書類不備のお詫び送付状｜応募書類の再送で使える例文と手順を徹底解説

応募書類の不備をお詫びする送付状は、謝罪・不備の内容・差し替えのお願いの3点だけを簡潔に書くのが正解です。長い言い訳は不要で、むしろ印象を下げます。この記事では、不備の種類別にそのまま使える例文と、送り直す前にやるべき連絡の手順、採用担当者が実際に見ているポイントをまとめました。

【コピペOK】書類不備のお詫び送付状の例文

まず、状況別の例文から掲載します。会社名・担当者名・不備の内容を書き換えれば、そのまま封入できる形にしてあります。書類そのものを作り直す必要がある場合は、転職用の履歴書テンプレートを使うと短時間で整えられます。

結論｜お詫び送付状に書くのはこの3要素

お詫びの送付状といっても、通常の送付状と構成が大きく変わるわけではありません。違うのは、本文に「お詫び」と「差し替えのお願い」が加わる点だけです。

書く要素	内容	目安の分量
①お詫び	不備があったこと・手間をかけたことへの謝罪	1〜2行
②不備の内容と訂正	どこがどう誤っていたか。訂正なら「誤・正」で示す	1〜2行
③差し替えのお願い	先に送った書類を破棄し、今回の書類を使ってほしい旨	1行

逆に、書かなくてよいのは「不備が起きた原因の詳しい説明」です。多忙だった、確認したつもりだった、といった事情は採用担当者にとって判断材料になりません。

書類の入れ忘れ・不足に気づいた場合の例文

職務経歴書だけ入れ忘れた、指定された書類の一部が抜けていた、というケースです。不足分だけを追送するのか、一式まとめて送り直すのかを本文で明確にします。

押印漏れ・写真の貼り忘れなど記入漏れの場合の例文

この場合は書類そのものを作り直して送り直します。押印欄のない様式が主流になった一方で、企業指定のフォーマットでは今も押印欄が残っていることがあり、見落としが起きやすい箇所です。

誤字・記載内容の誤りを訂正して再送する場合の例文

職歴の年月がずれていた、資格の正式名称が違っていた、といった内容の誤りは、放置すると経歴詐称と受け取られかねません。訂正箇所を「誤・正」の形で明示すると、採用担当者が差分だけを確認できます。

手書きの書類で誤字に気づいた場合、修正テープや修正液での訂正は避けてください。正式なビジネス書類では、いつ誰が直したのかが不明になる修正方法は認められておらず、新しい用紙に書き直すのが原則です。

企業から不備を指摘された場合の例文

自分で気づいた場合と違い、企業側にすでに手間をかけています。ご連絡をいただいたことへのお礼を先に入れると、文面の印象が変わります。

送付状を書く前に｜まず企業へ一報を入れる

不備に気づいたとき、送付状だけ書いて黙って送り直すのは避けてください。企業には先に送った書類が届いており、担当者は同じ応募者の書類を2通受け取ることになります。どちらを使えばよいのかを判断できる状態にしておくのが先です。

連絡は電話とメールどちらが正解か

状況	推奨する連絡手段	理由
選考が進行中・面接日が近い	電話	差し替えが間に合うかを即座に確認できる
提出直後で選考開始前	メール	訂正内容を文字で残せる。担当者の手を止めない
営業時間外に気づいた	メール（翌営業日に電話も可）	気づいた時点で記録を残しておける
すでに企業から指摘された	返信メール	スレッドが保たれ、担当者が経緯を追いやすい

電話で伝える場合は、要点を3つに絞ります。「先日応募した〇〇です」「送付した履歴書の職歴欄に誤りがありました」「訂正した書類を本日再送してもよろしいでしょうか」。この確認を挟むことで、企業側が再送を望まないケース（面接時の口頭確認で足りるなど）も拾えます。新卒での応募なら、書き直しの際に新卒用の履歴書テンプレートを使うと項目の抜けを防げます。

送り直す前に確認する3つのこと

• 企業が再送を求めているか：軽微な誤字であれば「面接時に口頭で」と言われることがあります
• 提出方法の指定が変わっていないか：初回が郵送でも、再送はメール添付を指示される場合があります
• 他の箇所に不備が残っていないか：再送分でまたミスがあると、印象の回復が難しくなります

提出後のミスに気づいたときの動き方は、不備の種類によっても変わります。判断に迷う場合は次の記事が参考になります。

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お詫び送付状の書き方｜構成と5つの項目

お詫びの送付状も、基本の並びは通常の添え状と同じです。A4用紙1枚に収め、書類の一番上に重ねて封入します。

順序	項目	お詫び送付状での書き方
1	日付	再送する日（再投函日）を書く
2	宛名	会社名・部署名・担当者名。御中と様は併用しない
3	差出人	氏名・住所・電話番号。初回と同じ表記でそろえる
4	表題	「〇〇再送付のお詫びとご連絡」など内容がわかる形に
5	本文と記書き	お詫び・不備の内容・差し替え依頼＋同封書類の一覧

日付は「再送する日」を書く

初回に送った日付をそのまま流用すると、どちらが新しい書類か判別できなくなります。送付状の日付は必ず再投函する日に更新してください。前回の書類と見比べたときに、日付だけで新旧が判断できる状態が理想です。

表題は「〇〇再送付のご連絡」にする

通常の送付状であれば「応募書類ご送付の件」で足りますが、再送では表題の時点で用件を伝えます。「履歴書再送付のお詫びとご連絡」「不足書類ご送付のお詫び」のように、開封前後の数秒で意図が伝わる表現にします。

お詫び文は3行以内に収める

謝罪の言葉を重ねるほど誠意が伝わるわけではありません。「誠に申し訳ございません」は1回で十分です。時候の挨拶も、お詫びの場面では凝った季語を並べるより「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」程度に留めるほうが自然に読めます。

記書きに「差し替えのお願い」を添える

ここが通常の送付状との最大の違いです。同封書類の一覧を書くだけでなく、先に送った書類をどう扱ってほしいかを本文で必ず指定します。「先にお送りした履歴書は破棄いただき、本書類にてご確認ください」の一文があるかどうかで、担当者の手間が大きく変わります。

様式そのものを見直したい場合は、厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートを使うと、記入項目の過不足が起きにくくなります。

採用担当者はお詫び送付状のどこを見ているか

不備そのものより、その後の対応で評価が動くことがあります。仕事のうえでもミスは起こるものであり、採用担当者は「起きたときにどう動く人か」を、この一枚から読み取ろうとします。

謝罪の長さより「差し替え指示の明確さ」

採用担当者が再送書類を受け取ったとき、最初に判断したいのは「どちらの書類でこの人を評価すればよいか」です。謝罪文がどれだけ丁寧でも、この判断ができなければ担当者の作業は止まります。逆に、差し替えの指示が一文で明示されていれば、その場で古い書類を処分して選考を進められます。

過剰な謝罪が逆効果になる理由

「重ね重ね」「深く反省しております」「多大なご迷惑を」といった表現を並べると、ミスの規模が実際より大きく見えます。書類の入れ忘れは、担当者にとっては日常的に発生する事務的な出来事です。そこに過剰な謝罪を重ねると、状況を正しく見積もれない人という別の印象が生まれかねません。

再送後に一報を入れる場合の文面は、通常の郵送報告と同じ考え方で組み立てられます。

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不備の種類別｜選考への影響と対応の優先度

すべての不備が同じ重さではありません。今すぐ動くべきものと、面接での申告で足りるものを切り分けると、必要以上に焦らずに済みます。

不備の内容	選考への影響	対応の優先度
職歴・学歴の年月の誤り	経歴詐称を疑われる可能性がある	高（即連絡＋再送）
応募先の社名・担当者名の誤り	志望度が低いと受け取られやすい	高（即連絡＋再送）
連絡先（電話・メール）の誤り	選考の連絡が届かない	高（即連絡）
指定書類の不足	選考が進められない	高（即連絡＋追送）
写真の貼り忘れ・押印漏れ	書類として不完全と見なされる	中（連絡のうえ再送）
本文中の軽微な誤字1か所	単独で不採用になることは少ない	低（面接冒頭で申告でも可）

今すぐ連絡すべき不備

事実関係にかかわる誤りは、時間が経つほど訂正しにくくなります。特に職歴の年月は、内定後や入社後に発覚すると、意図的な記載と受け取られて内定取り消しにつながるおそれがあります。気づいた当日中に連絡してください。

面接での申告で足りる不備

志望動機の文中に漢字の変換ミスが1か所ある、といった程度であれば、書類を送り直すより面接冒頭で一言添えるほうが自然です。「提出した履歴書の志望動機欄に誤字がございました。失礼いたしました」と伝えれば、それ以上追及されることはほとんどありません。

アルバイトへの応募で書類を作り直す場合は、アルバイト用の履歴書テンプレートを使うと必要項目だけで手早く整えられます。再送後に企業から受領の連絡が届いたときの返し方は、次の記事にまとめています。

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まとめ

• お詫び送付状に書くのは、謝罪・不備の内容・差し替えのお願いの3点だけ
• 送り直す前に企業へ一報を入れ、再送が必要かと提出方法を確認する
• 日付は再送する日に更新し、表題で用件がわかるようにする
• 「先にお送りした書類は破棄ください」の一文が担当者の手間を減らす
• 職歴の年月・社名・連絡先の誤りは当日中に連絡。軽微な誤字は面接での申告でも足りる

不備そのものより、気づいてからの動きの速さと文面の的確さが評価を左右します。手元の書類を整えたら、その日のうちに連絡を入れてください。

書類不備のお詫び送付状に関するよくある質問

お詫びの送付状は手書きとパソコン作成のどちらがよいですか？

どちらでも問題ありませんが、再送は速さが求められる場面のためパソコン作成が現実的です。初回の送付状を手書きで作成していた場合は、体裁をそろえる意味で手書きにしても構いません。ただし手書きは書き損じると最初から書き直しになるため、時間に余裕がないときは無理をしないほうが安全です。

先に送った書類を返却してもらうよう頼んでもよいですか？

返却の依頼は避けたほうが無難です。返送には企業側の手間と送料が発生します。「破棄いただけますと幸いです」と伝えるだけで十分で、応募書類は選考終了後に企業側で処分されるのが一般的な扱いです。

メールで再送する場合も送付状は必要ですか？

別途の送付状は不要です。メール本文が送付状の役割を果たすため、本文にお詫び・不備の内容・差し替えのお願いを書き、訂正した書類を添付します。ファイル名の末尾に「修正版」と入れておくと、担当者が古いデータと取り違えにくくなります。

不備に気づいたのが提出から1週間後でも連絡すべきですか？

連絡してください。時間が経っていることを理由に放置すると、選考が進んだ段階や内定後に発覚したときの影響が大きくなります。「ご報告が遅くなり申し訳ございません」と一言添えれば、遅れた経緯を長く説明する必要はありません。

お詫びの送付状に時候の挨拶は入れるべきですか？

入れても入れなくても失礼にはあたりません。入れる場合は「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のような通年で使える表現が無難です。季節の語を使うときは、再送する月と合っているかを必ず確認してください。初回の送付状から流用して季節がずれると、確認不足の印象を与えます。