退職願をPDFで作る方法は、Wordで作成してPDFに変換する・無料テンプレートサイトを使う・会社指定フォーマットをPDF化するの3つに絞られます。どの方法でも書類としての効力に差はありませんが、テンプレートをそのまま使うと印刷時にレイアウトが崩れたり、必要な手直しを忘れたりする落とし穴があります。作り方ごとの手順と、失敗しないための注意点を例文つきで解説します。
退職願PDFの作り方3つの方法【結論】
結論：どの方法でも効力は同じ、選ぶ基準は「手早さ」と「体裁」
退職願をPDFで用意する方法に法律上の決まりはなく、Word作成・無料テンプレート・会社指定フォーマットのいずれを選んでも退職の意思表示としての効力に違いはありません。会社から書式の指定がない場合は、自分が確実に仕上げられる方法を選んで問題ありません。
選ぶ基準は主に2つです。手元にWordやパソコンがあり体裁を細かく調整したいなら方法1、今すぐスマホだけで済ませたいなら方法2、総務や人事から指定書式を渡されているなら方法3を選びます。
方法1：Wordで作成してPDFに変換する
もっとも確実なのは、Wordで本文を作成してからPDFに変換する方法です。Wordの「名前を付けて保存」からファイルの種類を「PDF」に選び直すだけで変換でき、フォントや余白の崩れを気にせず仕上げられます。
良い例文
退職願
私事、このたび一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます
令和〇年〇月〇日
〇〇部〇〇課 山田 太郎
株式会社〇〇 代表取締役社長 〇〇 〇〇様
Wordで作成する場合、表題「退職願」を中央、本文・提出日・所属氏名・宛名の順に配置すれば体裁は崩れません。パソコンで作成した記事の書き方や余白の目安は退職願はパソコンで作成OKで詳しく確認できます。
方法2：スマホの無料PDFテンプレートサイトを使う
Wordを持っていない場合や、通勤中にスマホだけで仕上げたい場合は、入力フォームに項目を入れるだけでPDFを自動生成できる無料テンプレートサイトが便利です。氏名・退職日・所属を入力して書き出すだけなので、体裁を組む手間がかかりません。
- 縦書き・横書きの両方に対応しているか確認する
- 用紙サイズがA4か、会社指定に合っているか確認する
- 入力後のプレビュー画面で文字欠けがないか必ず確認する
方法3：会社指定フォーマットをPDF化する
総務や人事からExcel・Wordの指定フォーマットを渡されている場合は、そちらを優先してPDF化します。独自に作った書式と混在させると記載項目の不足が起きやすいため、まず指定書式の有無を確認するのが確実です。
採用担当者はここを見ている
- PDF化した書類でも項目の抜け漏れがないか
- 会社指定フォーマットがある場合、それに沿っているか
- 印刷したときに欄が切れたり文字がずれたりしていないか
退職願PDFテンプレートを使うときに失敗しやすい3つの落とし穴
無料テンプレートは体裁が整っている分、細部の見落としがそのまま提出書類の粗として残ります。上司や総務がまず目を通すのは文面より前に、この3点です。
プレースホルダーの消し忘れ
NG例
「株式会社〇〇」「山田 太郎」のようなサンプル文言をそのまま印刷して提出してしまう。テンプレートの入力欄を埋め忘れたまま提出すると、確認作業を後回しにする人という印象を与えかねません。
入力フォーム型のテンプレートでも、書き出したPDFを一度拡大表示し、社名・氏名・日付の3点だけは指でなぞるように確認する習慣をつけると防げます。
印刷時のレイアウト崩れ
| 確認項目 | 目安 |
|---|---|
| 用紙サイズ | A4（会社指定があればB5に合わせる） |
| 余白 | 上下左右とも25mm前後 |
| 拡大縮小設定 | 印刷時は「実際のサイズ」を選択 |
コンビニのマルチコピー機で印刷する場合、初期設定が「用紙に合わせて拡大」になっていることがあり、余白が想定よりずれることがあります。印刷前のプレビューで欄が切れていないか一度確認してください。
氏名欄・押印の扱い
PDFで本文を作成しても、氏名の署名と押印だけは印刷後に自筆で行うのが基本です。氏名欄を空白のまま印刷し、内容を確認したうえで自分の手で署名・押印すると、本人が作成した書類であることが伝わります。
【状況別】スマホで退職願PDFを作る具体的な手順
会社指定フォーマットがない場合
- 無料テンプレートサイトを開き、退職願（横書き・縦書き）を選ぶ
- 所属・氏名・退職希望日・提出日を入力する
- プレビューで文字欠け・改行位置を確認する
- PDFとして保存し、印刷して氏名欄に自筆で署名・押印する
契約社員・パートの場合
良い例文（契約社員・パートの場合）
私事、このたび一身上の都合により、契約期間満了となる令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます
契約社員やパートも正社員と同じテンプレートでPDF作成できます。契約期間の途中で退職を願い出る場合は、更新のタイミングか中途解約かを上司とすり合わせたうえで日付を入力すると手続きが進みやすくなります。上司は書式そのものより、契約満了日と申し出のタイミングが整合しているかを先に確認します。
PDFの退職願はそのまま提出していい？印刷・メール添付の判断基準
結論：印刷して手渡しが基本
PDFで作成した退職願は、データのまま提出するのではなく印刷して手渡しするのが基本です。PDFはあくまで体裁を整えるための作成手段であり、提出そのものは書面で行うと考えておくと迷いません。上司の多くは、提出方法よりも「事前に一言伝えたうえでの提出か」を重視しています。
メール添付が許されるケース
体調不良や遠隔勤務など、手渡しが難しい事情がある場合はPDFのままメール添付する方法も選択肢になります。ただし退職願は会社の承諾があって初めて退職が確定する書類のため、メール送付前に一言口頭やチャットで伝えておくと話がこじれにくくなります。件名・ファイル名の付け方や状況別の例文は次の記事にまとめています。
退職願PDFと退職届PDFを混同しないための見分け方
PDFテンプレートサイトの中には「退職願・退職届」をまとめて扱うものも多く、選び間違えると性質の異なる書類を提出してしまうことになります。
| 項目 | 退職願 | 退職届 |
|---|---|---|
| 性質 | お願い（申し出） | 通知（意思表示） |
| 効力発生 | 会社が承諾した時点 | 会社に到達した時点 |
| 撤回 | 承諾前なら可能な余地がある | 原則として撤回できない |
テンプレートサイトでファイル名が似ていると選び間違えやすいため、ダウンロード前にタイトル表示で「願」か「届」かを必ず確認してください。総務担当者は提出された書類のタイトルを最初に確認するため、ここが違うだけで手続きのやり直しになります。両者の違いをさらに詳しく知りたい場合は次の記事も参考になります。
退職後の応募書類もPDF・テンプレートで準備しておくと安心です
退職願のPDFを準備できたら、次の職場探しの書類も並行して整えておくと退職後の空白期間を短くできます。応募先の雇用形態や求める書式に合わせて、以下のテンプレートが役立ちます。
- 正社員として転職する場合は転職用の履歴書テンプレートが使えます
- 次の応募先が決まっていない段階では志望動機なしの履歴書テンプレートで骨組みだけ作っておく方法もあります
- パートでの再就職を検討している場合はパート用の履歴書テンプレートが対応しています
- 提出先の形式に迷ったときは厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートが失敗しない選択肢になります
まとめ
- 退職願PDFの作り方はWord変換・無料テンプレート・会社指定フォーマットの3つ、効力に差はない
- プレースホルダーの消し忘れと印刷時のレイアウト崩れが最大の落とし穴
- 氏名の署名と押印だけは印刷後に自筆で行う
- 提出は印刷して手渡しが基本、事情がある場合のみPDFのままメール添付する
PDFでの作成は手段の一つに過ぎません。プレースホルダーの消し忘れと印刷後の署名さえ押さえておけば、どの方法を選んでも安心して提出できます。
退職願PDFに関するよくある質問
- 退職願はPDFで作成しても問題ありませんか？
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問題ありません。会社から手書きの指定がなければ、PDFで作成した退職願も書面としての効力に差はありません。印刷後に氏名の署名と押印を自筆で行うことだけ忘れないようにしてください。
- 退職願PDFのテンプレートは無料のもので大丈夫ですか？
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無料テンプレートを使うこと自体に問題はありませんが、社名や氏名のサンプル文言が残っていないか、印刷時にレイアウトが崩れていないかを提出前に必ず確認してください。
- 退職願PDFはそのままデータで提出してもいいですか？
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基本は印刷して手渡しします。体調不良や遠隔勤務などで手渡しが難しい場合に限り、事前に口頭で伝えたうえでPDFのままメール添付する方法も選択肢になります。
- 退職願PDFと退職届PDFを間違えて提出したらどうなりますか？
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退職届は会社への通知で原則撤回できないのに対し、退職願は会社の承諾前なら撤回できる余地があります。間違えて提出した場合は、できるだけ早く上司に伝えて訂正を申し出てください。
