履歴書・職務経歴書をメールで送る例文｜件名・本文・添付の正解を採用担当者が解説

この記事では、履歴書と職務経歴書をメールで送る際の例文を、件名・本文・署名までそのまま使える形で掲載します。採用担当者がメール受信時にチェックする順序とPDF変換・ファイル名の付け方も解説します。

履歴書・職務経歴書をメールで送るときの例文【コピペOK】

企業から「応募書類をメールで送ってください」と言われたとき、最も困るのは本文の書き方です。以下に場面別の例文を掲載します。件名と本文をコピーし、自分の情報に書き換えるだけで送信できます。

新規応募で送る場合の例文

ポイントは3つです。件名に「職種名」「書類添付」「氏名」を入れること。本文は用件を3行以内に伝えること。そして添付ファイルの内訳を箇条書きで示すことです。

面接後・追加提出で送る場合の例文

面接後に「職務経歴書も送ってほしい」と依頼されるケースや、カジュアル面談後に正式応募する場面で使える例文です。

面談の御礼を1文入れつつ、本題はあくまで書類送付です。御礼が長くなると読み飛ばされるため、1文で済ませます。

再送・修正版を送る場合の例文

添付を忘れた、ファイルが破損していたなどの理由で再送するケースです。ミスを認めつつ簡潔に送ることが信頼回復のカギになります。

再送時は件名に【再送】と付けることで、採用担当者が「新規メールか再送か」を即座に区別できます。言い訳を長く書かず、事実と謝罪を1〜2文で済ませるのがベストです。

採用担当者がメール受信時に見る5つのチェックポイント

採用担当者は1日に数十〜数百通のメールを処理します。応募者のメールは「内容を熟読」される前に、以下の順序で瞬時にスクリーニングされています。

順序	チェック項目	判断基準
1	件名	用件と氏名が一目でわかるか
2	添付ファイル名	日付・書類名・氏名が含まれているか
3	ファイル形式	PDFか（Word/Excelだとレイアウト崩れのリスク）
4	本文の長さ	スクロールせず用件が把握できるか
5	送信時間	深夜3時台など非常識な時間でないか

この5項目のうち1つでも引っかかると、書類の中身を見る前に「ビジネスマナーに不安がある人」と判断されるリスクがあります。逆に言えば、この5つを押さえるだけで「丁寧な人」という第一印象を確保できます。

メールの件名の書き方｜用件と氏名が伝わるルール

件名は採用担当者が最初に目にする情報です。受信トレイで他のメールに埋もれないよう、「何の用件か」「誰からか」の2点を20〜30文字で伝えます。

件名テンプレート3パターン

場面	件名テンプレート
新規応募	中途採用応募の件（〇〇職）／履歴書・職務経歴書添付　氏名
追加提出	応募書類送付の件／氏名
再送	【再送】応募書類の件／氏名

件名に入れる要素は「用件＋職種名＋氏名」が基本です。スラッシュ（／）で区切ると視認性が上がります。

避けるべきNG件名

メール本文の構成と書き方

メール本文の役割は「書類を送っている事実を伝える」ことに尽きます。自己PRや志望動機を本文に書く必要はありません。構成は5つのパーツに分かれます。

1. 宛名（会社名・部署名・担当者名）
2. 挨拶と名乗り
3. 用件（何を送るか）
4. 結びの言葉
5. 署名

宛名の正しい書き方

相手の情報	宛名の書き方
担当者名がわかる場合	株式会社〇〇 人事部 〇〇様
部署名のみわかる場合	株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様
何もわからない場合	株式会社〇〇 採用ご担当者様

会社名は正式名称を使います。「（株）」という略称は避け、「株式会社〇〇」とフルで記載してください。

挨拶・名乗り・用件の順序

本文の書き出しは「お世話になります（初回）」または「お世話になっております（2回目以降）」で始めます。直後にフルネームを名乗り、用件に入ります。

結びの言葉と署名テンプレート

結びは「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」が定番です。署名は氏名・住所・電話番号・メールアドレスの4要素を含め、罫線で区切ります。

署名にふりがなを添えると、採用担当者が面接時に名前を間違えずに呼べるため好印象につながります。

履歴書・職務経歴書の添付方法と注意点

メールの文面が完璧でも、添付ファイルの形式やファイル名が不適切だと印象を落とします。ここでは添付時に守るべき3つのルールを解説します。

PDF変換の手順（Word・Excel別）

履歴書と職務経歴書は必ずPDF形式に変換してから添付します。WordやExcelのまま送ると、相手のPCの環境によってレイアウトが崩れる、フォントが変わるなどのトラブルが起きます。

元の形式	PDF変換の手順
Word（.docx）	「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイルの種類で「PDF」を選択
Excel（.xlsx）	「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」をクリック
Googleドキュメント	「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント」を選択

変換後は必ず一度開いて、レイアウトが崩れていないか確認してください。特にExcelは印刷範囲の設定によって文字が切れることがあります。

ファイル名の付け方

採用担当者は複数の応募者のファイルを管理します。「履歴書.pdf」というファイル名では、誰のものか判別できません。

ファイル名の構成は「送信日（8桁）_書類名_氏名.pdf」で統一します。履歴書と職務経歴書は別々のPDFファイルとして添付するのが基本です。1つに結合すると、採用担当者が印刷・回覧する際に不便になります。

パスワード設定の判断基準

パスワード付きZIPファイルでの送付（いわゆるPPAP方式）は、近年多くの企業で廃止されています。セキュリティ上のリスクが指摘されており、パスワード付きZIPを受信拒否する企業も増えています。

状況	対応
企業から「パスワード付きで送って」と指示あり	指示に従いパスワードを設定。パスワードは別メールで送付
特に指示なし	パスワードは不要。PDFをそのまま添付
「クラウドストレージで共有して」と指示あり	Google DriveやOneDriveのリンクを本文に記載

判断に迷う場合は、企業に「パスワードの設定は必要でしょうか」と確認するのが最善です。自己判断でパスワードを付けると、担当者が開けずに放置されるリスクがあります。

メール送信後の対応

メールを送った後、返信がないと「届いていないのでは」と不安になる方は多いです。送信後にやるべきことと、返信がない場合の対処法を整理します。

送信確認の方法

• 送信済みフォルダを開き、添付ファイルが正しく付いているか確認する
• 添付したPDFを自分のスマホで開き、レイアウトが崩れていないか確かめる
• 宛先アドレスに入力ミスがないか見直す（送信エラーメールが返ってきていないか）

送信直後にこの3つを確認すれば、「届いていないかもしれない」という不安の大半を解消できます。

返信がない場合の催促メール例文

送信後3〜5営業日が経過しても返信がない場合は、催促ではなく「確認のお伺い」としてメールを1通送ります。

催促メールは「届いていますか？」ではなく「念のため確認させてください」というトーンにします。1回送って反応がなければ、その企業は「不採用は連絡なし」の方針である可能性が高いため、追加の催促は控えましょう。

履歴書のメール送付についてさらに詳しく知りたい方は、件名・本文・添付で落とされない書き方の記事も参考にしてください。

まとめ

• 件名には「用件＋職種名＋氏名」を入れ、受信トレイで埋もれないようにする
• 本文は簡潔に。添付ファイルの内訳を箇条書きで示す
• 履歴書と職務経歴書は別々のPDFで添付し、ファイル名は「日付_書類名_氏名.pdf」にする
• パスワードは企業から指示がない限り不要
• 送信後は送信済みフォルダで添付ファイルと宛先を必ず確認する

メールの書き方に正解があるわけではありませんが、採用担当者が「読みやすい」「管理しやすい」と感じる書き方には明確なパターンがあります。この記事の例文をベースに、自分の情報を当てはめて送信してください。

履歴書・職務経歴書のメール送付に関するよくある質問

履歴書と職務経歴書は1つのPDFにまとめて送ってもいいですか？

別々のファイルとして送付するのが基本です。採用担当者が個別に印刷・回覧するケースが多いため、1つにまとめると手間をかけさせてしまいます。ファイルサイズが大きくなりすぎる場合のみ、まとめて送ることを検討してください。

メールの送信時間に配慮は必要ですか？

深夜や早朝の送信は避けるのが無難です。送信予約機能を使い、平日の午前9時〜午後6時の間に届くよう設定すると好印象です。ただし、送信時間だけで不採用になることは稀なので、過度に気にする必要はありません。

メールで送った後に郵送も必要ですか？

企業から「メールで送ってください」と指示された場合は、メールのみで完結します。追加で郵送する必要はありません。ただし「メールで先に送り、面接時に原本を持参してください」と言われた場合は、プリントアウトを持参してください。

スマホから送っても問題ありませんか？

送信自体は問題ありませんが、添付ファイルの確認がしにくい点に注意が必要です。可能であればPCで作成・添付・送信を行い、送信後にスマホで受信テストをしてレイアウトを確認する方法がおすすめです。

添付ファイルのサイズ上限はありますか？

一般的なメールサービスでは1通あたり25MB程度が上限ですが、企業側のメールサーバーによっては10MB未満に制限されている場合があります。履歴書と職務経歴書のPDFであれば通常1〜3MB程度に収まりますが、写真の解像度が高いと容量が増えるため、各ファイル2MB以下を目安にしてください。

参考：履歴書メールの送り方｜件名・本文の例文と添付時の注意点