FAX送付状の書き方｜応募書類でそのまま使えるテンプレと枚数の正解を徹底解説

FAX送付状は、日付・宛名・差出人・総枚数・用件の5項目を1枚にまとめれば形になります。決まった様式はなく、受け取った相手が「誰から何枚届いたのか」を一目で判断できるかどうかがすべてです。この記事では、応募書類と業務書類それぞれのテンプレート、間違えやすい送信枚数の数え方、写真や手書き文字が潰れるときの対処、送信前後の連絡までをまとめます。

FAX送付状の書き方【そのまま使えるテンプレートと例文】

FAX送付状は5項目を1枚にまとめる

FAX送付状に法律や業界共通の様式はありません。書くべきものは、送信日・宛先・差出人と連絡先・送信枚数・用件の5つだけです。この5つが1枚目に載っていれば、受け取った側は届いた紙の束が誰宛のどんな書類なのかを判断できます。

逆に言えば、それ以上を盛り込む必要はありません。送付状に志望動機を長々と書き込む人がいますが、これは履歴書側と内容が重複するうえ、1枚目が読みにくくなって逆効果です。

応募書類をFAXで送るときの送付状テンプレート

求人応募でFAXを指定された場合のひな形です。会社名・職種・枚数を差し替えれば、そのまま使えます。

送付状を手書きにすべきか迷う人もいますが、FAXは細い線が飛びやすいため、応募書類ではパソコン作成のほうが安全です。判断の分かれ目は送付状を手書きにする場合の考え方で整理しています。

業務書類（見積書・注文書）を送るときの送付状テンプレート

取引先へ見積書や納品書をFAXする場合は、応募書類より定型的です。前文は挨拶2行で足り、用件と枚数を明確にします。

FAX送付状に必ず書く5つの項目

テンプレートを自分の状況に合わせて崩すときに、どこを触ってよくてどこを触ってはいけないのかを項目ごとに確認します。

項目	書き方	つまずきやすい点
送信日付	用紙の右上。西暦・和暦どちらでも可	同送する履歴書と表記を揃える
宛名	会社名・部署名・担当者名を正式名称で	「御中」と「様」の重複
差出人	氏名・住所・電話・メール	FAX番号しか書かない
送信枚数	送付状を含めた合計枚数	送付状を数え忘れる
用件	表題＋2〜3行の本文＋記書き	志望動機を長文で書く

宛名は「御中」と「様」を重ねない

担当者名がわかっているなら「人事部 採用ご担当 △△様」、わからないなら「人事部 御中」または「採用ご担当者様」とします。「株式会社〇〇 御中 △△様」のように両方つけるのは誤りです。会社名の略称も避け、「(株)」ではなく「株式会社」と書きます。

差出人にはFAX番号以外の連絡先を書く

FAXは一方通行の通信です。受信側が「3枚目が読めない」と思っても、こちらのFAX番号しか知らなければ確認のしようがありません。携帯番号とメールアドレスを併記し、電話に出られる時間帯まで添えておくと、そこで選考が止まりません。

送信枚数の書き方でつまずかない数え方

FAX送付状でもっとも間違いが多いのが枚数です。答えは単純で、送付状そのものを1枚目として数えます。履歴書1枚と職務経歴書2枚を送るなら、送付状を足して合計4枚です。

この数え方が定着しているのは、受信側が手元の紙を数えて照合するためです。送付状を含めない書き方をすると、相手は必ず1枚多く受け取ることになり、余分な1枚が何なのかを確認する手間が生じます。

あわせて、送付状は必ず1枚目に送信してください。記書きに並べた順番と実際に送る紙の順番も揃えます。順番が入れ替わると、受信側は毎回すべての紙をめくって並べ直すことになります。職務経歴書を同送する場合の書き分けは、職務経歴書の送付状のテンプレートが参考になります。

履歴書・応募書類をFAXで送るときの注意点

写真と手書き文字は潰れる前提で準備する

FAXは白黒の低解像度で送られます。証明写真は黒く潰れて顔がほぼ判別できなくなり、細いペンや薄い鉛筆書きの文字は線が飛びます。カラーペンで色分けした箇所も、受信側では同じ灰色になります。

• 筆記は黒のボールペンで、太さは0.5〜0.7mmを選ぶ
• 修正液の跡や折り目は影として写るため、折らずに送る
• 送信前にコピー機で1度白黒コピーを取り、読めるかどうかを自分の目で確認する

原本を後日郵送する一文を添える

FAXでの応募書類は、写真が潰れる以上その場での完全な提出になりません。企業側も原本の提出や持参を後から求めることが多く、FAXは仮提出として扱われます。だからこそ、送付状に「原本はご指示をいただき次第郵送いたします」の一文を入れておく価値があります。

原本を郵送する段になったら、封筒の宛名や折り方にもルールがあります。履歴書の送付マナー（封筒・送付状・郵送手順）で流れを確認しておくと迷いません。

FAX送信の前後にやるべき連絡

送信前に「FAXで送ってよいか」を確認する

求人票にFAX番号が載っていても、応募書類の受付方法として指定されているとは限りません。総務用の共有番号であれば、応募書類が関係のない部署の机に積まれることになります。事前に電話で「応募書類はFAXでお送りしてもよろしいでしょうか」と確認するだけで、この事故は防げます。

個人情報が共有の複合機に出力される点も、FAXの弱さです。メールでの提出が選べるなら、そちらのほうが確実に届きます。切り替える場合は履歴書送付メールの件名と本文の型をそのまま使えます。

送信後の一報は「確認の依頼」ではなく「通知」にする

送信後の電話をためらう人は多いのですが、FAXは相手が受信に気づかなければ届いていないのと同じです。用件を1回で終える言い方にすれば、相手の時間はほとんど奪いません。

番号の押し間違いによる誤送信も、FAXでは取り返しがつきません。送信ボタンを押す前に、求人票の番号と入力した番号を1桁ずつ声に出して照合してください。個人情報を他社に流してしまえば、応募先だけの問題では済まなくなります。

まとめ

• FAX送付状は日付・宛名・差出人・送信枚数・用件の5項目を1枚にまとめる
• 送信枚数は送付状自身を含めた合計枚数を書き、送付状は必ず1枚目に送る
• 差出人にはFAX番号だけでなく、日中つながる電話番号とメールアドレスを併記する
• 写真と細い文字は潰れるため、黒の太めのボールペンで書き、白黒コピーで判読性を確認する
• 応募書類なら「原本は後日郵送する」の一文を添え、送信前の可否確認と送信後の一報をセットにする

FAX送付状の役割は、受け取った相手が数秒で状況を把握できる1枚を用意することに尽きます。テンプレートの会社名と枚数を差し替えたら、送信前に白黒コピーで1度読み返してください。

FAX送付状に関するよくある質問

FAX送付状は手書きとパソコンのどちらが良いですか？

応募書類ではパソコン作成をおすすめします。FAXは細い線が飛びやすく、手書き文字は受信側で読みづらくなるためです。手書きにする場合は黒の0.5〜0.7mmのボールペンを使い、送信前に白黒コピーで判読できるか確認してください。

送信枚数に送付状は含めますか？

含めます。送付状を1枚目として数えた合計枚数を書きます。履歴書1枚と職務経歴書2枚なら合計4枚です。受信側は手元の紙を数えて照合するため、送付状を除いた枚数を書くと確認の手間をかけることになります。

FAX送付状に志望動機は書くべきですか？

書く必要はありません。志望動機は履歴書に記載する内容であり、送付状に長文で書くと1枚目が読みにくくなります。送付状は応募の意思を2〜3行で伝え、枚数と連絡先を明確にする役割に徹してください。

FAXで送ったあとに原本を郵送する必要はありますか？

企業から指示があれば郵送します。FAXは写真が潰れるため仮提出として扱われ、後から原本の提出や面接時の持参を求められることが多くあります。送信した原本は手元に保管し、送付状に「ご指示をいただき次第郵送いたします」と添えておくとやり取りがスムーズです。

送信後に電話をするのは迷惑ではありませんか？

送信時刻と枚数を伝えるだけの短い連絡であれば問題ありません。FAXは相手が受信に気づかないまま埋もれることがあるため、一報があるほうが助かります。その場での確認を要求するのではなく、届けた事実を伝えて終える言い方にしてください。