A4封筒の書き方と御中・様の使い分け｜履歴書郵送マナー

この記事では、履歴書をA4封筒で郵送する際の宛名の書き方と、「御中」と「様」の正しい使い分けを解説します。縦書き・横書きの書き方見本、「履歴書在中」の記入方法、封筒の選び方から郵送前のチェックポイントまで、採用担当者に伝わる宛名マナーを例文とともに確認できます。

A4封筒の縦書き・宛名面の書き方

封筒の宛名は、ビジネスシーンでは縦書きが基本です。使用するペンは黒の太めのボールペン（0.7mm程度）が適しており、鉛筆や摩擦式ボールペン（フリクション）は書類用として不適切なため使いません。文字は楷書体で丁寧に書くことを意識してください。

宛名面（表）の書き方と記入例

縦書き封筒の宛名面は、右から順に「住所」「会社名・部署名」「敬称」を記入します。会社名に「（株）」などの略記を使うのは失礼にあたるため、法人格は必ず省略せずに書きます。番地やビル名も省略しないことが基本です。

記入箇所	記入例	注意点
郵便番号・住所	〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-2-3 〇〇ビル4F	番地・ビル名まで省略しない
会社名	株式会社〇〇	「（株）」等の略称は不可
部署名	人事部 採用担当	わかる場合は記入する
敬称（部署あて）	御中	「様」との併用は不可
敬称（個人あて）	田中 一郎 様	「御中」との併用は不可

採用担当者はここを見ている

封筒のマナーミスだけで不採用になるケースは少ないですが、丁寧さへの意識は書類全体の第一印象に直結します。宛名を書く段階から、応募先への敬意を示すよう意識してください。

「御中」と「様」の正しい使い分け

「御中」と「様」の使い分けは、宛先が「組織・部署」か「個人」かで決まります。この原則さえ押さえれば、どちらを使うか迷うことはありません。

「御中」を使う正しい場面

「御中」は、企業・部署・団体など組織を宛先にするときに使います。個人名がわからず「人事部 採用担当」「総務部」のように部署を宛先にする場合が該当します。

• 株式会社〇〇 御中
• 株式会社〇〇 人事部 御中
• 株式会社〇〇 人事部 採用担当 御中

「様」を使う正しい場面

「様」は、採用担当者の個人名がわかっているときに使います。求人票や採用ページに担当者名が記載されている場合は「様」を使うのが正しいマナーです。

• 株式会社〇〇 人事部 田中 一郎 様
• 株式会社〇〇 採用担当 山田 花子 様

「採用担当者様」と「人事部御中」、どちらを選ぶか

「採用担当者」という役割名を宛先にする場合、「様」と「御中」のどちらを使うか迷いやすいポイントです。「採用担当者様」が正しい表現です。「採用担当者」は個人を指す役割名のため、「様」が適切です。

担当部署宛てに送る場合は「人事部 御中」を使います。担当者個人に届けるイメージで書く場合と、部署全体に届けるイメージで書く場合で選び分けると迷いが解消されます。

絶対NG：「御中」と「様」を同時に書いてはいけない

「御中」と「様」は、同一の宛名に併用することが二重敬語になるため厳禁です。「株式会社〇〇 人事部 御中 採用担当者様」のように両方を書いてしまうミスは、敬語の基礎知識がないと判断される可能性があります。

封筒の裏面と「履歴書在中」の書き方

差出人（裏面）の書き方

封筒の裏面には、差出人として自分の情報を記入します。縦書きの場合は封筒の左下に記入するのが一般的です。封じ目（中央の継ぎ目）に文字がかからないよう、左側に寄せて記入します。

• 郵便番号・住所・氏名を縦書きで記入する
• 封じ目の中央に黒ペンで「〆」マークを書く
• 封を閉じるのり（糊）またはテープをしっかりつける

「履歴書在中」は封筒の表面に赤い文字で記入する

封筒の表面左下に、赤いペンで「履歴書在中」と書き、四角で囲みます。受け取った採用担当者がすぐに重要書類と識別できるよう、鮮明に書いてください。スタンプでも問題ありませんが、手書きでも丁寧に書けば十分です。

横書きA4封筒の書き方

横書き封筒を使う場面

A4封筒には縦長・横長の2種類があります。縦長の角形封筒は縦書きが基本ですが、横長の封筒や洋封筒の場合は横書きで記入するのが適切です。ビジネスでの履歴書郵送には縦長の角形封筒を使うのが一般的であるため、基本は縦書きと覚えておけば問題ありません。

横書き宛名の書き方

横書き封筒の場合は、封筒の横方向を基準に記入します。郵便番号は上部の枠に入れ、住所・会社名・部署名・敬称を左寄せで記入するのが一般的です。縦書きと同様に、法人格の略記は不可で、「御中」と「様」の使い分けルールも変わりません。「履歴書在中」の赤文字記入も忘れずに行います。

封筒の選び方（サイズ・色）

A4サイズの書類には角形2号か角形A4号

A4サイズの履歴書を折らずに入れるには、角形2号（角2）または角形A4号（角A4）の封筒が適しています。どちらも文具店やコンビニで手軽に入手できます。

封筒サイズ	外寸	特徴
角形2号（角2）	240mm × 332mm	A4用紙が折らずに入る最も一般的なサイズ
角形A4号（角A4）	228mm × 312mm	A4サイズに特化した封筒。やや小ぶりだがA4が折らずに入る

封筒の色は白を選ぶ

履歴書を郵送する封筒の色は白が基本です。茶封筒（クラフト封筒）でも規則上問題ないとする見解もありますが、採用書類のような正式な用途には清潔感のある白封筒が適しています。白封筒は宛名の文字が読みやすく、採用担当者にとっても視認しやすいため、迷ったら白を選ぶのが無難です。

折り方・入れ方・封の閉じ方

折らずに入れるのが基本

角形2号・角A4号の封筒を使う場合、A4の履歴書は折らずにそのまま入れるのが最も丁寧な方法です。長形3号（A4用紙を三つ折りにして入れる横長の封筒）は事務書類向けであり、採用書類の郵送には向きません。

クリアファイルに入れて汚れ・折れを防ぐ

履歴書・職務経歴書・送付状などの書類一式は、封筒に入れる前にクリアファイルに挟んでまとめます。雨や湿気による汚れ・折れを防ぐだけでなく、受け取った採用担当者にとっても取り出しやすくなり、配慮が伝わります。書類の順番は、一番上に送付状、次に履歴書、職務経歴書の順に重ねるのが一般的です。

封の閉じ方と「〆」マーク

書類を封筒に入れたら、封はのり（糊）またはテープでしっかり閉じます。閉じた後、封じ目の中央に黒ペンで「〆」と書きます。「〆」は「封を閉じました」という意思表示であり、「×」ではなく必ず「〆」を使います。セロハンテープだけで封をするのは不十分なため、のりを併用してください。

よくあるNG例と対処法

書き間違えたら必ず書き直す

宛名に書き間違いが見つかった場合、修正液や修正テープで直すのはマナー違反です。修正液を使った封筒は、書き直す手間を惜しんだ印象を与えます。採用担当者に提出する書類では、書き間違えた場合は新しい封筒に最初から書き直してください。

返信用封筒の「行」は二重線で消して「御中」に書き換える

企業から返信用封筒が同封されてくる場合、宛名の末尾に「〇〇会社 行」と印刷されていることがあります。「行」は差出人が自分の名前に敬称を付けることへの謙遜表現であり、受け取った側が適切な敬称に書き換えるのがマナーです。この書き換えを忘れると、ビジネスマナーの基礎を知らないと判断されることがあります。

「行」を縦二重線で消し、その横または下に「御中」と書き加えます。個人名宛であれば「様」に書き換えます。修正液は使わず、縦の二重線を使ってください。

まとめ

A4封筒の書き方と御中・様の使い分けのポイントをまとめます。

• 封筒の宛名は縦書きが基本。黒のボールペン（0.7mm程度）を使う
• 「御中」は組織・部署宛て、「様」は個人名がわかるときに使う
• 担当者名が不明な場合は「採用担当者 様」または「人事部 御中」のいずれかを選ぶ
• 「御中」と「様」を同じ宛名に同時に使うのは二重敬語のためNG
• 「履歴書在中」は赤ペンで封筒表面の左下に書き、四角で囲む
• 封筒サイズは角形2号または角形A4号、色は白を選ぶ
• 書き間違えたら修正液は使わず、新しい封筒で書き直す
• 返信用封筒の「行」は縦二重線で消し「御中」または「様」に書き換える

封筒の書き方は細かいようで、採用担当者への基本的な配慮と注意力を示す場面です。書き間違えたときこそ丁寧に書き直す姿勢が、他の応募者との差になります。

A4封筒の書き方に関するよくある質問

担当者名がわからない場合、封筒の宛名はどう書けばいいですか？

採用担当者の個人名がわからない場合は「採用担当者 様」または「人事部 御中」を使います。「採用担当者」は個人への役割名なので「様」が正しく、「人事部」のような部署名を宛先にする場合は「御中」を使います。どちらも正式なマナーとして通用します。

封筒に書いた宛名を間違えたとき、修正液で直してもいいですか？

修正液・修正テープの使用は避けてください。採用担当者に提出する書類では、修正液で直した封筒は書き直す手間を惜しんだという印象を与える場合があります。書き間違えた場合は、新しい封筒に最初から書き直すのが正しい対応です。

企業から届いた返信用封筒の「行」はどう修正しますか？

「行」を縦二重線で消し、その横または下に「御中」と書き換えます。個人名宛の場合は「様」に書き換えます。「行」のままにして送り返すのはマナー違反とみなされることがあるため、必ず書き換えてください。修正の際は修正液ではなく二重線を使います。

茶封筒（クラフト封筒）でも問題ありませんか？

規則上は茶封筒でも問題ないとする見解もありますが、採用書類のような正式な用途には白封筒の方が一般的です。白封筒は清潔感があり宛名の文字が読みやすいため、迷ったら白を選ぶのが無難です。