退職届はコピーを取るべき？トラブルを防ぐ理由と保管方法を徹底解説

退職届は、提出する前に必ずコピーを取っておくのが正解です。原本は会社側の保管書類として扱われ、本人の手元に戻ってくることは基本的にありません。提出日や退職理由の記載内容をめぐって後からトラブルになるケースも珍しくないため、具体的なコピーの取り方から保管方法、期間の目安まで解説します。

退職届のコピーは取るべき？【結論】提出前に控えを残すのが正解

結論：原本を渡す前に必ずコピー・写真を残しておく

退職届のコピーは、提出する前に取っておく必要があります。一度上司や総務に手渡してしまうと、その場で返してもらえるとは限らず、以降は会社側の書類として保管されるのが通常です。

手元に控えが何も残っていない状態は、提出した事実や記載内容を自分で証明する材料がないことを意味します。まずは提出前にコピーを取るという順番を崩さないことが出発点です。

良い例・NG例（コピーを取るタイミング）

総務・上司はここを見ている

まだ退職届そのものを書いていない場合は、先に文面を用意しておくと落ち着いて準備が進められます。

なぜ退職届のコピーが必要なのか｜3つの理由

コピーを取る手間を惜しまないほうがいい理由は、単なる念のためではありません。退職の手続きを進めるうえで、実際に役立つ場面が3つあります。

• 原本は返却されず、内容を確認する手段が手元に残らないから
• 提出日や退職理由の記載内容をめぐって、あとから会社側と認識がずれる場合があるから
• 離職票の記載内容を照合したり、失業給付の手続きを進めたりする際に、自分の記録として役立つから

場面	コピーがあると役立つ理由
離職票の内容確認	退職届に書いた退職理由・退職日と離職票の記載を照合できる
退職日をめぐる認識の相違	提出日が確認できるため、言った言わないの水掛け論を避けやすい
失業給付の手続き	受給期間は離職日の翌日から1年間と定められており、経緯を整理する材料になる

提出のタイミングや期限そのものについて不安がある場合は、以下の記事もあわせて確認しておくと安心です。

退職届のコピーの取り方【作成方法別】

手書きの場合

手書きで作成した退職届は、提出前にコンビニのマルチコピー機で複写するのが最も簡単です。急いでいるときは、スマホのカメラで両面を撮影するだけでも控えとして十分に機能します。

パソコン作成の場合

パソコンで作成して印刷する場合は、印刷前のデータそのものを保存しておけば、あらためてコピーを取る手間がかかりません。ファイル名に提出予定日を入れておくと、あとから見返すときにわかりやすくなります。

退職届のコピーの保管方法と期間の目安

コピーは取っただけで終わりではなく、必要なときにすぐ確認できる形で保管しておくことが重要です。紙とデータ、それぞれの特徴を押さえておきます。

保管方法	メリット	注意点
紙で保管	印鑑の押し方など原本に近い状態で見返せる	紛失・劣化のリスクがある
データで保管	スマホやクラウドですぐ確認でき、紛失しにくい	端末の故障に備えたバックアップが必要

• 失業給付の受給期間は離職日の翌日から1年間と定められているため、最低でもこの期間は保管しておくと安心
• 退職理由や退職日をめぐるやり取りが不透明な場合は、この期間より長く保管しておいても差し支えない

退職届を受け取ってもらえない・返してもらえないときの対処

退職届を出しても、総務や上司が受け取りを拒む、あるいは一度渡した原本を返すよう求められる場合があります。こうした場面でも、事前に取っておいたコピーが自分の主張を裏付ける材料になります。

• 受け取りを拒否された場合は、内容証明郵便で送付する方法がある
• 一度提出した原本の返却を求められても、応じる前にコピーが手元にあるかを確認する

受理してもらえない状況が続く場合の具体的な進め方は、以下の記事で詳しく解説しています。

退職届を出したあとは、転職活動に本格的に取り組む方も多いはずです。応募先の書類に慌てないよう、転職用の履歴書テンプレートを早めに用意しておくと、退職日が決まり次第すぐに動けます。

応募書類の形式に迷う場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートのように公的な基準に沿ったものを選ぶと安心です。

企業によってはJIS規格に沿った履歴書テンプレートを指定される場合もあるため、複数の形式を手元に用意しておくと迷いません。

職務経歴書もあわせて必要になるケースでは、ハローワーク用の職務経歴書テンプレートを使うと、記載項目の抜け漏れを防げます。

まとめ

• 退職届は提出する前に必ずコピー・写真を残しておく
• 原本は会社側の保管書類として扱われ、通常は返却されない
• コピーは提出日や退職理由をめぐるトラブル、離職票の照合、失業給付の手続きで役立つ
• 保管期間は、受給期間にあたる離職日の翌日から1年間を目安にする

退職届のコピーを残しておくことは、円満に退職を進めるための備えでもあります。提出前のひと手間を忘れずに済ませておいてください。

退職届のコピーに関するよくある質問

退職届のコピーを取ることは会社に失礼にあたりませんか？

失礼にはあたりません。会社側も退職届を正式な書類として保管しており、本人が控えを残すことは実務上よくある対応です。

退職届のコピーは提出前と提出後、どちらのタイミングで取るべきですか？

提出する前に取っておくのが確実です。原本は手渡した時点で会社側の管理下に入り、その場で返してもらえるとは限りません。

コピーを取り忘れて提出してしまった場合はどうすればいいですか？

提出後であっても、総務にコピーの提供を依頼できないか相談してみてください。難しい場合は、提出日や記載内容を自分でメモに残し、退職の経緯がわかるメールやメッセージのやり取りを保管しておくと補完材料になります。

退職届のコピーはどのくらいの期間保管すればいいですか？

目安は、失業給付の受給期間にあたる離職日の翌日から1年間です。退職理由や退職日をめぐるやり取りが不透明な場合は、この期間より長く保管しておいても問題ありません。