履歴書の送付状は、公式のテンプレートサイトからWordまたはPDF形式で無料ダウンロードして使って問題ありません。ただし、そのまま何も直さずに提出すると使い回しに見えてしまうケースがあります。この記事では、安全なダウンロード先の選び方と、採用担当者に好印象を与える書き方のポイントを紹介します。
履歴書の送付状はダウンロードで大丈夫｜結論とそのまま使える例文
結論
送付状はインターネット上の無料テンプレートをダウンロードして作成しても、マナー違反にはなりません。採用担当者が見ているのは「テンプレートを使ったかどうか」ではなく、宛名・日付・同封書類欄が今回の応募内容に合わせて正しく書き換わっているかという点です。
逆に言えば、ダウンロードしたテンプレートの日付や会社名を書き換え忘れたまま提出すると、細部への注意力を疑われます。まずは以下の例文を土台にして、自分の状況に合わせて数か所を書き換えるところから始めてください。
良い例文（ダウンロード後にそのまま使える例）
良い例文
令和8年7月24日
株式会社〇〇
採用ご担当者様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の求人情報を拝見し、応募させていただきたくご連絡いたしました。同封の履歴書、職務経歴書をご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1. 履歴書 1通
2. 職務経歴書 1通
以上
NG例（テンプレそのまま感が出てしまう例）
NG例
〇〇年〇月〇日
△△株式会社 御中
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、求人情報を拝見し応募いたしました。ご査収ください。
敬具
日付や宛先がテンプレートのまま残っており、応募先の会社名が反映されていません。同封書類欄も省略されているため、何が入っているか一目で分からず不親切な印象になります。
採用担当者はここを見ている
採用担当者はここを見ている
- 宛名（会社名・部署名・担当者名）が応募先に合わせて書き換わっているか
- 日付が投函日に近い日付になっているか（テンプレートの初期値のまま残っていないか）
- 同封書類の内容・部数が実際に封入したものと一致しているか
ファイル形式の選び方｜Word・PDF・Excelの違い
送付状のテンプレートは主にWord・PDF・Excelの3形式で配布されています。用途によって適した形式が異なるため、下の表を目安に選んでください。
| 形式 | 編集のしやすさ | 向いている人 |
|---|---|---|
| Word | 文章の書き換え・レイアウト調整がしやすい | パソコンでWord（またはGoogleドキュメント）が使える人 |
| レイアウトが崩れにくいが文章の書き換えは不可 | 手書きで記入する人、印刷だけしたい人 | |
| Excel | 罫線や項目の位置調整はしやすいが文章作成には不向き | 会社独自の書式に近い形で作りたい人 |
パソコンやWordがない場合は、スマートフォンの無料アプリで編集してからPDF化し、コンビニのマルチコピー機で印刷する方法があります。手順は後述する関連記事で詳しく解説しています。Wordのまま印刷環境が違う端末に持ち込むと罫線や余白がずれることがあり、採用担当者から見て読みにくい書類になってしまいます。迷ったらPDF化してから印刷すると安全です。
安全にダウンロードできる入手先の見分け方
送付状のテンプレートは複数のサイトで無料公開されていますが、なかには広告が過剰なサイトや会員登録を強要するサイトも存在します。以下のポイントを確認してから利用してください。
ダウンロード先を選ぶチェックポイント
- 運営元（企業名・団体名）が明記されているか
- URLが「https」から始まっているか（通信が暗号化されているか）
- ダウンロード前にメールアドレスや電話番号の入力を求められないか
- ダウンロードボタンの周囲に紛らわしい広告バナーが並んでいないか
採用担当者は、送付状がどのサイトのテンプレートかまでは気にしていません。見ているのは記入内容が今回の応募と一致しているかという一点です。安全な入手先を選んだうえで、必ず内容を書き換えてから提出してください。
職務経歴書や履歴書本体のテンプレートも、応募する状況に合わせて選ぶと書類全体の統一感が出ます。たとえば転職活動であれば転職用の履歴書テンプレートを送付状と合わせてダウンロードしておくと、書類作成の手間が一度で済みます。
【状況別】ダウンロードしたテンプレートへの書き込み方と例文
同じ送付状テンプレートでも、応募状況によって書き加えるべき内容は変わります。状況別に良い例とNG例を確認してください。
転職の場合
良い例文
「〇〇業界での経験を活かし、貴社の△△事業に貢献したくご応募いたしました。何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」のように、応募動機を1〜2文だけ添えると、テンプレートのままでも自分の応募として読んでもらえます。
NG例
志望動機を長々と書き込むのは避けてください。送付状はあいさつ状であり、志望動機は職務経歴書や面接で伝える内容です。書きすぎるとかえって要点がぼやけます。
転職活動向けの書類一式をまとめて用意したい場合は、アルバイト用の履歴書テンプレートやパート用の履歴書テンプレートのように、雇用形態別に用意されたテンプレートを併用すると項目の抜け漏れを防げます。
ハローワーク経由の場合
良い例文
「ハローワーク〇〇にて紹介状（紹介番号〇〇）をいただき、貴社の求人にご応募いたします。」のように、紹介状の番号を1行添えると、企業側が照合しやすくなります。
NG例
紹介状の番号を書かずに提出すると、企業側の照合作業が増え、印象を下げてしまう場合があります。紹介状に記載された情報は必ず転記してください。
ハローワーク経由の応募に特化した送付状の書き方は、以下の記事で詳しく解説しています。
ダウンロード後の封筒への入れ方と郵送マナー
送付状を印刷したら、封筒に入れる順番にも注意が必要です。採用担当者が封筒を開けたときに読みやすい順序で重ねてください。
- 送付状（一番上）
- 履歴書
- 職務経歴書
- その他の同封書類（職務経歴書とセットで用意した資料など）
クリアファイルに入れてから封筒に収めると、輸送中の折れや汚れを防げます。封筒の表には「履歴書在中」、裏には差出人の住所・氏名を忘れずに書いてください。厚生労働省の様式に沿った書類一式を使う場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートを送付状と併せて使うと書式のばらつきが出ません。
印刷したテンプレートがA4サイズより小さくずれてしまう、あるいは自宅にプリンターがないという場合は、以下の記事で手順を確認してください。
送付状ダウンロードでよくある不安と対処法
ダウンロードしたテンプレートを使う際に多い不安と、その対処法をまとめました。
よくある不安と対処法
- 印刷すると罫線がずれる：PDF形式でダウンロードし直すか、印刷設定で「実際のサイズ」を選ぶとずれを防げます
- パソコンがなくWordファイルを開けない：スマートフォンの無料アプリで編集し、PDFで書き出してからコンビニ印刷する方法があります
- 他の応募者と内容が被らないか心配：日付・宛名・同封書類欄に加えて、応募動機を1文添えるだけで印象は変わります
採用担当者は文面の内容だけでなく、印刷の乱れや折れといった書類の見た目にも気づきます。トラブルが起きた場合は放置せず、印刷し直してから封筒に入れてください。
スマートフォンだけで履歴書一式を用意したい方は、以下の記事も参考にしてください。
まとめ
- 送付状はWord・PDF・Excel形式で無料ダウンロードして問題ない
- ダウンロード先は運営元表示・https・過剰な会員登録要求がないかを確認する
- 宛名・日付・同封書類欄を今回の応募内容に書き換えてから提出する
テンプレートを土台にしつつ、宛名・日付・同封書類欄の3か所を応募先に合わせて書き換えれば、ダウンロードした送付状でも十分に評価される書類になります。
- 送付状はダウンロードしたテンプレートのままでも評価は下がりませんか？
-
テンプレートを使うこと自体は問題ありません。ただし宛名・日付・同封書類欄を応募先に合わせて書き換え、応募動機を1文添えると、テンプレートのままでも印象は下がりにくくなります。
- Word・PDF・Excelのどの形式でダウンロードすればいいですか？
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パソコンで文章を書き換えたい場合はWord、印刷用に体裁を崩したくない場合はPDF、罫線や項目位置を調整したい場合はExcelが適しています。手書きで記入するならPDF形式のダウンロードで十分です。
- パソコンがなくてもテンプレートをダウンロードして使えますか？
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スマートフォンの無料アプリでダウンロード・編集し、PDFとして書き出してコンビニのマルチコピー機で印刷する方法があります。プリンターがなくても当日中に準備できます。
- 無料テンプレートのダウンロード先はどう選べば安全ですか？
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運営元が明記されているか、URLがhttpsから始まっているか、ダウンロード前にメールアドレスなどの入力を求められないかを確認してください。過剰な広告が並ぶサイトも避けたほうが安全です。
