退職届に添える添え状は、退職届本体と同じく縦書きで書くのが基本です。郵送で退職届を送る際、添え状がないと事務的で一方的な印象を与えかねません。頭語・結語の使い方や漢数字表記など、縦書き特有のルールを押さえれば書式に迷わず仕上げられます。好印象を残せる例文とあわせて、正しい書き方を紹介します。
退職届の添え状は縦書きで書くのが正解｜そのまま使える例文
結論：添え状は退職届に合わせて縦書きが基本
退職届を郵送する際に同封する添え状は、退職届本体が縦書きなら添え状も縦書きに揃えるのが基本のマナーです。一般的なビジネス文書は横書きが主流ですが、退職届は正式な意思表示の文書として縦書きで作成する慣習が根強く、添え状も書式を統一することで文書全体に一貫性が生まれます。
迷ったときは「退職届の書式に合わせる」と覚えておけば判断に困りません。
良い例文（縦書きの添え状）
良い例文
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
私儀、このたび一身上の都合により退職いたしたく、退職届を同封させていただきました。ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和八年八月吉日
営業部 山田太郎
NG例
NG例
「1月末で退職することになりました。理由は人間関係がうまくいかず、正直しんどかったからです」のように、算用数字や退職理由の詳しい説明を書き込んでしまうと、添え状としては不適切な印象になります。頭語「拝啓」だけを書いて結語「敬具」を省略するのもNGです。
上司・総務はここを見ている
上司・総務はここを見ている
- 頭語と結語がペアで揃っているか（拝啓なら敬具、謹啓なら謹白）
- 算用数字が混ざらず、漢数字で統一されているか
- 退職理由の詳細を長々と書かず、簡潔にまとめられているか
なぜ添え状は縦書きが基本なのか｜横書きでも良いケース
退職届本体と書式を揃えるのがマナー
添え状はビジネス文書全般で見れば横書きが主流です。しかし退職届は正式な意思表示の文書として縦書きで作られることが多く、同封する添え状も同じ書式に揃えることで文書全体の統一感が生まれます。反対に退職届を横書きで作成した場合は、添え状も横書きに揃えて問題ありません。
横書きでも問題にならないケース
次のようなケースでは、添え状を横書きで作成しても失礼にはあたりません。
- 会社が退職届のフォーマットを指定し、横書きテンプレートを使うよう案内している場合
- 退職届・添え状をPDFにしてメールへ添付する場合（メール本文自体が横書き前提のため）
- 外資系企業やIT企業など、社内の書類文化として横書きが一般的な職場の場合
縦書きの添え状で守るべき5つのルール
縦書きの添え状には、横書きの文書にはない独自の作法があります。次の5点を押さえておけば、書き上げた後に迷う場面が減ります。
- 数字は漢数字を使う：「1月」ではなく「一月」、「3点」ではなく「三点」のように表記する
- 句読点は「、」「。」を使う：横書きの「，」「．」ではなく、縦書き用の句読点を用いる
- 頭語・結語をペアで使う：「拝啓」で始めたら必ず「敬具」で締める
- 時候の挨拶は一文で簡潔に：季節の描写を長く書かず、定型句にとどめる
- 日付は「〇年〇月吉日」の形式で書く：提出日または投函日を記載する
上司・総務はここを見ている
格式ばった賞状などでは句読点自体を使わない伝統もありますが、添え状のレベルでは読みやすさを優先して句読点を使って差し支えありません。数字表記の統一と頭語・結語の対応さえ守れていれば、細部にとらわれすぎる必要はありません。
状況別｜縦書き添え状の例文集
急な退職でお詫びを伝える場合の添え状
体調不良や家庭の事情などで急に退職を決めた場合は、直接お詫びできないことへの一言を添えると印象が和らぎます。
良い例文
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは急な申し出となり、直接ご挨拶できませんこと、深くお詫び申し上げます。一身上の都合により退職いたしたく、退職届を同封いたしました。何卒ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
円満退職・感謝を伝える場合の添え状
次の勤務先が決まっているなど、円満に退職する場合はお世話になった感謝を一言添えると丁寧です。
良い例文
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
私儀、このたび一身上の都合により退職いたすこととなりました。在職中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。つきましては、退職届を同封いたしましたのでご査収ください。
敬具
NG例
状況に関わらず「退職届を同封します。よろしくお願いします」とだけ書く事務的すぎる一文で済ませてしまうと、最後の印象がそっけないものになります。急な退職ならお詫びを、円満退職なら感謝を、一言添えるひと手間で印象が変わります。
添え状づくりでよくある疑問
添え状はパソコンで作成してもいい？
添え状はパソコンで作成しても失礼にはあたりません。縦書き対応のワープロソフトを使えば、手書きと同様の見た目に仕上げられます。文面を整えたうえで、署名部分だけ手書きにする方法も広く使われています。
添え状を省略したらどうなる？
添え状を省略しても退職届の効力自体には影響しません。ただし郵送の場合、添え状がないまま退職届だけが届くと唐突で一方的な印象を与えやすくなります。手渡しであれば省略しても問題ありませんが、郵送するなら同封しておくと安心です。
退職後の転職準備も並行して進める
退職届の提出後は、転職活動の準備も同時に進めておくと動き出しがスムーズです。応募先が決まっていない段階でも、転職用の履歴書テンプレートを用意しておけば、退職日が確定してから慌てずに済みます。
応募書類の様式に迷う場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートのように公的な基準に準拠したものを選ぶと安心です。企業から様式を指定される場合はJIS規格に沿った履歴書テンプレートも候補に入れておきましょう。
職務経歴書もあわせて提出するケースでは、ハローワーク用の職務経歴書テンプレートを使うと記載項目の抜け漏れを防げます。
まとめ
- 添え状は退職届本体の書式に合わせ、縦書きなら縦書きに揃えるのが基本
- 漢数字表記・句読点「、」「。」・頭語結語のペアを守る
- 退職理由は簡潔にまとめ、詳しい事情を書き込みすぎない
- パソコン作成でも問題なく、郵送するなら添え状の同封が安心
縦書きの添え状は細部のルールこそありますが、押さえるポイントは限られています。今回の例文を土台に、退職の状況に合わせて一言添えれば、丁寧な印象で退職届を送り出せます。
退職届の添え状の縦書きに関するよくある質問
- 添え状は必ず縦書きにしなければいけませんか？
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必須ではありません。退職届本体を横書きで作成する場合や、会社が指定したフォーマットに従う場合は添え状も横書きで問題ありません。退職届が縦書きであれば添え状も縦書きに揃えるのが一般的なマナーです。
- 添え状にボールペンではなく万年筆を使うべきですか？
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万年筆は必須ではありません。黒のボールペンや万年筆など、消えにくい筆記具であれば問題ありません。パソコンで作成しても失礼にはあたらず、署名だけ手書きにする方法も広く使われています。
- 添え状の便箋はどんな種類を選べばいいですか？
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白無地の便箋、または縦書き用の罫線が入った便箋を使うのが一般的です。派手な柄や色付きの便箋は避け、退職届と同じ用紙サイズに揃えると封筒に収まりやすくなります。
- 添え状の日付は退職日と提出日のどちらを書きますか？
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添え状に記載する日付は、退職届を提出する日（郵送の場合は投函日）です。退職日は添え状ではなく退職届本体に記載するため、両者を混同しないようにしましょう。
