送付状を手書きで書くなら、白無地または罫線入りの便箋に縦書きで、一枚に収めるのが基本の形です。この記事では、そのまま写して使える全文見本、縦書きでの漢数字・和暦のルール、書き損じたときの対処、採用担当者が実際に見ているNG例をまとめました。
送付状を手書きで書く方法と縦書きの記載例【全文見本】
結論：手書きは縦書き・便箋一枚にまとめる
パソコンで作る送付状は横書きが一般的ですが、手書きの場合は縦書きが基本です。理由は単純で、日本語を手で書くとき縦書きのほうが字形が整いやすく、あらたまった文書としての体裁がつくからです。横書きの手書きが即NGになるわけではありませんが、迷っているなら縦書きを選んでおけば形式で引っかかることはありません。
分量は便箋一枚。二枚にまたがるほど書くことがある時点で、送付状の役割を超えています。送付状はあくまで「誰が・何を・何部送ったか」を伝える表書きであり、志望動機や自己PRの本番は履歴書と職務経歴書の側です。
手書き送付状の全文見本（転職の場合）
縦書きの便箋に、右から左へ以下の順で書いていきます。数字はすべて漢数字、年号は和暦で統一します。
良い例文（転職・中途応募）
令和八年七月十七日
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 〇〇様
〒〇〇〇－〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇一丁目二番三号
山田 太郎
電話 〇九〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび貴社のホームページにて営業職の求人を拝見し、応募いたしたく応募書類をお送りいたします。前職では法人向け機器の新規開拓を五年間担当し、年間売上目標を三期連続で達成してまいりました。この経験を貴社の販路拡大に生かしたいと考えております。
ご多用のところ恐縮ではございますが、書類をご高覧のうえ、面接の機会を頂戴できましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
一、履歴書 一通
一、職務経歴書 一通
以上
同じ内容でも、次のように書くと採用担当者の手元で印象が変わります。
NG例
2026年7月17日
株式会社〇〇 御中 人事部 〇〇様
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。私は前職を人間関係の問題で退職しましたが、決して自分に非があったわけではなく……（以下、退職理由の説明が十行以上続く）
なお、勤務地は自宅から近い〇〇支店を希望いたします。
問題点は三つあります。縦書きなのに算用数字と西暦を使っていること、「御中」と「様」を重ねていること、そして退職理由の弁明と希望条件を送付状に持ち込んでいることです。退職理由は面接で聞かれてから答えれば足ります。
採用担当者はここを見ている
- 会社名が正式名称か（「(株)」の省略、「株式会社」の前株・後株の取り違え）
- 担当者名の漢字が合っているか（斎藤・齋藤・斉藤などの誤りは記憶に残ります）
- 「記」に書いた書類と、実際に入っている書類の数が一致しているか
- 字の上手さではなく、読める字で丁寧に書かれているか
日付は投函日を書きます。作成した日と投函日がずれる場合は投函日に合わせてください。同じ考え方は履歴書本体にも当てはまるので、あわせて履歴書の日付をいつにするかの考え方も確認しておくと、書類全体で日付が食い違う事故を防げます。
新卒・アルバイト応募の場合の書き分け
骨組みは転職と同じで、主文の中身だけを立場に合わせて差し替えます。新卒なら職歴の代わりに学業・研究やゼミ活動を、アルバイト応募なら「なぜこの店舗か」を一文添える程度で十分です。
良い例文（新卒・主文のみ）
このたび貴社の二〇二七年度新卒採用に応募いたしたく、応募書類をお送りいたします。大学では地域経済をテーマにゼミ論文をまとめ、商店街の事業者三十社への聞き取り調査を行いました。人の話を引き出す力を、貴社の企画職で生かしたいと考えております。
良い例文（アルバイト・主文のみ）
このたび貴店のスタッフ募集を拝見し、応募いたしたく応募書類をお送りいたします。平日夕方から週四日勤務が可能です。飲食店での接客経験を生かし、貴店の忙しい時間帯を支えたいと考えております。
手書き送付状に書く9項目と縦書きでの並び順
送付状の構成要素はハローワークが公開している応募書類の手引でも整理されており、項目そのものは手書きでもパソコンでも変わりません。変わるのは並べる方向だけです。縦書きの便箋では、右端から左へ向かって以下の順に配置します。
| 順序 | 項目 | 手書き（縦書き）での書き方 |
|---|---|---|
| 1 | 日付 | 一行目・上寄せ。和暦＋漢数字で投函日を書く |
| 2 | 宛名 | 会社名・部署名・担当者名の順。会社名は正式名称 |
| 3 | 差出人 | 宛名より下の位置に郵便番号・住所・氏名・電話番号 |
| 4 | 頭語 | 「拝啓」から書き出す |
| 5 | 時候の挨拶 | 「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」で通年対応可 |
| 6 | 応募の経緯 | 求人を知った媒体と応募職種を一文で |
| 7 | 簡潔な自己PR | 3〜4行以内。実績を一つに絞る |
| 8 | 結び・結語 | 面接のお願いを添えて「敬具」で締める |
| 9 | 記書き | 「記」→同封書類と部数→「以上」 |
時候の挨拶は月ごとの季語（「盛夏の候」など）を使う流儀もありますが、投函月と季語がずれると逆に目立ちます。季節を選ばない「時下」を使えば、月をまたいでも書き直しが不要です。
手書きだから発生する4つのルール
パソコン作成の記事を読んで準備すると、ここで挙げる4点が抜け落ちます。手書きで検索した人が本当に確認すべきなのは、この部分です。
便箋は白無地か罫線入り、サイズはA4かB5
用紙は市販のビジネス便箋で、色は白か生成り。柄・イラスト・キャラクターが入ったものは論外です。罫線入りは行が曲がらないので、字に自信がない人にはむしろ有利に働きます。
便箋選びで避けたいもの
- 一筆箋：贈り物に添えるカジュアルな紙。応募書類には軽すぎます
- 柄・縁取り入りの便箋：私信の印象になります
- ルーズリーフ・レポート用紙：綴じ穴やミシン目が残っていると雑に見えます
- 履歴書より大きい紙：封筒の中で送付状だけがはみ出します
サイズは同封する履歴書に合わせてA4かB5を選びます。履歴書がA4なら便箋もA4です。
ペンは黒のボールペンか万年筆
黒のボールペン、あるいは使い慣れているなら万年筆を使います。太さは0.5〜0.7mm程度が読みやすい範囲です。摩擦で消えるボールペンは、応募書類では使ってはいけません。夏場の郵便物は配送中に高温になることがあり、文字が消える可能性が現実にあるためです。鉛筆・シャープペンシル・青インクも同様に避けてください。
封筒に使うペンは便箋とは選び方が変わります。宛名は油性で太めのほうが映えるため、封筒の宛名に使うペンの選び方もあわせて確認しておくと、一式そろえるときに迷いません。
縦書きは漢数字と和暦で統一する
手書きで最も間違いが起きるのがここです。縦書きの文書では算用数字を使わず、漢数字で書きます。西暦も横書き向けの表記なので、縦書きでは和暦を使うのが通例です。
| 内容 | 横書き（PC作成） | 縦書き（手書き） |
|---|---|---|
| 日付 | 2026年7月17日 | 令和八年七月十七日 |
| 住所の番地 | 1-2-3 | 一丁目二番三号 |
| 電話番号 | 090-1234-5678 | 〇九〇－一二三四－五六七八 |
| 書類の部数 | 1通 | 一通 |
電話番号の「0」は漢数字の「〇」を使います。番地のハイフンは「丁目・番・号」に開くのが丁寧ですが、住民票の表記が「一－二－三」形式ならそれに合わせて構いません。
書き損じたら修正せず、便箋を替えて書き直す
手書きの最大のリスクは、一字間違えると一枚まるごと書き直しになることです。修正液・修正テープ・二重線での訂正は、応募書類ではいずれも使えません。訂正跡のある送付状は「間に合わせで出した」という事実だけが伝わります。
書き直しを減らす3つの段取り
- 便箋は最低3枚用意する。1枚しかない状態で書き始めると、失敗した瞬間に詰みます
- 先に下書きを1枚作り、それを見ながら清書する。文面を考えながら清書すると誤字が増えます
- 会社名・担当者名・日付は、書く前に求人票と指差しで照合する。この3つの誤りだけは書き直しが確定します
手書き送付状で減点される人のNG例
採用担当者が送付状を見る時間は数秒です。その数秒で引っかかるのは、文章の巧拙ではなく次のような形式の崩れです。
| NGパターン | なぜ減点されるか |
|---|---|
| 自己PRが便箋の大半を占めている | 送付状の役割を超えており、履歴書を読む前に疲れさせる |
| 退職理由の弁明を書いている | 聞かれていない弁明は、かえって不安要素として記憶される |
| 希望勤務地・給与などの条件を書いている | 選考前の条件提示は、応募段階では時期尚早と受け取られる |
| 「御中」と「様」を併記している | 基本的な敬称マナーの誤り。担当者名がわかるなら「様」だけ |
| テンプレートの丸写しで社名だけ差し替え | 他社にも同じ物を送っていると伝わる |
| 縦書きなのに算用数字・西暦 | 形式の不統一が一目で分かる |
採用担当者はここを見ている
送付状で加点を狙う必要はありません。担当者が送付状に求めているのは、同封物が過不足なく届いたことを確認できるという一点です。そのうえで宛名と日付が正確なら、それ以上のことは履歴書と職務経歴書で判断されます。手書きの装飾的な工夫より、書類名と部数が合っているかのほうがはるかに重く見られています。
手書きとパソコン、結局どちらが有利か
正直に言えば、送付状が手書きかパソコンかで合否が決まることはほぼありません。近年はパソコン作成が主流で、大手転職サービスの解説もPC作成を基本形として案内しています。手書きは「主流ではないが、減点対象でもない」という位置づけです。
ただし応募先の業種によって、受け取ったときの反応は多少変わります。
| 応募先の傾向 | 手書きの受け取られ方 |
|---|---|
| 老舗企業・家族経営の中小企業・士業事務所 | 礼節や誠実さとして好意的に受け取られやすい |
| 医療・福祉・介護など | 手書き書類の文化が残る職場が一定数ある |
| IT・外資系・メーカー | 「珍しい」という印象止まり。マイナスにはなりにくい |
| 応募書類のデータ提出を指定している企業 | そもそも手書きの出番がない。指定に従う |
字を書くのが苦手で、書き直しを重ねて締切に間に合わなくなりそうなら、迷わずパソコンに切り替えてください。手書きにこだわった結果の遅延のほうが、作成方法よりよほど印象を損ないます。判断に迷う場合は、送付状を手書きにしてよいかの判断基準を業種別に整理した記事も参考になります。
書き終えたあとの封入・郵送の手順
送付状を書き上げても、封入の順序を間違えると台無しになります。送付状は封を開けて最初に目に入る位置＝一番上に置きます。これが下にあると、表書きとしての役目を果たしません。
- 上から「送付状 → 履歴書 → 職務経歴書」の順に重ねる
- まとめてクリアファイルに入れる（雨濡れと折れの防止）
- 角形2号など、書類を折らずに入れられる封筒に入れる
- 封筒表面の左下に赤字で「応募書類在中」と書き、定規で四角く囲む
- 封をして「〆」を書き、郵便局の窓口で料金を確認して差し出す
料金は郵便料金が改定された2024年10月以降の体系で計算します。角形2号に書類一式を入れた場合は定形外郵便物の規格内となり、100g以内で180円が目安です。切手を貼って投函するより、窓口で重さを量ってもらうほうが料金不足の事故を防げます。料金不足で返送されると、締切に間に合いません。
封筒の宛名書きや在中の記載を含めた全体の流れは、履歴書を郵送するときの手順にまとめてあります。書類を守るクリアファイルの選び方に迷う場合は、クリアファイルの正しい使い方も確認してください。
まとめ
- 手書きの送付状は、白無地か罫線入りの便箋に縦書きで、一枚に収める
- 縦書きでは日付・番地・電話番号・部数をすべて漢数字にし、年号は和暦で統一する
- 黒のボールペンか万年筆を使い、消えるペンは使わない
- 書き損じたら修正せず便箋を替える。便箋3枚と下書き1枚を先に用意しておく
- 自己PRは3〜4行まで。退職理由の弁明と希望条件は書かない
- 封入は送付状を一番上に。角形2号＋クリアファイルで、料金は窓口で確認する
手書きで悩む時間が長引くくらいなら、宛名と日付の正確さを二度見して投函するほうが確実です。
送付状の手書きに関するよくある質問
- 送付状を手書きにすると、パソコン作成より不利になりますか？
-
不利にはなりません。近年はパソコン作成が主流ですが、手書きが減点対象になるわけではなく、作成方法が選考の決め手になることはほぼありません。老舗企業や士業事務所、医療・福祉系では、手書きが誠実さとして好意的に受け取られる場合もあります。
- 手書きの送付状は縦書きと横書きのどちらが正しいですか？
-
手書きの場合は縦書きが基本です。横書きが誤りというわけではありませんが、縦書きのほうが字形が整いやすく、あらたまった文書としての体裁がつきます。縦書きを選んだ場合は、数字を漢数字に、年号を和暦に統一してください。
- 書き間違えた場合、修正液で直してもよいですか？
-
修正液・修正テープ・二重線での訂正は、いずれも応募書類では使えません。書き損じた場合は便箋を替えて最初から書き直します。書き直しに備えて、便箋は最低3枚用意しておくと安全です。
- 字が下手でも手書きにして大丈夫ですか？
-
採用担当者が見ているのは字の上手さではなく、読める字で丁寧に書かれているかどうかです。ただし書き直しを重ねて締切に遅れそうなら、パソコン作成に切り替えて構いません。罫線入りの便箋を使うと行が曲がらず、仕上がりが安定します。
