業から手書き指定があった場合のみ対応すれば十分です。
パソコン作成で評価が上がる3つのポイント
- 修正・加筆が容易：誤字脱字や情報の追加を即座に反映でき、清書し直す手間がかからない
- 複数企業への応用が簡単：ベースファイルを保存しておけば、応募先ごとに内容を微調整するだけで済む
- 実務スキルの証明になる：整った書類そのものが、パソコンを使った資料作成能力のアピールにもなる
採用担当者が必ずチェックするフォーマットの基本ルール
内容が充実していても、フォーマットが乱れていると第一印象で損をします。パソコンで作成する際に押さえておくべき基本ルールを確認しておきましょう。
用紙サイズ・枚数
| 項目 | 基本ルール |
|---|---|
| 用紙サイズ | A4縦（横向きは不可） |
| 枚数 | 1〜2枚（3枚以内に収める） |
| 提出形式 | メール提出の場合はPDF形式で送付 |
用紙サイズや枚数のルールは、厚生労働省が案内するハローワーク用の職務経歴書テンプレートを使うと迷わず整えられます。
フォントと文字サイズ
フォントと文字サイズは、書類全体を通じて統一することが条件です。フォントが揃っていない書類は、内容以前に信頼性が下がって見られます。
| 要素 | 推奨設定 |
|---|---|
| 本文フォント | MS明朝・游明朝（Windows）／ヒラギノ明朝（Mac） |
| 本文文字サイズ | 10.5〜11pt |
| 見出し文字サイズ | 12〜14pt |
NG例
- 装飾フォント（HGP創英角ポップ体など）の使用：受け取り側の環境で文字化けし、印象を大きく下げる
- 見出しと本文でフォントの種類がバラバラ：視線が落ち着かず読みにくい
- 本文が9pt以下：印刷後に見づらくなる
余白とレイアウト設定
余白は見落としがちな設定です。Wordなら「レイアウト」→「余白」から上下左右20〜25mmを目安に設定します。情報を増やしたいからといって余白を削ると、詰め込みすぎの印象を与えて逆効果になります。
文章中心の職務経歴になる方は、事務の職務経歴書テンプレートのように余白設定が済んだひな形から始めると、レイアウト調整の手間を省けます。
PCスキル欄の書き方｜面接で聞かれても困らない書き方の法則
「Word・Excel・PowerPoint（初級）」という書き方は多くの応募者が使う表現ですが、採用担当者にはほとんど情報が伝わっていません。知りたいのは「何のソフトが使えるか」ではなく、「そのソフトで実際にどんな業務ができるか」です。
NG例と良い例
NG例
「PCスキル：Word／Excel／PowerPoint（初級程度）」
スキルの水準が不明で、業務への活用イメージが湧きません。「初級」は自己評価にすぎず、判断材料になりません。
良い例文
「Excel（VLOOKUP・ピボットテーブルを使った月次売上集計・在庫管理）、Word（議事録・A4 2枚以内の社内提案書作成）、PowerPoint（部門内プレゼン資料作成：月2〜3回）」
レベル別・職種別の書き方例
スキルの高低よりも「実務と結びついた書き方かどうか」が評価を左右します。職種によって求められる機能も変わるため、以下を参考に自分の経験に近い表現を選んでください。
| ソフト | 初級レベルの書き方例 | 中〜上級レベルの書き方例 |
|---|---|---|
| Excel | SUM・AVERAGE関数を使った基本的なデータ集計、表の作成 | VLOOKUP・ピボットテーブルを使用した売上分析・在庫管理 |
| Word | 文書作成・書式設定、A4 1〜2枚の報告書作成 | 差し込み印刷・スタイル設定を活用した提案書・マニュアル作成 |
| PowerPoint | テンプレートを活用した15枚程度のプレゼン資料作成 | グラフ挿入を含む40枚以上の営業提案資料作成（月3〜5回） |
営業職で実績を数字で見せたい方は、営業の職務経歴書テンプレートのように成果を数値で並べる書き方が参考になります。
経理職で数値管理力を伝えたい方は、経理の職務経歴書テンプレートを参考にすると、書くべき項目の抜け漏れを防げます。
スキルを盛りすぎない｜面接で答えられる範囲で書く
採用担当者はここを見ている
PCスキル欄は面接での確認事項になりやすい項目です。書類上の見栄えを良くしようとして実際より高いレベルを書くと、面接で具体的な操作方法を聞かれた際に答えられず、書類全体の信頼を失うことにつながります。実際に使った機能・業務だけを、正直に具体的に書くことが、遠回りに見えて最も評価される書き方です。
パソコンがない場合はスマホ・無料ツールで作成できる
自宅にパソコンがない場合でも、職務経歴書の作成は可能です。スマートフォン対応の無料ツールを活用すれば、WordやExcelがなくても採用担当者に通用する書類を作れます。
おすすめの無料作成ツール
- doda 職務経歴書作成ツール：スマホから入力できるフォーム形式で、完成後はPDF・Word形式でダウンロードできる
- マイナビ転職 職務経歴書作成ツール：職種・経験年数に合わせたガイド付きで、迷わずに使えるUIになっている
- Googleドキュメント：Googleアカウントがあれば無料で使えるWordの代替ツール。スマホ・タブレットでも編集できる
印刷・提出時の注意点
スマホで作成した場合は、提出前に必ずPDF形式に変換し、レイアウトが崩れていないか画面で確認してください。印刷はコンビニのマルチコピー機でPDF出力に対応しているため、自宅にプリンターがなくても対応できます。用紙選びも含めた印刷のコツは、職務経歴書の用紙はA4普通紙でいい｜印刷と提出のコツを徹底解説で詳しく解説しています。
採用担当者はここを見ている
スマホや無料ツールで作成した書類でも、レイアウトが整いPDFで提出できていれば評価上の不利はありません。「パソコンがないから完成度が低い」という思い込みは不要で、ツールを活用してでも読みやすい書類に仕上げることが評価につながります。
まとめ
- 職務経歴書はパソコン作成が基本。採用担当者の50.9%がパソコン作成を支持している
- 文章中心ならWord、複数社の職歴を表で見せたいならExcelが使いやすい
- フォントは全体で統一し、本文10.5〜11pt・見出し12〜14ptを目安にする
- PCスキル欄は「ソフト名＋使える機能＋業務内容」で書き、面接で答えられる範囲にとどめる
- パソコンがない場合はスマホ対応の無料ツールで代替できる
パソコンで作った職務経歴書がテンプレそのままに見えないか気になる方は、職務経歴書はシンプルが正解｜手抜きに見えない書き方を徹底解説もあわせて確認してください。書き方に迷ったときは、転職エージェントに添削を依頼する方法もあります。
職務経歴書のパソコン作成に関するよくある質問
- 職務経歴書はパソコン作成と手書き、どちらが正解ですか？
-
企業から「手書きで」という指定がない限り、パソコン作成が基本です。中途採用担当者352人への調査でも、パソコン作成を支持する回答が50.9%で最多となっています。
- 無料テンプレートを使って作成しても評価は下がりませんか？
-
評価は下がりません。採用担当者が見ているのはレイアウトの独自性ではなく、内容が具体的で読みやすいかどうかです。フォントや文字サイズはテンプレートのまま使い、記載内容を充実させることに集中してください。
- PCスキルが初級レベルでも職務経歴書に書くべきですか？
-
初級レベルでも書くべきです。「Excel（SUM・AVERAGE関数を使ったデータ集計）」のように業務内容と結びつけて書けば、入社後の業務イメージを持ってもらえます。ただし面接で聞かれても答えられる範囲にとどめてください。
- 自宅にパソコンがない場合、どうやって作ればいいですか？
-
スマートフォン対応のdoda作成ツールやマイナビ転職作成ツール、Googleドキュメントを使えば、パソコンなしでも作成できます。完成後はPDF形式に変換し、コンビニのマルチコピー機で印刷するかメールで提出してください。
