履歴書の送付状PDFの作り方｜Word・コンビニ印刷・印鑑の要否を徹底解説

履歴書の送付状は、WordかGoogleドキュメントで作ってPDFに保存し、自宅かコンビニで印刷して同封すれば完成です。印鑑は押さなくてもかまいません。パソコンやプリンターがなくても、スマホとコンビニのマルチコピー機があれば当日中に用意できます。ここでは、そのまま使える文面例、コンビニ印刷の手順、用紙サイズ・文字サイズのルール、メール応募での扱いまでをまとめました。

履歴書の送付状をPDFで作る手順【結論】

結論：Wordで作ってPDF保存し、印刷して同封する

送付状のPDFは「郵送用の書類を、崩れない形で印刷するためのデータ」です。Wordのままだと、印刷する端末やコンビニのコピー機によって改行位置やフォントがずれることがあります。PDFにしておけば、作った画面どおりのレイアウトで印刷できます。

1. WordまたはGoogleドキュメントで、下の文面例を自分の内容に書き換える
2. 用紙サイズをA4（B5の履歴書だけを送る場合はB5）に設定する
3. PDF形式で保存する
4. 自宅プリンターかコンビニで、白い普通紙に等倍で印刷する
5. 送付状を一番上にして、履歴書・職務経歴書と重ねて封筒に入れる

履歴書本体もWordで作る場合は、転職用の履歴書テンプレートを使うと、送付状と同じ手順でPDF化・印刷まで一度に済ませられます。

そのまま使える送付状の文面例

ハローワークが公開している記載例と同じ構成（日付・宛先・差出人・件名・本文・同封書類）で作った文面です。〇〇の部分を書き換えれば、そのままWordに貼り付けて使えます。

WordでPDFに変換する3ステップ

Wordで作った送付状は、ソフトの標準機能だけでPDFにできます。変換ソフトを別に入れる必要はありません。

1. 画面左上の「ファイル」をクリックする
2. 「名前を付けて保存」（またはエクスポート→「PDF/XPSドキュメントの作成」）を選ぶ
3. ファイルの種類で「PDF」を選び、「送付状_氏名」などのファイル名で保存する

保存したら、PDFを開いて1枚に収まっているかを必ず確認してください。2枚目に「以上」だけがはみ出しているケースは、送付状でいちばん多い失敗です。

パソコンがない場合はスマホアプリで作る

パソコンを持っていない場合でも、スマホのアプリで送付状のPDFは作れます。文面例をコピーして書き換え、PDFで保存するだけです。

アプリ	PDFにする方法	向いている人
Googleドキュメント	メニュー→「共有とエクスポート」→「名前を付けて保存」→PDF	Googleアカウントを持っている人
Microsoft Word（スマホ版）	メニュー→「エクスポート」または「印刷」からPDFとして保存	パソコン版Wordと同じ見た目で作りたい人

スマホは画面が小さいため、最後に必ずPDFを開いて、用紙サイズと改行位置を確認してから印刷に進んでください。

送付状PDFの印刷方法｜自宅プリンターとコンビニ印刷

自宅プリンターで印刷する場合

自宅で印刷するときは、白無地の普通紙を使い、印刷設定の「倍率」を100％（実際のサイズ）にします。「用紙に合わせる」が選ばれていると、余白が変わって一回り小さく印刷されることがあります。インクがかすれていないかも、封をする前に確認してください。

コンビニ印刷の手順

プリンターがない場合は、コンビニのマルチコピー機で印刷できます。PDFをスマホやパソコンから事前に登録し、発行された番号を店頭のコピー機に入力する流れです。

コンビニ	使うサービス	店頭で入力するもの
セブン-イレブン	netprint（ネットプリント）	プリント予約番号
ローソン	ネットワークプリント	ユーザー番号
ファミリーマート	ネットワークプリント	ユーザー番号

白黒の普通紙はB5・A4ともに1枚20円程度（ファミリーマート公式の料金。料金は改定されることがあるため店頭で確認してください）

送付状は白黒印刷で十分です。カラーにしても評価は変わりません。アルバイトやパートの応募で、履歴書も一緒にコンビニで印刷する場合は、アルバイト用の履歴書テンプレートもPDFにして同じ番号でまとめて登録しておくと、店頭での操作が1回で済みます。

印刷で失敗しやすい3つのポイント

コンビニ印刷は「行ってみたら刷れなかった」「出し直しになった」という失敗が起きやすい作業です。投函日の当日に慌てないよう、次の3点を出発前に確認してください。

送付状のサイズ・文字サイズ・手書きかパソコンかのルール

用紙サイズはA4、B5の履歴書だけを送るならB5

ハローワークの案内では、送付状はA4縦の白無地1枚に作るのが一般的とされています。ただし、履歴書をB5で作り、A4の職務経歴書を同封しない場合は、送付状もB5にそろえるよう示されています。

同封する書類	送付状のサイズ
A4の履歴書（＋職務経歴書）	A4
B5の履歴書＋A4の職務経歴書	A4
B5の履歴書のみ	B5

どちらのサイズの履歴書を使うか迷っている場合は、A4で作れる厚生労働省の様式に沿った履歴書を選ぶと、送付状・職務経歴書とサイズをそろえやすくなります。

文字サイズは10.5〜12ポイント

本文の文字サイズは10.5〜12ポイントが一般的です。Wordの初期設定（10.5ポイント）のままでも問題ありません。件名の「応募書類送付のご案内」だけを1〜2ポイント大きくすると、何の書類かがひと目で伝わります。

• フォント：明朝体を基本にし、履歴書と同じフォントにそろえる
• 文字色：黒のみ。色付きや太字の多用は避ける
• NG：1枚に収めるために9ポイント以下に縮める。文字を小さくするより、本文を削るほうが読みやすくなる

手書きとパソコンはどちらでもよい

送付状はパソコンで横書きに作るのが一般的ですが、黒のボールペンや万年筆での手書きでも差し支えないとされています。履歴書を手書き、送付状をパソコンで作る組み合わせも問題ありません。手書きにする場合は、縦書きの手紙形式にする方法もあります。

履歴書の様式をJIS規格のものに合わせたい場合は、JIS規格に沿った履歴書テンプレートを使うと、パソコンで作った送付状と体裁をそろえられます。

履歴書の送付状に印鑑は必要？

送付状に印鑑は必要ありません。ハローワークの記載例でも、氏名の横に押印する方法はあるものの、押してもしなくてもかまわないと説明されています。PDFで作った送付状なら、印刷後に何も手を加えずにそのまま同封して大丈夫です。

やり方	扱い
印刷した氏名のまま提出	問題なし（一般的）
氏名だけを手書きで署名	してもよい
氏名の右横に押印	してもよい
印鑑の画像をPDFに貼り付け	不要。にじみやずれで逆に目立つことがある

押印するかどうかより、履歴書の押印欄との整合を気にしたほうが実用的です。履歴書に押印欄がない様式が増えているため、送付状だけに印鑑があっても違和感はありませんが、わざわざ押す理由もありません。

メールで応募する場合、送付状のPDFは必要？

メールで履歴書を送る場合、送付状のPDFは基本的に不要です。ハローワークの案内でも、メールで応募書類を送るときはメール本文が送付状の代わりになるとされています。本文に宛名・応募職種・添付書類の一覧を書けば足ります。

• 送付状PDFを添付しなくてよいケース：メール本文で用件と添付書類を伝えられる通常のメール応募
• 送付状PDFを用意したほうがよいケース：企業から「送付状も添付」と指示がある場合、応募フォームでファイルしか提出できない場合

添付する場合は、履歴書と同じく「送付状_氏名.pdf」のように中身と名前がわかるファイル名にします。件名や本文の書き方は、次の記事で例文付きで確認できます。

【企業の採用担当者向け】履歴書を返却するときの送付状（Word例文）

不採用の応募者に履歴書を返却する際にも、送付状を同封するのが一般的です。応募者向けの送付状と同じく、Wordで作ってPDFに保存しておけば、宛名だけを差し替えて繰り返し使えます。個人宛のため、時候の挨拶は「ご清栄」ではなく「ご清祥」を使います。

同封書類の通数を書いておくと、応募者が「全部返ってきたか」を確認でき、問い合わせを減らせます。

採用担当者が送付状で見ている3つのポイント

送付状の出来で合否が決まることは、まずありません。一方で、送付状は「加点される書類」ではなく「ミスで減点される書類」です。文面を凝ることに時間をかけるより、次の3点を外さないことに集中したほうが結果につながります。

見ているポイント	よくあるミス	正しい対応
日付	PDFを作った日のまま投函する	履歴書と同じ投函日（持参なら持参日）にそろえる
宛名	「株式会社」の前後を間違える、「御中」と「様」を併用する	求人票の正式名称を確認し、担当者名が不明なら「採用ご担当者様」
同封書類の一覧	「職務経歴書 2枚」と書いたのに1枚しか入っていない	封入前に、一覧と実物の枚数を突き合わせる

とくに日付のずれは、PDFを使い回すと起こりやすいミスです。前の応募で作ったファイルを開き、宛名だけ変えて日付を直し忘れる、というパターンです。複数社に応募する場合は、印刷の直前に日付・宛名・同封書類の3か所だけを見直す習慣をつけてください。

フォント選びで迷った場合は、次の記事で履歴書とそろえる方法を確認できます。

そもそも送付状を付けるべきか迷っている場合は、省いてよいケースと省くと不利になるケースを整理した記事も参考になります。

スマホで最短3分！履歴書作成ツール【サクレキ】で今すぐ履歴書を作成

送付状の準備ができたのに履歴書がまだ手つかずなら、そこが投函までのいちばんの足止めです。スマホで入力するだけで履歴書を作れるので、送付状と一緒にその日のうちに印刷まで進められます。

まとめ

• 作り方：WordかGoogleドキュメントで作り、PDFで保存して印刷する
• 印刷：プリンターがなければコンビニのマルチコピー機で、白黒・普通紙・等倍で印刷する
• サイズ：A4が基本。B5の履歴書だけを送る場合はB5にそろえる。文字は10.5〜12ポイント
• 印鑑：不要。押しても押さなくてもかまわない
• メール応募：本文が送付状の代わり。指示がなければ送付状PDFは添付しない

印刷する前に、日付・宛名・同封書類の枚数の3か所だけ見直せば、送付状で減点されることはありません。

履歴書の送付状PDFに関するよくある質問

送付状のテンプレートをPDFのまま書き換えることはできますか？

PDFは編集を前提としない形式のため、文字の差し替えには向いていません。WordやGoogleドキュメントなど編集できる形式で文面を作り、仕上がってからPDFに保存する順番が確実です。

送付状の日付はPDFを作った日でいいですか？

作った日ではなく、履歴書と同じ提出日を書きます。郵送なら投函日、持参なら持参する日です。前日にPDFを作る場合は、あらかじめ翌日の日付を入れておきます。

送付状と履歴書を両面印刷してもいいですか？

送付状は独立した1枚の書類なので、履歴書の裏に印刷してはいけません。送付状は片面1枚で印刷し、履歴書・職務経歴書とは別の用紙にします。

送付状は封筒の中でどの順番に入れますか？

上から送付状、（ハローワークの紹介状がある場合は紹介状）、履歴書、職務経歴書の順に重ねます。クリアファイルに入れる場合も、送付状が一番上に見えるようにします。

B5の履歴書に、A4の送付状を同封しても失礼になりませんか？

A4の職務経歴書も一緒に送る場合は、送付状もA4で問題ありません。B5の履歴書だけを送る場合は、送付状もB5にそろえると書類の大きさがそろい、受け取った側が扱いやすくなります。