退職願の添え状はダウンロードより例文コピペが安全な理由を徹底解説

退職願の添え状は、市販のテンプレートをダウンロードするより、コピペで使える例文をそのまま清書する方が安全です。テンプレートは退職届用の文面が残ったまま配布されていることが多く、書式が崩れるケースもあります。添え状と退職願の同封順序・折り方から、上司や総務担当者が実際に確認しているポイントまで解説します。

退職願の添え状テンプレート【結論】

結論：ダウンロードよりコピペ清書が安全な理由

添え状は退職願を郵送するときに同封する、いわば「送付状」です。決まった様式はありませんが、次の3点さえ押さえれば十分です。

• 日付・宛名（会社の代表者名または直属の上司名）・自分の氏名を書く
• 退職願を同封している旨を本文にはっきり書く
• 直接手渡しできず郵送になった事情に、一言お詫びを添える

無料のWordテンプレートをダウンロードして使う方法もありますが、多くは「退職届」を前提に作られており、退職願用に文言を直し忘れると表面上のミスに気づきにくくなります。以下の例文をコピーし、自分の便箋にそのまま書き写す方法のほうが、文面のズレを防ぎやすいです。

添え状の例文（通常の郵送の場合）

体調不良ではなく、遠隔地勤務や上司の長期不在など、通常の事情で郵送する場合の例文です。

ダウンロードしたテンプレートをそのまま使うと、この「退職届」の文言だけ直し忘れることが実際によくあります。同封する書類の名称と添え状本文の名称が一致しているか、送る前に必ず見比べてください。

添え状の例文（体調不良などで出社できない場合）

ケガや療養で出社できず、やむを得ず郵送する場合は、事情をもう一段丁寧に書くと唐突な印象を避けられます。

郵送する場合も、可能であれば事前に電話やメールで「体調の都合で郵送になります」と一報を入れておくと、添え状の内容がより自然に伝わります。

ダウンロードしたテンプレートを使うときの注意点｜退職届用との違い

検索すると添え状のWordテンプレートが数多く見つかりますが、その大半は退職届を前提に作られています。退職願と退職届は性質が異なる書類のため、添え状もそのまま流用すると次のようなズレが生じます。

項目	退職願用の添え状	退職届用のテンプレート（そのまま使うと）
同封書類の書き方	「退職願を同封のうえ」	「退職届を同封のうえ」のまま残っていることが多い
想定シーン	退職の意向を伺う段階の郵送	退職が確定した後の通知として作られている
直し忘れやすい箇所	–	書類名・件名部分

加えて、ダウンロードしたWordファイルは環境によってレイアウトが崩れることがあります。用紙サイズが自分の便箋と合っていない、フォントが変わって文字数が収まらない、といった不具合は印刷して初めて気づくケースが少なくありません。

• ダウンロード後は印刷して余白・文字送りを確認してから清書する
• テンプレート内の「退職届」表記を一つずつ確認し、「退職願」に直す
• 不安な場合は、上記の例文をそのまま便箋にコピペして清書する

添え状と退職願の同封順序・折り方・封筒への入れ方

同封する順番は添え状が一番上

封筒に入れる順番は、封を開けたときに添え状が一番上に来るように重ねます。添え状→退職願の順に重ねてから、まとめて三つ折りにするのが一般的です。添え状を後ろにしてしまうと、受け取った側が退職願を先に読むことになり、事情の説明が後回しになってしまいます。

詳しい折り方や封筒への入れる向きは、退職願本体の折り方でも解説しています。あわせて確認しておくと迷いません。

便箋サイズと封筒サイズの対応表

添え状の便箋は、退職願本体と同じサイズ・同じ折り方に揃えるのが基本です。サイズが混在すると封筒の中でかさばり、きれいに収まりません。

便箋サイズ	折り方	封筒サイズ
A4	三つ折り	長形3号（横120mm×縦235mm）
B5	三つ折り	長形4号（横90mm×縦205mm）

封筒の表書きは「退職願」とだけ書き、添え状の存在をあえて明記する必要はありません。封筒の書き方まで含めて不安な場合は、こちらで詳しく解説しています。

添え状は必ず必要？結論と省略できるケース

結論として、添え状が必要なのは郵送するときだけです。直属の上司に手渡しする場合は、退職願本体だけで問題ありません。

• 手渡し：添え状は不要（退職願だけを渡す）
• 郵送：添え状が必要（郵送に至った事情を説明するため）
• 迷ったら：まず手渡しを検討し、それが難しい場合のみ郵送＋添え状を選ぶ

退職願そのものの書き方や、退職届との違いで迷っている場合は、あわせてこちらも確認しておくと全体の流れがつかみやすくなります。

退職後の転職準備にあわせて使えるテンプレート

添え状を整えて退職願を提出したあとは、引き継ぎと並行して次の転職活動の準備を進めておくと、退職後の空白期間を短くできます。応募先や雇用形態に合わせてテンプレートを活用してください。

正社員として転職する場合は転職用の履歴書テンプレートが使えます。次の勤務先がパート・アルバイトになる場合は、パート用の履歴書テンプレートやアルバイト用の履歴書テンプレートを選んでください。提出先の形式に迷ったときは厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートを選べば安心です。

まとめ

• 添え状はダウンロードより、そのまま使える例文をコピペして清書する方が失敗しにくい
• 退職届用テンプレートの流用は「退職届」の文言が残るミスに注意
• 添え状は退職願より上に重ねて同封し、便箋サイズは退職願と揃える
• 添え状が必要なのは郵送のときだけ、手渡しなら不要

文面と同封順序さえ間違えなければ、添え状は難しい書類ではありません。落ち着いて一つずつ確認しながら準備を進めてください。

退職願の添え状に関するよくある質問

添え状はパソコンで作成しても大丈夫ですか？

パソコンで作成しても失礼にはあたりません。手書きにこだわる必要はなく、印刷したものに署名を加える程度で十分です。会社に指定の様式がある場合はそちらに従ってください。

添え状用の便箋・封筒は退職願と同じものを使いますか？

同じ白無地の便箋・封筒に揃えるのが基本です。サイズを統一しておくと、封筒の中で書類がずれたり折り目が合わなかったりする心配がなくなります。

添え状に印鑑は必要ですか？

添え状への押印は不要です。印鑑が必要なのは退職願本体の氏名の横であり、添え状にはあらためて押印する必要はありません。

ダウンロードしたテンプレートと自分の便箋サイズが違う場合はどうすればいいですか？

テンプレートのレイアウトを無理に使い続けず、記事内の例文をコピーして自分の便箋サイズに合わせて清書する方法をおすすめします。文字の大きさや余白を自分で調整できるため、印刷後のズレを防げます。