履歴書のWordテンプレートは、大手求人サイトや厚生労働省関連サイトから無料でダウンロードするのが安全です。出所不明のサイトでは、レイアウト崩れやマクロウイルスのリスクもあります。安全な入手先の見分け方から、Wordでの入力・印刷時に起きやすいトラブルの具体的な対処法まで、採用担当者の視点も交えて解説します。
履歴書のWordテンプレートはここから安全に無料ダウンロードできる
結論｜安全な入手先は「大手求人サイト」と「厚生労働省関連サイト」の2択
無料の履歴書Wordテンプレートを検索すると、個人ブログや広告主体の配布サイトも数多く表示されます。安全に使うなら、大手求人サイトが配布する公式テンプレート、または厚生労働省が公開している様式例の2つに絞るのが結論です。どちらも運営元が明確で最新様式に対応しているため、入手した時点で様式の古さを心配する必要がありません。
状況別おすすめWordテンプレート
応募先や自分の状況によって、選ぶべきテンプレートの項目配分は変わります。以下から自分に近いものを選んでダウンロードしてください。
- 転職活動で職歴を丁寧に伝えたい方は転職用の履歴書テンプレートが使いやすい構成です。
- 学歴や人柄を中心に伝えたい新卒・第二新卒の方には新卒用の履歴書テンプレートが向いています。
- 短時間で仕上げたいアルバイトの応募にはアルバイト用の履歴書テンプレートが便利です。
- シフト希望などを書き添えたいパート応募にはパート用の履歴書テンプレートを選ぶと記入漏れを防げます。
- 様式に迷ったときは厚生労働省の規格に沿った履歴書テンプレートを基準にすると安心です。
危険なテンプレートサイトの見分け方
NG例｜こんなサイトは避ける
- 運営者情報や更新日が一切表示されていないサイト
- ダウンロードボタンの前後に不自然な広告や別ファイルへの誘導が多いサイト
- 拡張子が.docや.docxではなく、.exeや.zipで配布されているファイル
とくに、ダウンロード直後に「コンテンツの有効化」というポップアップが表示された場合は、安易にクリックしないことが大切です。出所が不明なWordファイルでマクロを有効化すると、不正なプログラムが実行される恐れがあるとされています。信頼できる配布元から入手したファイルであっても、心当たりのない指示が出た場合は一度操作を止め、サイトの運営元を確認してください。
無料Wordテンプレートを使う前に確認すべき3つの注意点
テンプレートを選んだあとも、記入を始める前に確認しておきたいポイントがあります。ここを飛ばすと、内容以前の部分で印象を落としてしまうことがあります。
採用担当者はここを見ている
- 様式の新しさ：性別欄が〔男・女〕の選択式になっていないか。2021年4月に公表された厚生労働省の新様式では、任意記載欄に変わっています
- ファイル形式：提出時にWordのまま送っていないか。編集可能な状態のままでの提出は、準備不足の印象につながります
- 入手元の明確さ：運営会社や問い合わせ先が分かるサイトから入手したものか
Wordでの入力・編集手順｜レイアウトを崩さず記入する方法
入力手順
- ステップ1：ダウンロードしたWordファイルを開き、フォントを変更せずそのまま使う（既存のフォント設定を変えると罫線がずれることがあります）
- ステップ2：氏名・生年月日など基本情報を入力し、証明写真の枠に写真データを挿入する
- ステップ3：学歴・職歴欄は西暦か和暦のどちらかに統一して入力する
- ステップ4：入力が終わったら、罫線からはみ出している文字がないか画面上で確認する
印刷前に確認するページ設定
入力が終わったら、印刷する前に次の3点をWordの画面上で確認してください。
| 設定項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 用紙サイズ | 「レイアウト」タブでA4またはB5になっているか |
| 印刷倍率 | 「拡大縮小印刷」が100%になっているか（自動調整はレイアウトが崩れる原因） |
| ページ数 | 2ページ構成のテンプレートは、両面印刷の設定になっているか |
NG例
印刷倍率を「用紙に合わせて自動調整」のまま印刷し、証明写真の枠が縮小されてしまった。倍率は必ず100%に固定してから印刷するのが正解です。
Wordでよくあるトラブルと対処法
Word形式のテンプレートは編集の自由度が高い一方、環境によって表示が崩れやすいという弱点もあります。よくある3つのトラブルと対処法をまとめました。
| トラブル | 主な原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| 罫線や文字がずれる | フォントを別の書体に変更した、文字サイズを調整した | ダウンロード時のフォント設定を変更せずそのまま使う |
| Macで文字化けする | Windows専用フォントが指定されたテンプレートをMacで開いた | 游ゴシックなど汎用フォントに置き換えるか、PDF版を使う |
| 保存後にファイルが開けない | ファイル名に記号を使った、保存中に強制終了した | ファイル名はシンプルな半角英数にし、上書き前にコピーを取っておく |
提出前は必ずPDFに変換｜Word提出がNGな理由
Wordファイルは編集しやすい反面、閲覧環境によって行間やフォントがずれるという弱点があります。提出前には必ずPDFに変換してから送付してください。
| 提出方法 | メリット | リスク |
|---|---|---|
| Wordのまま提出 | 相手が内容を編集しやすい | 閲覧環境によって行間やフォントがずれる。内容を書き換えられる可能性もある |
| PDFに変換して提出 | どの環境で開いてもレイアウトが固定される | 特になし（推奨） |
NG例
作成したWordファイルをそのままメールに添付して送付したところ、相手先のパソコンでは行間が詰まって証明写真が枠からはみ出して表示されていた。保存時に「名前を付けて保存」からPDF形式を選ぶだけで防げるミスです。
まとめ
- 安全な入手先は大手求人サイトと厚生労働省関連サイトの2択
- 運営者情報のないサイトや不審な拡張子のファイルは避ける
- 入力後はフォント設定を変えず、印刷倍率は100%に固定する
- 提出前は必ずPDFに変換し、Wordのまま送らない
安全な入手先を選び、基本の手順を押さえれば、無料のWordテンプレートでも選考を通過できる書類に仕上がります。
履歴書のWordダウンロードに関するよくある質問
- 無料のWordテンプレートを使うと選考で不利になりますか？
-
入手方法そのものが不利になることはありません。大手求人サイトや厚生労働省関連サイトの最新様式を選び、正確に記入していれば、無料であることを理由に評価が下がることはありません。
- 履歴書はWord・Excel・PDFのどれをダウンロードすればいいですか？
-
パソコンで文字を入力する場合はWordが扱いやすい形式です。ただし提出時は、レイアウトが崩れないようPDFに変換してから送るのが基本です。
- ダウンロードしたWordファイルでマクロを有効にしても大丈夫ですか？
-
信頼できる配布元のテンプレートであれば、通常は問題ありません。ただし、心当たりのないポップアップが表示された場合は有効化せず、一度サイトの運営元を確認してください。
- Macで履歴書のWordテンプレートを開くと文字化けするのはなぜですか？
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Windows専用のフォントが指定されたテンプレートをMacで開くと、フォントが正しく表示されないことがあります。游ゴシックなど汎用性の高いフォントに変更するか、PDF版のテンプレートを利用してください。
