職務経歴書の用紙はA4普通紙でいい｜印刷・提出まで採用担当者が解説

この記事では、職務経歴書をパソコンで作成する際の用紙の選び方・印刷設定・コンビニ印刷の手順を、採用担当者の視点で解説します。用紙はA4サイズのコピー用紙（普通紙）で問題なく、専用用紙の購入は不要です。

職務経歴書の用紙はA4の普通紙（コピー用紙）でいい

職務経歴書をパソコンで作成したとき、「どんな用紙に印刷すればよいか」と迷う方は少なくありません。結論を先に言うと、A4サイズの白無地の普通紙（コピー用紙）が正解です。市販の「職務経歴書専用用紙」を別途購入する必要はありません。

厚生労働省が公開している職務経歴書のサンプルも、A4縦サイズ・白無地・横書きの用紙を前提に作られています。コンビニや文具店で売っているごく一般的なコピー用紙が、採用担当者が日常的に見慣れているフォーマットです。

専用用紙を買う必要がない3つの理由

• 採用担当者は用紙の種類で評価しない：書類審査で見られるのはあくまでも記載内容です。高価な専用用紙を使っても、内容が薄ければ通過しません。逆に普通紙でも、内容が充実していれば問題なく評価されます。
• 専用用紙は手書き向きに設計されている：市販の職務経歴書専用用紙は、ペンで書き込みやすいように罫線が入った手書き用がほとんどです。パソコン作成には不向きで、印刷するとレイアウトがずれることがあります。
• A4普通紙の方がPDF出力と相性がいい：WordやGoogleドキュメントで作成した職務経歴書はA4サイズ前提で設計されています。同じA4の普通紙に印刷することで、画面上の見た目と印刷結果が一致します。

用紙選びで唯一気をつけるポイント

用紙の種類よりも、用紙の薄さに注意が必要です。安価なコピー用紙の中には、両面を透かすほど薄いものがあります。職務経歴書を両面印刷しない場合は問題ありませんが、片面印刷でも裏から文字が透けて見えると読みにくく、採用担当者に整理整頓の意識が低い印象を与えることがあります。

職務経歴書はパソコン作成が採用担当者に好まれる理由

採用担当者のアンケートでは、「パソコン作成の方がよい」と答える割合が過半数を占めています。手書きがNGというわけではありませんが、パソコン作成には読みやすさと効率の面で明確な優位性があります。

採用担当者がパソコン作成を評価する理由

• 読み手の負担が少ない：手書きは文字の大きさや行間がばらつきやすく、特に短時間で大量の書類を読む採用担当者にとってはストレスになります。パソコン作成であれば一定のフォントと行間が保たれ、内容に集中できます。
• 修正・複数社への使いまわしが容易：パソコン作成なら、応募先ごとに文章を差し替えたり、誤字を即修正したりできます。書き直しが必要な手書きに比べて、完成度の高い書類を短時間で準備できます。
• PDFでのメール送付に対応できる：企業によってはメール添付での提出を求めるケースがあります。パソコン作成ならPDF変換して送付できるため、あらゆる提出形式に対応できます。

手書きが許容される3つのケース

手書きがすべてNGではありません。以下のケースでは手書きでの提出が認められる、または自然と受け入れられます。

ケース	理由
企業から「手書きで提出してください」と指定された場合	指示に従うことが評価につながる。指定がある場合は必ず従う
職種として「手書きの能力」が評価される場合（書道家・デザイナーなど）	手書きそのものがスキルのアピールになる
自宅にパソコンもスマホもない場合	やむを得ない事情は採用担当者も理解している。その場合は市販の職務経歴書用紙を使用する

印刷前に設定する3つのポイント（フォント・文字サイズ・余白）

パソコンで作成した職務経歴書を印刷する前に、以下の3点を必ず確認してください。設定が崩れたまま印刷すると、採用担当者に「仕事が雑」という印象を与えます。

設定項目	正解の値	NGの例
用紙サイズ	A4縦・単面	B5・横向き・両面印刷
文字サイズ（本文）	10.5〜12pt	9pt以下（小さすぎて読みにくい）
余白	上下左右各20〜25mm	余白なし（印刷機でカットされる）

文字サイズと余白の正解

本文の文字サイズは10.5〜12ptが基本です。見出し（大項目）はそこから2〜3pt大きくすると視覚的な階層が生まれ、読みやすくなります。10pt以下は採用担当者が読むのに疲れるサイズなので避けてください。

余白は上下左右それぞれ20〜25mm程度を確保します。Wordのデフォルト設定（上下35mm・左右30mm程度）は余白が広すぎて情報量が少なく見えることがあります。20〜25mmに設定し直すと、読みやすさを保ちながら情報をコンパクトにまとめられます。

フォントの選び方

パソコンで作成する職務経歴書では、明朝体が基本です。明朝体は縦線と横線の太さに差があり、文字が読みやすく、印刷した際の品質が安定しています。ゴシック体は見出し・太字の箇所に限定して使うと、読みやすいメリハリが生まれます。

Windowsでは「游明朝」「ＭＳ明朝」、Macでは「ヒラギノ明朝」が標準的な選択肢です。どのフォントを選ぶか迷った場合は、フォントの選び方を詳しくまとめた記事も参考にしてください。

詳しい選び方は履歴書の書体おすすめ：PC・手書き別フォント選びを解説で確認できます。

自宅にプリンターがなくてもコンビニで印刷できる

「プリンターを持っていないが、職務経歴書を明日までに提出しなければならない」という状況でも、コンビニのマルチコピー機を使えば問題ありません。セブン-イレブン・ローソン・ファミリーマートのいずれでも対応しており、1枚10〜30円程度で印刷できます。

3社の特徴比較

コンビニ	対応システム	料金（モノクロA4）	おすすめの方法
セブン-イレブン	ネットプリント／セブンマルチコピーアプリ	20円/枚	スマホアプリ「セブン-イレブン マルチコピー」でWi-Fi転送が最も簡単
ローソン	ネットワークプリント（シャープ製）	20円/枚	「ネットワークプリント」アプリにPDFを登録してコードを発行
ファミリーマート	ネットワークプリント（シャープ製）	20円/枚	ローソンと同一システム。同じアプリで利用可能

コンビニ印刷の基本手順

いずれの店舗も、基本的な流れは同じです。

• STEP1：作成したWordファイルをPDF形式で保存する（Word→ファイル→エクスポート→PDF作成）
• STEP2：各コンビニの対応アプリまたはウェブサービスにPDFをアップロードする
• STEP3：番号（予約番号）を取得する
• STEP4：コンビニのマルチコピー機で番号を入力し、用紙サイズ「A4」・印刷方向「縦」・両面「しない」を選択して印刷する
• STEP5：印刷プレビューで文字切れ・ズレがないかを確認してから精算する

スマホで職務経歴書を作成してそのままコンビニ印刷まで完結させたい場合は、スマホ対応の履歴書・職務経歴書作成ツールの活用も選択肢です。

スマホ完結の作り方は履歴書スマホ作成おすすめ7選で詳しく解説しています。

採用担当者が「用紙・印刷品質」で判断するポイント

採用担当者は用紙の種類そのものを選考基準にしていません。しかし、印刷品質が低いと「細部への注意が足りない人」という印象を与えることがあります。採用担当者が書類を見て「印刷ミスがある」と気づいた時点で、その書類は一段下の評価に置かれます。

内容が同等の書類が複数あった場合、印刷品質が高い方が最終的に残りやすい傾向があります。作成後は必ず1枚テスト印刷してから本番の印刷に進んでください。

また、職務経歴書の作成から書類の整備まで効率化したい場合は、自動作成ツールの利用も検討できます。採用担当者に通じる自動作成ツールの使い方は職務経歴書の自動作成ツールおすすめ7選で解説しています。

まとめ

• 職務経歴書の用紙はA4サイズの白無地の普通紙（コピー用紙）で問題ない。専用用紙の購入は不要
• 採用担当者の過半数はパソコン作成を好む。手書きは指定がある場合や特定の職種を除きパソコン作成を選ぶのが無難
• 印刷設定の正解は「A4縦・単面・文字サイズ10.5〜12pt・余白20〜25mm・明朝体」
• 自宅にプリンターがなくても、コンビニのマルチコピー機（20円/枚）で印刷できる。必ずA4縦・片面印刷を選ぶ
• 採用担当者は用紙の種類を評価しないが、文字のかすれ・用紙の折れ・文字カットは印象を下げる。必ずテスト印刷で確認する

提出方法については、封筒への入れ方・郵送マナーも確認しておくと、書類提出全体のミスを防げます。詳細は履歴書の封筒と印刷｜コンビニ手順・折り方・宛名まで解説を参照してください。

職務経歴書の用紙・パソコン作成に関するよくある質問

職務経歴書はB5用紙でもいいですか？

B5用紙は避けてください。採用担当者が日常的に扱う書類はA4が標準のため、B5で提出すると整理の際に目立って「ルールを理解していない」という印象を与えることがあります。必ずA4縦サイズを使用してください。

職務経歴書は両面印刷してもいいですか？

両面印刷は避けるのが無難です。採用担当者が書類にメモを書き込む際に裏面に文字があると不都合が生じます。また、コピー機でスキャンする際に裏の文字が写り込むことがあります。枚数が増えても片面印刷で提出してください。

コンビニで印刷した職務経歴書を採用担当者はどう見ますか？

コンビニ印刷か自宅プリンター印刷かを見分けることはほぼ不可能です。採用担当者が確認するのは「インクのかすれ・文字の鮮明さ・用紙の状態」です。コンビニのマルチコピー機は印刷品質が高いため、状態よく提出できれば問題ありません。

職務経歴書は何枚まで許容されますか？

一般的には1〜2枚が目安です。経歴が浅い場合はA4・1枚にまとめ、職歴が多い場合は2枚以内に収めます。3枚以上になると「情報の取捨選択ができない」と判断されるリスクがあります。どうしても内容が多い場合は、直近5年以内の経歴を中心に整理してください。