履歴書送付状テンプレートPDF無料｜採用担当者が落とすNG4選

この記事では、履歴書に同封する送付状（添え状）の書き方と、PDFで無料作成する方法を解説します。採用担当者が実際に確認しているポイント・9つの記載項目・よくある4つのNGパターンもあわせて紹介します。

送付状（添え状）の役割と、採用担当者が実際に見るポイント

送付状（添え状・送り状とも呼ばれます）は、企業に書類を郵送する際に同封するあいさつ文書です。ビジネスの世界では書類を送るときに送付状を添えるのが一般的なマナーとされており、転職活動における書類郵送でも同様です。

送付状が持つ3つの役割

• あいさつ状としての役割：対面で渡せないぶん、口頭で伝える「よろしくお願いします」の代わりになります。書類を受け取った採用担当者に、丁寧な印象を与えます。
• 表書き（同封書類の一覧）としての役割：「何の書類が何枚入っているか」を明示します。書類が複数枚ある場合に特に有効で、受け取った側の確認作業をスムーズにします。
• 補足事項を伝える役割：履歴書や職務経歴書には書ききれない補足情報や、応募の経緯を一言添えることができます。

採用担当者が送付状を確認するタイミング

実際のところ、採用担当者が送付状を「じっくり読む」時間は多くありません。封筒を開けた直後に送付状が最初に目に入るため、数秒で宛名・日付・同封書類の一覧を確認するというのが実態に近いです。

送付状は「読まれる文書」というより「確認される文書」です。内容の完成度よりも、正確さとマナーの遵守が求められます。

履歴書に送付状は本当に必要か

転職活動をしていると「送付状は必ず入れなければいけないのか」と疑問に思う場面があります。基本的には郵送の場合は同封が基本、メール応募・持参の場合は不要です。

郵送の場合は同封が基本

書類を郵送する場合、送付状を入れないと「封筒の中身が何なのか」が一見してわかりません。採用担当者が毎日多数の書類を受け取る中で、同封書類の確認作業に手間がかかることになります。送付状なしの書類が直ちに不採用になるわけではありませんが、ビジネスマナーとして送付状を同封することで、社会人としての基本的な礼節を示す機会になります。

なお、書類を速達ではなく普通郵便で送ってしまった場合の対処法については、こちらの記事で採用担当者の目線から解説しています。

メール応募・持参の場合は不要

メールで書類を送る場合は、メール本文がそのまま送付状の役割を果たします。別途WordやPDFの送付状ファイルを添付する必要はありません。また、面接などで書類を手渡しする場合も、対面で直接挨拶できるため送付状は不要です。

提出方法	送付状の要否	理由
郵送	必要	ビジネスマナー・同封書類の明示
メール送付	不要	メール本文が送付状の代わりになる
持参（手渡し）	不要	対面での挨拶が送付状の代わりになる

なお、送付状と一緒に郵送する履歴書のテンプレート選びについては、以下の記事も参考にしてください。

送付状の書き方と9つの記載項目

送付状には決まった形式があります。以下の9項目を順番に記載するのが基本です。

①日付・②宛名・③差出人

• ①日付：右上に記載します。「令和〇年〇月〇日」または「20XX年〇月〇日」のいずれかで統一し、履歴書の日付と必ず一致させてください。投函日を記載するのが基本です。
• ②宛名：左側に記載します。会社名・部署名・担当者名の順に書き、担当者名がわかる場合は「〇〇様」、わからない場合は「採用担当者様」とします。「人事部御中」は部署全体への宛先表記、「〇〇様」は個人への宛先表記です。「御中」と「様」は同時に使えません。
• ③差出人：日付の下（右寄せ）に自分の住所・氏名・電話番号・メールアドレスを記載します。

④頭語・⑤時候の挨拶・⑥主文

• ④頭語：「拝啓」から書き始めます。結語の「敬具」とセットで使います。
• ⑤時候の挨拶：季節に応じた挨拶文を使います（例：「新緑の候」「初秋の候」など）。月別の一覧は後述しています。
• ⑥主文：応募の謝辞と書類を同封した旨を簡潔に伝えます。自己PRや志望動機の詳細は履歴書・職務経歴書の役割であり、送付状には書きません。

⑦結語・⑧記（書類一覧）・⑨以上

• ⑦結語：「敬具」を右寄せで記載します。
• ⑧記（書類一覧）：中央に「記」と書き、同封する書類を箇条書きで列挙します（例：「・履歴書　1通」「・職務経歴書　1通」）。実際に同封した書類と一字一句合っているか、封入前に必ず確認してください。
• ⑨以上：書類一覧の最後に右寄せで「以上」と記載します。

以下に、実際にそのままPDFに貼り付けて使えるテンプレートを掲載します。

送付状をスマホで作成してコンビニ印刷する具体的な手順については、以下の記事で解説しています。

月別 時候の挨拶一覧（コピーしてそのまま使える）

時候の挨拶は送付状を投函する月に合わせて変更します。テンプレートをダウンロードしたまま季語を変え忘れるミスが多いため、封筒に入れる前に必ず投函月と季語が一致しているか確認してください。

月	時候の挨拶（使用例）
1月	厳冬の候、新春の候、初春の候
2月	余寒の候、立春の候、寒冷の候
3月	早春の候、春暖の候、春分の候
4月	陽春の候、春日の候、春暖の候
5月	新緑の候、薫風の候、立夏の候
6月	初夏の候、向暑の候、梅雨の候
7月	盛夏の候、酷暑の候、仲夏の候
8月	晩夏の候、残暑の候、処暑の候
9月	初秋の候、秋涼の候、秋冷の候
10月	錦秋の候、紅葉の候、秋冷の候
11月	晩秋の候、向寒の候、初霜の候
12月	師走の候、寒冷の候、初冬の候

使い方は「〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、上記の候を文頭に置くだけです。複数の候が記載されている月は、どれを選んでも問題ありません。

採用担当者が落とすNGパターン4選

送付状は書き方のマナーを外すと、採用担当者に「基本的なビジネスマナーが身についていない」という印象を与えかねません。以下の4つは特に確認が必要なポイントです。

NG①：宛名の「御中」と「様」を同時に使う

NG②：月の季語が投函月とずれている

NG③：使い回しが丸わかりの送付状

NG④：自己PRや志望動機を長文で書く

送付状をPDFで作成・印刷する方法

「pdf」で検索している方の多くは、今すぐ印刷可能な形式で送付状を用意したいと考えているはずです。以下の3つの方法で、無料でPDFを作成・印刷できます。

方法①：Google Docsで作成してPDFダウンロード

Googleアカウントがあれば、ブラウザだけで無料で使える方法です。

• Google Docsにアクセスし、新しい文書を作成します
• 本記事のテンプレートをコピー＆ペーストして、宛名・日付・氏名を書き換えます
• 「ファイル → ダウンロード → PDF形式（.pdf）」を選択するとそのままPDFで保存されます
• 保存したPDFをコンビニのネットプリントサービスにアップロードすれば印刷できます

方法②：WordファイルをPDFに変換する

WordがインストールされているPCなら、Wordで作成した送付状を直接PDFに変換できます。「ファイル → エクスポート → PDF/XPS形式で発行」を選択するだけです。Wordがない場合でも、LibreOffice（無料）で同様の操作が可能です。

各転職サイト（マイナビ転職・リクナビNEXT・dodaなど）でもWord形式の送付状テンプレートが無料でダウンロードできます。ダウンロード後にWord上で編集し、PDFに変換して使うという流れが一般的です。

方法③：スマホで作成してコンビニで印刷する

パソコンがない場合でも、スマホのGoogle DocsアプリやMS Wordアプリで送付状を作成できます。PDFに変換後、以下のサービスを使ってコンビニ印刷が可能です。

コンビニ	対応サービス	料金目安（白黒）
セブン-イレブン	netprint / セブンプリント	20円/枚
ローソン・ファミリーマート	ネットワークプリント	20円/枚

スマホからの送付状作成・コンビニ印刷の詳細な手順は以下の記事を参照してください。

送付状と一緒に同封する履歴書の封筒への入れ方・印刷方法については、以下の記事も確認してください。

まとめ

• 送付状は郵送時に同封するあいさつ文書。メール・持参の場合は不要
• 記載項目は9つ（日付・宛名・差出人・頭語・時候の挨拶・主文・結語・記・以上）
• 採用担当者が確認するのは「宛名の正確さ」「同封書類の一致」「日付の整合性」
• NGパターンは「御中と様の併用・季語のズレ・使い回し・自己PR長文」の4つ
• PDFはGoogle Docs・Word・スマホアプリで無料作成し、コンビニで印刷できる

送付状は内容の完成度より正確さが問われる文書です。上記テンプレートを使い、投函月の季語と宛名の正確さだけ確認してから郵送してください。

送付状に関するよくある質問

送付状は手書きでもいいですか？

基本的にはパソコンで作成することをおすすめします。ビジネス文書作成のスキルを示す機会になるためです。ただし、手書きの送付状が採用の合否に直接影響することはほとんどありません。印刷環境がない場合は、黒または青のペンで楷書体を意識して丁寧に書いたものでも問題ありません。

送付状を入れ忘れた場合、採用に影響しますか？

送付状がないことで即不採用になることはありませんが、ビジネスマナーの観点からは望ましくありません。入れ忘れに気づいた場合は、企業に電話で「送付状を同封し忘れた旨」を一報入れることで、丁寧さを示すことができます。

送付状はA4サイズ1枚でないといけませんか？

はい、A4サイズ1枚で作成するのが一般的です。履歴書がA4サイズであれば送付状もA4に統一することで封筒への折り込みがしやすくなります。B5サイズの履歴書を使う場合でも、送付状はA4で作成することが多いです。内容が1枚に収まらないほど長くなることはありませんので、文字量の調整も不要です。

封筒への書類の入れ方はどのような順番ですか？

送付状を一番上（表）に置き、その下に履歴書・職務経歴書の順に重ねます。封筒の表（宛名面）に対して書類の表が向くよう向きを揃えてください。書類は折らずに入れられる角形2号（A4がそのまま入るサイズ）の封筒を使うのが基本です。