エントリーシートのフォーマットは、企業から指定があれば必ずそれに従い、指定がなければA4サイズ・パソコン作成が基本です。用紙サイズや手書きとパソコンの使い分け、データで提出する場合のファイル名まで、迷いやすいポイントは意外と多くあります。この記事では、採用担当者がどこを見ているかも踏まえながら、失敗しない書式の選び方を具体的に整理します。
エントリーシートのフォーマットの正解｜迷ったらこの基準で選ぶ
結論：企業指定があれば絶対に従う、指定がなければA4・PC作成が基本
エントリーシートのフォーマットで最初に確認すべきは、企業からの指定の有無です。指定がある場合は、用紙サイズも作成方法もその指示に合わせることが最優先になります。募集要項やマイページの案内に記載がなければ、A4サイズ・パソコン作成を選んでおけば、書式面で不利になることはほとんどありません。
迷ったときに立ち返る基準は、次の早見表にまとめました。
エントリーシートのフォーマット早見表
| 項目 | 指定がない場合の基本 |
|---|---|
| 用紙サイズ | A4 |
| 作成方法 | パソコン（Word・Googleドキュメントなど） |
| データ形式 | |
| ファイル名 | 大学名・氏名が分かる名前（例：ES_〇〇大学_山田太郎） |
| 封筒（郵送時） | 角形2号（角2） |
良い例文
募集要項に「用紙サイズ：A4」「提出形式：PDFデータ」と記載があったため、その通りA4・PDFで作成し、ファイル名を「ES_〇〇大学_山田太郎」として提出した。
NG例
指定がないからと自己判断でB5サイズのまま作成してしまった。また、ファイル名を「ES.pdf」のような汎用的な名前のまま送ってしまい、担当者に他の応募者の書類と混同された。
用紙サイズとレイアウトの正しい選び方
用紙サイズに指定がない場合は、履歴書や職務経歴書と同じくA4サイズを選ぶのが一般的です。印刷して提出する場合は、家庭用プリンターの設定ミスで意図しないサイズになっていないか、印刷後に必ず確認しましょう。
採用担当者はここを見ている
- 指定した用紙サイズ通りに提出されているか（B5で出力されるミスは意外と多い）
- 余白や行間が崩れておらず、印刷・データのどちらでも読みやすいか
- 縦向き・横向きなど、募集要項の細かい指定を見落としていないか
手書きとPC、どちらを選ぶべきか
指定がある場合はその指示に従う
「手書きで提出してください」と指定された場合は、企業から配布されたフォーマットを印刷し、手書きで記入します。「Web上で提出」「PDFで送付」と案内された場合は、パソコンで作成すれば問題ありません。
指定がない場合はパソコン作成がおすすめ
指定がない場合、パソコンでの作成をおすすめします。文字の均一さで読みやすく、修正や使い回しもしやすいためです。手書きにこだわる必要はありません。
良い例文
募集要項に作成方法の指定がなかったため、パソコンでエントリーシートを作成し、誤字脱字を見直したうえでPDFに変換して提出した。
NG例
「手書きで提出」と指定されているにもかかわらず、パソコンで作成したものを印刷して提出してしまった。指示を読んでいない印象を与え、内容以前の段階で評価を下げてしまう。
データで提出する場合のフォーマット（PDF・ファイル名のルール）
PDF形式で統一すべき理由
Word・Excelのまま提出すると、閲覧する環境によって文字ずれやレイアウト崩れが起こる場合があります。作成後は必ずPDFに変換し、自分の端末以外でも見た目が崩れていないか確認してから送りましょう。
ファイル名の付け方
ファイル名は、書類の内容と応募者が誰かが一目で分かる形にします。「ES_〇〇大学_氏名」のように、内容と氏名をセットで入れておくと、採用担当者が管理しやすくなります。
採用担当者はここを見ている
- ファイル名だけで内容と応募者が分かるか（「ES.pdf」「課題.pdf」は避ける）
- PDFで統一されており、環境によるレイアウト崩れがないか
- 企業からファイル名の指定がある場合、その指示通りになっているか
新卒の選考では、エントリーシートと同時に履歴書の提出を求められるケースもあります。書式に迷ったら新卒用の履歴書テンプレートを基準にすると安心です。
公的な基準に沿わせたい場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートを参考にする方法もあります。
企業から書類のJIS規格対応を求められた場合は、JIS規格に沿った履歴書テンプレートを使うと形式面での不安を減らせます。
フォーマットが「自由」と指定された場合の対応方法
「フォーマット自由」は個性を出せるチャンスである一方、基準がない分、何をどこまでやっていいか迷いやすい指定でもあります。装飾よりも先に「文章だけで内容が伝わるか」を確認する順番で考えると、方向性を決めやすくなります。
文章のみで伝える場合の基準
文章のみで作成する場合も、見出しを付けて要点を先に示すと格段に読みやすくなります。結論を最初に置き、根拠となるエピソードを続ける構成が基本です。
表や図を使う場合に気をつけたいバランス
年表や図解を加える場合は、あくまで文章の補足として使います。図やイラストだけで内容の大部分を説明しようとすると、伝えたいことが正しく伝わらないリスクが高まります。
エントリーシートのフォーマットで失敗しないための注意点
ここまでの内容を踏まえ、フォーマットで評価を落とさないための注意点を整理します。
- まず募集要項・案内メールを見直し、用紙サイズ・作成方法・提出形式の指定がないか確認する
- 指定がない場合は「A4・パソコン作成・PDF提出」を基本形にする
- データ提出時のファイル名は、内容と氏名が一目で分かる形にする
- 印刷する場合は、用紙サイズや向きが指定通りになっているか印刷後に確認する
- 「フォーマット自由」でも、読みやすさを損なう装飾は避ける
まとめ
- 企業からの指定があれば、用紙サイズ・作成方法とも最優先で従う
- 指定がなければ、A4サイズ・パソコン作成・PDF提出を基本にする
- データ提出時は、ファイル名で内容と氏名が分かるようにする
- 「フォーマット自由」の場合も、文章だけで伝わるかを軸に判断する
フォーマットは内容以前の第一印象を左右する部分です。基準を押さえたうえで、エントリーシートの中身作りに集中しましょう。
エントリーシートのフォーマットに関するよくある質問
- エントリーシートに指定がない場合、フォーマットは自作していい？
-
指定がない場合は自作で問題ありません。A4サイズ・パソコン作成を基準にすれば、多くの企業で違和感なく受け取ってもらえます。提出方法が郵送かデータかによって注意点が変わるため、封筒サイズやファイル形式まで確認しておくと安心です。
- データで提出する場合、Wordファイルのままでもいい？
-
Wordファイルのまま提出すると、閲覧する環境によってレイアウトが崩れる場合があります。作成後は必ずPDFに変換し、自分の環境以外でも表示が崩れていないか確認してから提出しましょう。
- フォーマットが「自由」と言われたら何を基準に決めればいい？
-
まず文章だけで内容が伝わるかを確認し、そのうえで図や表を使うかを検討する順番が安全です。装飾を優先しすぎると内容が伝わりにくくなるため、読みやすさを損なわない範囲でまとめることが基準になります。
