履歴書はダウンロードするファイル形式によって、印刷に適した用紙が変わります。PDF形式なら坪量90g/m²以上の上質紙、手書き用の白紙テンプレートなら市販の履歴書専用紙が基本です。この記事では、転職・新卒・アルバイトなど状況別のダウンロード方法と、失敗しない用紙選びの組み合わせを採用担当者目線でまとめました。
【結論】履歴書はどこでダウンロードして、どの用紙に印刷すればいいか
結論｜ダウンロードするファイル形式で「適した用紙」は変わる
結論として、履歴書のダウンロード形式（PDF・Word・Excel・手書き用紙）ごとに、印刷でつまずかない用紙の選び方は決まっています。パソコンで印刷する場合はPDF化してから坪量90g/m²以上の上質紙を選べば、レイアウト崩れも紙の薄さも同時に解決できます。
手書きで提出する場合は、テンプレートを印刷するよりも、あらかじめ厚みのある市販の履歴書専用紙を使うほうが確実です。以下の対応表で、自分の状況に合う組み合わせを確認してください。
【対応表】ファイル形式別・状況別のダウンロード先と用紙の組み合わせ
| ダウンロード形式 | 向いている人 | おすすめの印刷用紙 | 厚さの目安 |
|---|---|---|---|
| パソコンで正確なレイアウトを保ちたい人 | 上質紙（コンビニの標準用紙でも可） | 90g/m²以上 | |
| Word・Excel | 自宅で内容をカスタマイズしたい人 | 自宅プリンター対応の上質紙 | 90g/m²以上（印刷前にPDF変換） |
| 手書き用の白紙テンプレート | 手書き提出を指定された人 | 市販の履歴書専用紙 | 110〜160g/m² |
| スマホ入力型サービス | スマホだけで作成を完結させたい人 | PDF出力後、上質紙かコンビニ標準用紙 | 90g/m²以上 |
採用担当者はここを見ている
- 用紙の高級感より、状況に合った様式を選べているかを先に見ている
- Word・Excelのまま印刷して文字や枠がずれていると、確認不足という印象につながりやすい
- 薄い用紙で裏写りしていると、内容を読む前の第一印象で損をすることがある
履歴書テンプレートを無料でダウンロードする方法
厚生労働省様式・状況別テンプレートの選び方
企業から様式の指定がない場合は、2021年4月に改定された厚生労働省の推奨様式に沿ったテンプレートを選ぶと、ハローワーク経由でも企業提出でも扱いに困りません。項目構成を確認したい人は厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートを確認してください。
転職活動中で職歴と志望動機の具体性を伝えたい人は、転職用の履歴書テンプレートを選ぶと職歴欄と本人希望欄のバランスがとりやすくなります。
就職活動中の学生は、学歴と自己PRを整理しやすい新卒用の履歴書テンプレートを使うと、インターン経験の書き方にも迷いにくくなります。
アルバイト応募では、勤務可能な曜日・時間帯の書き方が整理されたアルバイト用の履歴書テンプレートを選ぶと、本人希望記入欄の記載に迷わずに済みます。
ファイル形式（Word・Excel・PDF）の違いと選び方
ダウンロードできるファイル形式には、それぞれ向き不向きがあります。作成後に何度も内容を直す予定なら編集しやすい形式を、印刷して提出するだけなら崩れにくい形式を選ぶと迷いません。
| 形式 | 特徴 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| レイアウトが崩れにくいが、その場での編集は難しい | 印刷・郵送提出、コンビニ印刷 | |
| Word | 文章の追記・修正がしやすい | 自宅で何度も内容を調整したい人 |
| Excel | 職歴・資格など表形式の項目が整えやすい | 学歴・職歴欄が多い人 |
| 手書き用の白紙テンプレート | そのまま印刷して手書きで記入する | 企業から手書き指定がある場合 |
ダウンロードした履歴書に適した印刷用紙の選び方
用紙の厚さ・紙質｜コピー用紙のままでいいか
ダウンロードしたテンプレートを自宅の一般的なコピー用紙（坪量64〜80g/m²）にそのまま印刷すると、裏写りしたり手に取ったときに薄く感じられたりすることがあります。坪量90g/m²以上の上質紙を選べば、印象を安定させられます。
良い例
文具店で購入した坪量90〜110g/m²の上質紙、またはコンビニの標準印刷用紙にPDFを片面印刷する。厚みがあり裏写りしにくく、手に取ったときの印象も安定する。
NG例
手元にあった坪量64g/m²程度の薄いコピー用紙にそのまま両面印刷する。裏面の文字が透けて読みにくくなり、確認不足という印象につながりやすい。
用紙サイズ｜A4・A3・B5の違い
市販の履歴書は二つ折りの状態で販売されており、閉じるとA4・開くとA3になるタイプが現在の主流です。B5サイズ（見開きB4）は記入欄が少なく、職歴や資格が少ない人向けです。企業から指定がなければ、A4サイズを選んでおけば迷いません。
コンビニ印刷と自宅印刷、それぞれの注意点
コンビニ印刷時の設定
自宅にA3対応プリンターがない場合は、コンビニのマルチコピー機を使うのが手早い方法です。備え付けの用紙で急ぎの印刷を済ませても大きな問題にはなりませんが、紙質までこだわりたい場合は坪量90g/m²以上の上質紙を持参して印刷することもできます。
- ダウンロードしたWord・ExcelファイルはPDFに変換してから印刷する
- 印刷倍率は「原寸大（100%）」に設定する
- 印刷設定は片面印刷を選ぶ
自宅プリンターで印刷する場合の注意点
自宅プリンターがA4までしか対応していない場合は、A4用紙2枚に分割して印刷し、名前と写真が載ったページを上にしてクリップで留めます。ホチキス留めは採用担当者が外す手間を生むため避けてください。
採用担当者はここを見ている
- 用紙の厚さ以上に、片面印刷・原寸大印刷が守られているかを見ている
- ホチキス留めやしわのある提出物は、扱いの丁寧さで印象を下げることがある
ファイル形式でレイアウトが崩れないための対処法
ダウンロードしたWord・Excelのテンプレートは、印刷する環境によってフォントや枠の位置がずれることがあります。事前にPDFへ変換しておくと、この崩れをほぼ防げます。
良い例
Wordで記入を終えたら「PDFとして保存」を選び、印刷前にプレビューで文字と枠の位置を確認してからコンビニや自宅プリンターで印刷する。
NG例
Wordファイルのままコンビニの複合機に読み込ませて印刷する。コピー機側のフォント環境が異なり、文字や枠がずれた状態で提出してしまうことがある。
状況別｜今すぐ使えるダウンロード×用紙の早見ガイド
時間がない人向けに、状況別の結論をまとめました。自分に近いものを選べば、それ以上迷う必要はありません。
- 転職活動中：転職用テンプレートをPDFでダウンロードし、上質紙（90g/m²以上）に片面印刷する
- 就職活動中の学生：新卒用テンプレートをダウンロードし、A4の上質紙またはコンビニ標準用紙に印刷する
- アルバイト応募：アルバイト用テンプレートをダウンロードし、コンビニの標準用紙にそのまま印刷して問題ない
- 手書き指定がある場合：白紙テンプレートを印刷するより、市販の履歴書専用紙（110〜160g/m²）を購入する方が確実
まとめ
- ダウンロードするファイル形式で、適した印刷用紙は変わる
- PDFで印刷するなら坪量90g/m²以上の上質紙、手書きなら市販の履歴書専用紙が基本
- Word・Excelはそのまま印刷せず、PDFに変換してからコンビニや自宅プリンターで印刷する
- 印刷は片面・原寸大（100%）が基本。両面印刷や縮小印刷は避ける
状況に合ったテンプレートと用紙の組み合わせを選べば、印刷でつまずくことなく提出まで進められます。
履歴書のダウンロード・用紙に関するよくある質問
- 履歴書はどこで無料ダウンロードできますか？
-
ハローワークのWebサイトや、履歴書作成サービスから無料でダウンロードできます。厚生労働省の推奨様式に沿ったテンプレートであれば、企業提出でも扱いに困りません。状況に応じて転職用・新卒用・アルバイト用など、項目構成が異なるテンプレートを選ぶと記入しやすくなります。
- ダウンロードした履歴書はコピー用紙に印刷しても大丈夫ですか？
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印刷そのものは可能ですが、坪量64〜80g/m²程度の一般的なコピー用紙は薄く、裏写りしやすい傾向があります。坪量90g/m²以上の上質紙、またはコンビニの標準印刷用紙を選ぶと、印象を安定させられます。
- 履歴書の用紙サイズはA4とB5どちらを選べばいいですか？
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企業からの指定がなければA4サイズが基本です。B5サイズ（見開きB4）は記入欄が少なく、職歴の少ない人向けです。転職活動で職歴・資格が多い場合は、記入スペースの広いA4サイズを選んでおくと安心です。
- WordやExcelでダウンロードした履歴書がコンビニでレイアウト崩れしないか心配です
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印刷前にPDF形式へ変換しておけば、コピー機側のフォント環境の違いによる崩れをほぼ防げます。印刷直前にプレビューで文字と枠の位置を確認してから、コンビニのマルチコピー機や自宅プリンターで印刷してください。
