履歴書の添え状は、テンプレートをダウンロードしなくてもこの記事のテンプレートをそのままコピペすれば作成できます。ファイルを探して開いて編集する手間が省け、今すぐ投函の準備を進められます。ダウンロード版のテンプレートを使う場合の注意点や、そのまま提出すると評価を下げてしまう理由もあわせて解説します。
履歴書の添え状はダウンロードなしでコピペOK|今すぐ使えるテンプレート
結論：ファイルを作り直す必要はない
添え状は郵送する応募書類に同封する挨拶状であり、企業から書式の指定がない限り、ファイルをダウンロードしてWordやExcelで一から作り直す必要はありません。以下のテンプレートの「〇〇」部分を自分の情報に書き換え、日付を投函日に直すだけで、そのまま提出できる形になります。
下記のテンプレートは転職用の履歴書テンプレートと組み合わせて使う想定で作成しています。履歴書本体のフォーマットに迷っている場合はあわせて確認してください。
転職の場合の添え状テンプレート
良い例文（転職の場合）
令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
氏名 〇〇 〇〇
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxx@xxxx.com
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび貴社の〇〇職の求人を拝見し、応募させていただきたくご連絡申し上げました。前職で培った〇〇の経験を活かし、貴社に貢献できると考えております。下記書類をご送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・履歴書 1通
・職務経歴書 1通
以上
太字にした「〇〇職」の部分は、求人票に書かれている職種名をそのまま入れてください。ここだけ書き換えれば、他の文章は定型のまま使って問題ありません。
アルバイト・パートの場合の添え状テンプレート
アルバイト・パート応募では、添え状を簡略化して問題ありません。アルバイト用の履歴書テンプレートと合わせて使う場合は、以下の短縮版が扱いやすいです。
良い例文（アルバイト・パートの場合）
〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇（店舗名）
採用ご担当者様
氏名 〇〇 〇〇
TEL：090-0000-0000
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびアルバイト募集の求人を拝見し、応募いたします。勤務可能な曜日・時間帯は履歴書の本人希望欄に記載しております。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・履歴書 1部
以上
NG例
「拝啓 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。このたびは貴社の求人に応募させていただきます。」
前に使った別の企業への添え状をそのまま流用し、会社名や「貴社」「御中」の表記を書き換え忘れるケースです。応募職種名も入っておらず、何の求人に応募しているのかが採用担当者に伝わりません。
採用担当者はここを見ている
- 宛先の会社名・部署名が正しく書き換えられているか
- 同封書類の記載（記書き）と実際に入っている書類が一致しているか
- 日付が書類を準備した日ではなく、投函日になっているか
添え状をダウンロードするならファイル形式はどれを選ぶべきか
コピペで足りる場合が多い一方、企業から「所定のフォーマットでダウンロードして提出」と指定されるケースもあります。その場合は、Word・Excel・PDFのどれを選ぶかで扱いやすさが変わります。
| 形式 | 特徴 | 向いている人 |
|---|---|---|
| Word | 文章の追加・削除がしやすい。PC環境によってはフォントや改行がずれる | 本文を細かく調整したい人 |
| Excel | セルごとに項目が分かれ入力欄がずれにくい。印刷時にレイアウトが崩れやすい | 項目を整理して入力したい人 |
| どの端末で開いてもレイアウトが崩れない。文章の直接編集にはツールが必要 | スマホで作成・印刷まで完結させたい人 |
採用担当者はここを見ている
ファイル形式そのものは選考の評価対象になりません。ただし、文字化けして開けない、レイアウトが崩れて読みにくい状態で届くと、内容を読む前にマイナスの印象がついてしまいます。作成後は必ずPDFに変換してから印刷・提出すると、環境による崩れを防げます。
履歴書本体を書式指定つきでダウンロードしたい場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートを選ぶと安心です。求人票にJIS規格の指定がある場合はJIS規格に沿った履歴書テンプレートを確認してください。
ダウンロードしたテンプレートをそのまま出すと危険な理由
添え状のテンプレートを使うこと自体は問題ありません。危険なのは、ダウンロードしたファイルの「〇〇」の伏字や別企業の情報を書き換えないまま提出してしまうケースです。採用担当者は毎日多くの応募書類を見ているため、こうしたミスにすぐ気づきます。
NG例
7月に送る添え状に「新春の候」（1月の時候の挨拶）が残ったまま投函されるケースがあります。季節と合わない挨拶文は、テンプレートを確認せずに使い回したことが一目で伝わってしまいます。
最低限変更すべき3点
- 宛先の会社名・部署名：前回使ったファイルの社名が残っていないか確認する
- 応募職種を明記した一文：「〇〇職の求人に応募し」の部分を求人票の職種名に合わせる
- 投函日の日付：ファイルを作成した日ではなく、実際にポストへ入れる日に書き直す
この3点さえ直せば、定型文をベースにしても不自然にはなりません。逆にこの3点が抜けていると、どれだけ丁寧な文面でも「使い回し」だと伝わってしまいます。
添え状の基本構成と書き方
添え状には決まった構成があります。テンプレートを書き換える際に、各項目の意味を押さえておくとミスを防げます。
| 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 日付 | 投函日を記載する。履歴書・職務経歴書の日付と統一する |
| 宛先 | 会社名を正式名称で記載し、部署名が分かれば「〇〇部 採用ご担当者様」とする |
| 頭語・結語 | 「拝啓」で始め「敬具」で結ぶ。片方だけの使用はしない |
| 本文 | 送付の旨・応募職種・一言PRを3〜5行で簡潔にまとめる |
| 同封書類 | 「記」と「以上」で挟み、書類名と部数を箇条書きにする |
良い例文（本文部分）
「このたび、貴社〇〇職の求人を拝見し、応募させていただきたくご連絡申し上げました。〇年間の〇〇経験を活かし、貴社に貢献できると考えております。下記書類をご送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」
NG例
自己PRや志望動機を5行以上書き連ねる文面です。添え状は書類の案内状であり、志望動機の詳細を書く場所ではありません。長く書くほど「要点を絞れない人」という印象につながるため、詳細は職務経歴書に譲ってください。
採用担当者はここを見ている
採用担当者が添え状の構成でまず確認するのは、記書きと実際の同封物が一致しているかという一点です。本文の言い回しより、書類の数え間違いのほうが「雑な人」という印象につながりやすいため、封入直前の照合を欠かさないでください。
職務経歴書もあわせて郵送する場合の添え状の書き方や、記書きの整え方は関連記事も参考にしてください。
Word・Excelが開けない・印刷できないときの対処法
手元にWordやExcelがない場合でも、添え状は用意できます。スマホしかない場合は、Googleドキュメントのスマホアプリでテンプレートを作成し、PDFに変換してコンビニで印刷する方法が手軽です。
- Googleドキュメントアプリで新規作成し、本記事のテンプレートを貼り付ける
- 「共有」→「PDFとしてダウンロード」でPDF形式に変換する
- セブン-イレブンの「かんたんnetprint」やローソン・ファミマの「PrintSmash」でA4印刷する
採用担当者はここを見ている
採用担当者は印刷方法までは確認しません。見ているのは、文字が欠けていないか、用紙サイズがA4で揃っているかという仕上がりの部分だけです。自宅にプリンターがなくても、選考への影響はありません。
スマホでの具体的な作成手順や、コンビニごとの印刷方法・料金は関連記事も参考にしてください。
添え状を入れた封筒の郵送マナー
添え状が完成したら、封筒への入れ方にも注意が必要です。書類を折らずに送れる角形2号の白封筒を使い、開けたときに最初に見える一番上に添え状を配置します。
- 入れる順番：添え状 → 履歴書 → 職務経歴書
- 封筒の表面に赤字で「履歴書在中」と記載する
- 切手代の目安：50gまで140円、100gまで180円（速達は+300円）
採用担当者はここを見ている
採用担当者は封筒の見た目より投函までの期限を守っているかを重視します。速達を使う必要はありませんが、求人票の応募締切に間に合う日数で普通郵便（定形外）を投函してください。
病院やクリニックへ応募する場合は「御社」ではなく「貴院」、「入社」ではなく「入職」を使うなど、業界特有の言い回しがあります。医療機関向けの例文は
まとめ
- 添え状はダウンロードしなくても、テンプレートをコピペして必要事項を書き換えれば作成できる
- 企業指定でダウンロードする場合は、Word・Excel・PDFいずれも評価に差はないが、提出前にPDFへ変換すると崩れを防げる
- ダウンロード後は「宛先の会社名」「応募職種」「投函日」の3点を必ず書き換える
- 封筒には添え状を一番上に入れ、角形2号の白封筒で郵送する
添え状はテンプレートを探して整える書類ではなく、3点を書き換えるだけで仕上がる書類です。投函前にこの記事のチェックポイントを見直してから封をしてください。
履歴書の添え状ダウンロードに関するよくある質問
- 添え状は必ずダウンロードしないといけませんか？
-
いいえ。求人票にフォーマット指定がなければ、本記事のテンプレートをコピペして宛先・応募職種・日付を書き換えるだけで問題ありません。ファイルをダウンロードしてWordやExcelで作り直す必要はありません。
- 添え状のファイルはWordとExcelどちらが良いですか？
-
特に指定はありません。文章を中心に書きたい場合はWord、項目を分けて入力したい場合はExcelが扱いやすいです。どちらで作成しても、提出前にPDFへ変換すると環境によるレイアウト崩れを防げます。
- ダウンロードしたテンプレートの内容はそのまま使っても大丈夫ですか？
-
宛先の会社名・応募職種を明記した一文・投函日の3点は必ず書き換えてください。この3点さえ直せば、定型文をベースにしても不自然な印象にはなりません。
- 添え状をパソコンなしで作ることはできますか？
-
スマホがあれば作成できます。Googleドキュメントのアプリでテンプレートを入力し、PDFに変換すれば、コンビニのマルチコピー機でそのまま印刷できます。
